附件2：
歸檔檔案以「件」為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
一、「件」的概念：
歸檔檔案的整理單位，一般以每份檔案為一件。
1、檔案正本與定稿為一件；
2、正文與附件為一件；
3、正文與檔案處理單（包括檔案處理單、擬辦單、行
文呈批表、簽批條等）作為一件；
注意：各單位必須使用區檔案局統一印製的行文呈批表，並填好全宗號、類別號、期限、年度、機構、件號六個標識，實時歸檔。
4、原件與複製件作為一件（指原件不清）；
5、**文與被**文作為一件；
6、報表、名冊、圖冊等應按照其本來的裝訂方法，一冊（本）作為一件；
7、來文與復文（請示與批覆、函與覆函）作為兩件分別編號，如果當年沒有批覆的，要在請示目錄備註欄中註明情況；
8、記錄按一次會議為一件，並要求在著錄過程中，註明會議主要內容；
9、大事記以年度為單位作為一件；
10、行政介紹信可以幾張（不超20張）粘帖成一件。
二、歸檔檔案的技術與處理：
1、拆釘
永久、長期儲存檔案的金屬釘要拆下，短期可不拆。
2、檔案的修整
第一，修裱破損檔案；
第二，複製字跡模糊或易褪變的檔案，如複寫紙、原子筆、鉛筆、傳真件；
第三，超大紙張要摺疊，少於b5的紙要託裱。
3、裝訂
薄的檔案用不鏽鋼釘，但要注意不能使用微波消毒裝置消毒；厚的檔案用棉線三孔一線，採用左側裝訂，左、下側對齊。
4、排列
⑴同一保管期限內的檔案最簡單的方法是按檔案形成時間的先後順序排列。
⑵成套性檔案相對集中排列。如同一次活動、同一項工作、同乙個會議、同一刊物、會議記錄、大事記等。
⑶對未及時歸檔檔案，排在相應類別的最後。
5、編號
6.1企業檔案一般有以下類目
一級類目以下按各類檔案的內容、性質分別設二級類目、**類目、四級類目，以下為各案卷排列順序號。
6.2分類編號規程
分類號及案卷順序號(構成檔號)統一用阿拉伯數字作代號，各類目之間分別用圓點分隔(佔半格)，分類號與順序號之間用破折號「一」分隔(佔一格)。
舉例：x．x． x． x -1
案卷順序號
四級類目
**類目
二級類目
一級類目
例(一)產品類編號
0．1． 1． 1 -1
案卷排列順序號
品種名稱(四級類目)
劑型(**類目)
成藥品(二級類目)
產品類(一級類目)
例(二)裝置類
1．2． 1． 1 -1
案卷排列順序號
裝置儀器型號規格(四級類目)
裝置、儀器種類(**類目)
通用裝置(二級類目)
裝置儀器類(一級類目)
例(三)基建類編號
2. 2. 1 -1
︱ ︱ ︱ ︱＿ 案卷排列順序號
︱ ︱ ︱＿＿＿xx車間廠房(**類目)
︱ ︱＿＿＿＿ 生產建築(二級類目)
︱＿＿＿＿＿＿基建類(一級類目)
例(四)科研類編號
3. 1. 1 -1
︱ ︱ ︱ ︱＿ 案卷排列順序號
︱ ︱ ︱＿＿＿xx科研專案(**類目)
︱ ︱＿＿＿＿ 科研課題(二級類目)
︱＿＿＿＿＿＿科研類(一級類目)
例(五)文書類編號
廠務行政、經營管理、黨政工團編號由年限、保管期(永久、長期、短期)、案卷號構成，案卷號的編制每年分別按「永久」「 長期」「短期」排三個順序號、案卷排列是以上三類合在一起，按司廠務行政、經營管理、黨政工團類的順序排列。
例(六)聲像類檔案的編號
7． 2． 1 -1
案卷排列順序號
榮譽證書**(第三類目)
**(第二類目)
︱＿＿＿＿＿＿＿ 聲像類(第一類目)
例(七)人員檔案編號
8． 1.-1
︱ ︱ ︱＿ 案卷排列順序號
︱ ︱＿＿＿已故員工(第二類目)
︱＿＿＿＿＿人員類(第一類目)
例(八)會計檔案編號
