歸檔檔案整理規則
中華人民共和國檔案行業標準
da/t22-2000
中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批准2001-01-01實施
1 範圍
本標準規定了歸檔檔案整理的原則和方法。
本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織。
2 定義
本標準採用下列定義。
2.1 歸檔檔案
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料。
2.2 歸檔檔案整理
將歸檔檔案以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔檔案的整理單位。一般以每份檔案為一件，檔案正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與複製件為一件，**文與被**文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
3 整理原則
遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。
4 質量要求
4.1 歸檔檔案應齊全完整。已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易褪變的檔案應予複製。
4.2 整理歸檔檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5 整理方法
5.1 裝訂
歸檔檔案應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；**文在前，被**文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2 分類
歸檔檔案可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類
將檔案按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將檔案按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將檔案按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。
5.3 排列
歸檔檔案應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議檔案、統計報表等成套性檔案可集中排列。
5.4 編號
歸檔檔案應依分類方案和排列順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設定全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設定機構（問題）等選擇項。（見圖a1。
圖示中「＊」號欄為選擇項，不選用時無須設定。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：檔案形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔檔案保管期限的簡稱或**。
5.4.4 件號：檔案的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔檔案整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按檔案排列順序從"1"開始標註。館編件號按進館要求標註。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化簡稱。
5.5 編目
歸檔檔案應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔檔案目錄。
5.5.1 歸檔檔案應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔檔案目錄設定件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註等專案。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發檔案的組織或個人，即檔案的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：檔案的發文字號。
5.5.1.4 題名：檔案標題。沒有標題或標題不規範的，可自擬標題，外加"［ ］"號。
5.5.1.5 日期：檔案的形成時間，以8位阿拉伯數字標註年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數：每一件歸檔檔案的頁數。檔案中有**的頁面為一頁。
5.5.1.7 備註：注釋檔案需說明的情況。
5.5.2 歸檔檔案目錄用紙幅面尺寸採用國際標準a4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔檔案目錄應裝訂成冊並編制封面。
歸檔檔案目錄封面可以視需要設定全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等專案（見圖a3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔檔案按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表專案。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.
1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設定為20mm、30mm、40mm等。（見圖a4(a)）。
5.6.1.
2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設定全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設定機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件檔案和最後一件檔案的件號，中間用「－」號連線；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2 備考表
備考表置於盒內檔案之後，專案包括盒內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖a5）。
5.6.2.1 盒內檔案情況說明：填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔檔案的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔檔案整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔檔案整理完畢的日期。
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