檔案整理標準和要求

1、文書檔案：《歸檔檔案整理標準》（db12/t127-2001）。

（1）歸檔範圍：按照本單位《檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表》，主要收集反映本單位主要職能活動形成的檔案，上級或其他單位發來的檔案，無重要參考利用價值的不歸檔。

（2）保管期限：按照國家檔案局8號令要求，2023年後（包括2023年），保管期限為永久、30年、10年。

（3）整理：歸檔檔案以每份檔案為一件，請示、批覆等有邏輯關聯性的若干檔案應分開，各為一件，集中排列。永久、30年應去除金屬物，使用棉線或不鏽鋼釘裝訂。

歸檔章一般蓋在歸檔檔案的首頁上端空白處，如檔案首頁確無蓋章位置或重要檔案須保持原貌的，也可在首頁前另附紙填寫檔案題名後加蓋歸檔章。填寫歸檔章的專案可蓋章也可手寫。字跡材料應符合檔案保護要求的碳素墨水、藍黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用鉛筆、原子筆。

將整理好的歸檔檔案裝盒，盒首放置歸檔檔案目錄，盒底放置備考表，並填寫備考表專案。檔案盒盒脊、封面專案填寫齊全，應刻章並使用紅色印油加蓋，不可手寫。

（4）計算機錄入：將整理好的歸檔檔案逐件錄入檔案管理系統，做到檔案級目錄計算機檢索。

2、會計檔案：財政部、國家檔案局《關於印發〈會計檔案管理辦法〉的通知》（財會字〔1998〕32號）。

（1）分類和保管期限：會計檔案分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類共四類。其中：

會計憑證類包括：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證（15年）

會計賬簿類包括：現金日記帳、銀行存款日記賬（25年總賬、各類明細賬（15年）

財務報告類包括：月報、季報（5年）年報（永久）

其他類包括：會計移交清冊（15年）

會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊（永久）

（2）組卷：會計憑證要求憑證封面專案填寫齊全，簽署完整，裝訂整齊，包角，加蓋騎縫章。會計賬簿要求實行電算化單位統一列印裝訂成冊，加封皮，編制卷內目錄。

會計報表中年報要求去除金屬物，裝訂成冊，加封皮。

（3）裝盒：採用會計檔案專用檔案盒，盒脊、盒封面專案填寫齊全規範（不可手寫，需購置（刻）章加蓋，紅色）。每卷填寫備考表，簽署完備。

（4）排列和編號：按照類別——年度排列。即案卷按憑證、賬簿、財務報告、其他四類分開，再按時間順序編制大流水號。

（5）編目：整理完成後，使用檔案管理軟體編制案卷、卷內目錄。卷內目錄放置每卷卷首，案卷目錄匯**訂成冊。

（6）移交：本單位會計部門將整理好的會計檔案移交本單位檔案部門時，需編制移交目錄，填寫移交清單，雙方做好簽署後移交。

3、專業檔案：按照相關業務檔案管理標準、規定執行。

4、基建檔案：《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》（da/t28-2002）與《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（gb/t 11822-2008）。

專案檔案的收集、整理、歸檔和專案檔案的移交應與專案的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。專案檔案應齊全、準確、系統。

5、**檔案：實行紙質**、數碼**雙套歸檔。

數碼**：收集本單位召開重要會議和活動拍攝的數碼**，建立**檔案資料庫，與檔案管理軟體掛接並實現計算機檢索，硬碟、光碟多套備份，安全保管。

紙質**：每個重要會議或活動沖印出有代表性的**3-5張，5、6寸均可，使用市檔案局統一裝具。逐張填寫**說明，說明需包含六要素：

事由（**影像所反映的事件、事務的情由）、時間（事件發生變化產生的時間和拍攝時間）、地點（被攝物所在的具體地點）、人物（**上主要人物的姓名、身份、位置）、背景（解釋**影像主題背景）、攝影者（拍攝單位或個人）等。

6、聲像檔案：收集本單位開展重要活動攝錄的聲頻、**檔案，建立聲像檔案資料庫，硬碟、光碟多套備份，安全保管。光碟、磁帶盒（套）填寫說明：編號、時間、地點、事由。

7、實物檔案：收集本單位榮獲市級以上（含市級）表彰、稱號的獎狀、獎牌、獎盃、錦旗、證書；領導人的題詞；字畫；以單位名義收到的禮品等有特色具有儲存價值的物品，逐件編號登記，有條件放至展櫃、展室保管。

8、電子檔案：《電子檔案歸檔與管理規範》（gb/18894-2002）、《天津市電子檔案管理暫行辦法》（津黨廳〔2010〕4號》。

應將收集齊全的電子檔案刻盤多套備份，對光碟進行整理編號，形成檢索目錄。目錄專案可包括：檔案類別、編號、主要內容、保管期限、移交部門、移交人、光碟燒錄日期等。

光碟存放要符合特殊載體保管要求。