報表、帳簿、工資單的案卷號，可分別連續多年各自編乙個案卷順序號，乙個序號以下超過三位數編一本目錄。會計憑證每年形成的案卷在200卷以上的，可每年編乙個順序號，一年一本目錄，不足200卷的可兩年合編一本目錄。
例：9． 1． -1
︱ ︱ ︱＿案卷排列順序號
︱ ︱＿＿＿報表(二級類目)
︱＿＿＿＿＿會計類(一級類目)
6.3 分類方案
0 產品類
0.1 原料藥
1 裝置儀器類
1.0 綜合1.1 專用裝置、儀器類
1.2 通用裝置、儀器類 1.3 引進技術裝置（生產線）
2 基建類
2.1 綜合性檔案2.2 生產性建築
2.3 輔助生產建築 2.4 辦公樓 2.5生活建築
3 科研類
3.0 綜合3.1 科研課題 3.2 其他
4 文書類
4.1 廠務行政 4.2 經營管理 4.3 黨政工團
5 智財權類
5.1 專利5.2 商標5.3 條形碼
7 聲像類
7．1 **底片 7．2 ** 7.2.1 榮譽、獎狀**
7.2.2 人物 7.2.3 會議 7.2.4 廠容廠貌
7.2.5 參觀視察7.2.6 生產技術、經營活動
7.2.7 企業文化 7.3 錄音帶 7.4 錄影帶
7.5 光碟
8 人員類
8.1 已故員工8.2 離職或去向不明人員
9 會計類
9.1 報表9.2 賬簿9.3 憑證
9.4 工資單9.5 其他
10 實物類
10.1 企業證書 10.2 榮譽證書、獎狀類 10.3 獎牌
10.4 獎盃 10.5 獎旗10.6 書畫
三、歸檔檔案目錄構成與裝訂
1、構成：由封皮、歸檔檔案整理說明，歸檔檔案目錄組成。
2、擬寫歸檔檔案整理說明
內容包括：全宗名稱、機構設定及領導任免情況、本年度工作概況、本年度文書歸檔情況（包含歸檔檔案分類方法、檔案材料完整與否、檔案數量及需要說明的問題等）。
3、裝訂：可以永久、長期、短期若干年合訂一本目錄，用口取紙區別不同的年度；也可以分三個保管期限裝訂，這便於以後移交檔案時不用拆訂。
四、裝盒
裝盒的具體要求：
⑴不同形成年度的歸檔檔案不應放在同一檔案盒。
⑵不同保管期限的歸檔檔案不應放在同一檔案盒。
⑶分機構的情況下，不同機構的歸檔檔案不應放在同一檔案盒。
裝盒時注意問題：
不要求同一事由的歸檔檔案必須在同一檔案盒內，只須按照排列的先後順序依次裝盒；盒裝滿後，順次裝入下一盒即可。
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二〇一五年五月十五日
文書檔案的整理方法
一 概念 文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。行政性檔案是本單位為貫徹執行法規 在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關 部門使用和形成的檔案主要由 命令 令 指令 決議 ...
文書檔案歸檔整理方法
2 件 含義 1 單份檔案，乙份檔案為一件 2 正件與附件合為一件 3 來文與復文 請示與批覆 函與覆函 合為一件 4 會議記錄 會議紀要成套性材料每次 期 為一件 5 各種報表 名冊 圖冊等，一冊 本 為一件。3 分類 按年度 保管期限 永久 長期 短期 進行分類整理歸檔。4 編制頁碼 原則上保留...
文書與檔案管理複習整理
2 文書工作的原則 及時 準確 安全 精簡 3 文書工作組織機構分為三種型別，1 中心機構 2 專門機構 3 分支機構 4 文書工作組織方式的型別分集中形式和分散形式 5 檔案工作的性質有 1 管理型2 服務性3 政治性 6 狹義的檔案工作也就是檔案業務工作，包括八個環節 檔案收集 檔案整理 檔案堅...