檔案管理規定
第一章總則
第一條為了加強xx檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的利用價值，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《國有企業檔案管理規定》、《**企業檔案工作評價辦法》等有關法律法規，結合xx實際，特制定本規定。
第二條本規定所稱的檔案是指xx在生產經營、管理活動中形成的對國家、社會和公司具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體的歷史記錄。適用於對公司文書檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案、合同檔案、等各類檔案的管理。
第三條本規定是xx開展檔案管理工作的指導性檔案，部屬各部門應嚴格遵照執行，切實保證檔案工作所需各項資源的投入；要加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大員工的檔案意識，確保檔案工作質量。
第四條檔案的整理、歸檔工作，要列入本單位管理規程和工作計畫；要列入本單位的工作職責和有關人員的崗位職責。
第二章檔案管理機構及其職責
第五條 ***是公司檔案管理工作的職能機構，負責xx機關單位的檔案管理，履行對xx各部門檔案管理工作的監督指導職能。各部門應根據自身檔案數量和工作需要配備相應的檔案工作人員。
第六條各部門要加強組織領導，構建和完善xx檔案工作的管理體系，認真做好各類檔案的歸檔工作。
第七條檔案工作人員的從業要求
（一）業務能力要求
1.取得國家或當地檔案行政管理部門頒發的崗位資格證書；
2.熟練使用各種計算機辦公軟體，有較強的文字能力。
（二）政治素質要求
檔案具有鮮明的政治性，檔案工作人員須具有較高的政治素質與思想覺悟。各單位應盡量優先安排黨員以及作風優良、素質過硬的人員從事檔案工作。
（三）保密工作要求
檔案工作人員必須遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和公司的有關保密管理規定。（四）檔案工作人員的更換
由於檔案工作的專業性和特殊性，各單位應保證檔案工作人員的相對固定。因工作原因進行人員調配的，須提前報送辦公室審批同意後方可實施，並保證擬調配人員必要的共同工作時間，以順利進行工作交接。
第八條檔案管理部門主要工作職責
（一）認真學習、貫徹執行國家和公司有關檔案工作的各項政策法規和指示精神；
（二）制訂xx檔案工作發展規劃，建立健全各項規章制度，並負責監督、指導各部門檔案工作的開展；
（三）負責xx檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、檢索、利用和編研工作，組織開展xx重大專案、重大活動、重大建設工程的檔案驗收工作；
（四）結合工作實際，開展檔案管理方面的研究，解決檔案工作中存在的問題，推廣成功經驗；
（五）做好檔案保護工作，確保檔案安全，最大限度地延長檔案使用壽命；
（六）做好xx檔案資訊資源的開發利用；
（七）開展xx檔案工作的交流與協作；
（八）負責xx檔案工作人員的培訓管理。
第三章歸檔、移交和接收
第九條對xx各類生產經營、管理活動中形成的應當立卷歸檔的檔案材料，由各單位根據業務範圍，指定人員負責收集、整理，定期向本單位檔案管理部門移交，集中管理。任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔，或將檔案材料據為己有。
第十條歸檔範圍
xx在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的原始記錄，其構成包括行政管理、規劃統計、物資採購、服務保障、安全管理、後勤管理、教育培訓、資訊建設和黨、政、工、團工作等方面的檔案材料。
第十一條歸檔材料的基本要求
（一）歸檔的檔案材料必須是原件，收集齊全、完整。因故無原件的可歸檔具有憑證作用的檔案材料；
（二）歸檔的檔案材料應字跡清楚，不得塗改，特殊載體應外表完好、功能正常；
（三）歸檔的檔案材料要能準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程；
（四）歸檔的檔案材料要層次分明，符合其形成規律。
第十二條歸檔時間
（一）管理性檔案材料一般應在辦理完畢後的第二年6月30日前歸檔；
（二）電子檔案邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應與紙質檔案歸檔時間保持一致。包含紙質檔案的文書檔案移交工作應在第二年6月30日前完成；
（三）xx重大經營活動、重大事件、科研課題、基建專案檔案材料在其活動結束、專案鑑定或竣工後三個月內完成檔案移交工作，周期長的可分階段、單項歸檔移交。基建工程的竣工驗收，必須有檔案部門參加；
（四）外出參加公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔；
（五）磁帶、**及底片、膠片、實物等形式的檔案材料應在工作結束後及時歸檔。
第十三條檔案的移交必須履行交接手續，填寫移交清單，一式兩份，檔案管理部門和移交部門各持乙份。
第四章檔案的保管
第十四條維護檔案的完整與安全，既是檔案工作的基本要求，也是檔案保管的中心任務。檔案保管主要包括檔案庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專項措施。
第十五條檔案庫房是保管檔案的場所，是保護檔案首要的和必備的基本條件，各單位必須有適宜的保管檔案的庫房，制定專門的檔案庫房管理制度，並明確專人負責。
（一）檔案庫房的一般要求
1.儲存檔案必須有專門的庫房，並具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防汙染等安全措施；
2.檔案庫房建設要列入本單位基本建設計畫，庫房建築設計按照國家相關規定執行；
（二）定期進行庫藏檔案的清理核對，做到賬、物相符，對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和複製，庫藏檔案因移交、作廢、遺失等登出賬卡時，要查明原因，儲存依據。
第十六條檔案裝具和設施要求
（一）應配備數量相當的檔案裝具，包括檔案架、檔案櫃、檔案箱等；
（二）檔案包裝材料應符合國家的有關規定；
（三）應配備用於檔案保管的必要技術裝置，如去濕機、加濕機、空調、通風裝置、溫濕度控制儀、防火防盜裝置、滅火器、電視監控裝置等；
（四）配置檔案工作需要的現代化辦公裝置，如：計算機、彩色印表機、影印機、掃瞄器、燒錄機等。
第十七條檔案編目與編制檢索工具要求
（一）設有專職檔案管理機構的單位，應編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄等；
（二）應根據工作需要適時編制檔案檢索工具，並且進行檔案著錄工作，著錄方法參照國家《檔案著錄規則》執行。
第十八條檔案統計
（一）檔案管理要建立健全統計工作制度，統計資料以原始記錄為依據，做到內容全面、資料準確；
（二）檔案統計主要有檔案管理基本情況統計，檔案數量統計，檔案提供利用及其效果的統計等。
第十九條檔案的鑑定與銷毀
（一）為提高檔案的儲存價值，需要定期對公司各類檔案進行鑑定。對於損壞檔案要進行及時修復，對於到期檔案要進行鑑定甄別，任何單位或個人不得隨意銷毀檔案材料；
（二）鑑定工作要由本單位領導、檔案涉及部門和檔案人員組成鑑定小組，直接對檔案進行鑑定。每次鑑定要寫出鑑定報告，在保管單位備考表中註明鑑定意見，由小組全體人員簽名，並且註明鑑定日期；
（三）經鑑定失去利用價值且超出保管期限的檔案要登記造冊，寫出書面銷毀報告，將擬銷毀檔案清冊和銷毀報告提交鑑定小組審核，經檔案管理機構主管領導批准後方可銷毀；
（四）為防止檔案丟失、洩密，銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，指定兩人（業務部門人員、檔案人員）監銷，監銷人員要在檔案銷毀清冊上簽字；
（五）不得私自留存、轉讓或**待銷毀的檔案。
第二十條公司各單位在改制、合併、重組過程中，併入、撤銷單位的檔案，除裝置檔案、基建檔案等隨同實物移交至新接收單位檔案管理部門外，其餘檔案應向本單位檔案管理部門移交。
第五章檔案的利用
第二十一條檔案利用是檔案管理的一項重要內容，主要是指對生產、經營和管理的檔案資訊開發，以改善xx經營管理、提高執行質量、降低物質消耗和增加經濟效益等。
第二十二條檔案利用有檔案閱覽、檔案外借、制發檔案複製本、檔案展覽、制發檔案證明、檔案諮詢等方式。檔案利用方式的選擇需要結合檔案的內容以及利用者的業務職能許可權，由檔案工作人員審定後確定。超出業務職能許可權的檔案利用人員，須履行必要的審批手續。
利用檔案時須嚴格遵守檔案利用的有關規定，不得損壞檔案。檔案外借或歸還時，檔案管理人員應仔細檢查核對，確保檔案完好無損。有保密要求的檔案嚴禁外借。
第二十三條檔案利用要正確處理好利用和保密的關係，根據國家和公司的有關規定，認真研究、審查檔案的內容，適時開展保密檔案的降密、解密工作，簡化利用手續，更好地為檔案利用者服務。保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密必須按照國家的法律法規和公司有關規定辦理。
第二十四條檔案資訊化是公司檔案工作的重要內容之一。各部門要充分利用現代化手段，積極推進檔案資訊化建設，有效促進檔案資訊的利用和資源共享。
（一）各部門應建立健全檔案資訊資料庫；
（二）各部門使用公司統一建設的電子檔案系統，實現檔案的資訊化管理。自行開發建設的電子檔案系統，應與公司的電子檔案系統相容，符合公司集中統一管理的要求，以有利於檔案資訊在全公司範圍內的資源共享；
（三）各部門的電子檔案管理系統應實現各類檔案的集中統一管理。
第二十五條檔案編研工作是檔案管理部門以編研成果主動提供利用服務的有效方式，是提高檔案管理部門工作水平的重要途徑，是保護檔案原件並使之長遠留存的有效措施。
第二十六條建立檔案工作獎懲制度，對於在檔案工作中取得突出成績的單位和個人給予表彰獎勵；對於因工作不力，造成檔案遺失、洩密、重大事件專項檔案缺失的，或因歸檔不及時、檔案工作失誤對公司的生產經營、管理活動、社會聲譽等造成不良影響的，將按有關規定進行嚴肅處理。
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