1 總則
1.1 為規範公司檔案管理，提公升企業形象，使公司經營管理類行文、資料處理工作，規範化、制度化、科學化，特制訂本辦法。
1.2 本辦法適用於公司內部所有正式檔案、文件及資料，如體系檔案、管理檔案、制度、通知、通報、紅標頭檔案等；
1.3 本辦法不適用於技術檔案，技術檔案格式由工程技術中心出具；
2 職責許可權
2.1 辦公室負責本辦法的制定、修改、解釋和實施。
2.2 總經理負責本辦法的審批。
2.3 各部門負責本辦法的宣貫與實施。
3 檔案格式排版
3.1 紙張
3.1.1 公司的檔案紙張用標準的a4列印紙；
3.1.2 體系檔案頁首左上角為檔案編號，中間為檔名稱，右上角為版本號；
3.1.3 企業管理檔案頁面左上角為公司logo，右上角為檔案編號。
3.2 結構層次及編號
3.2.1 檔案在結構層次上由章、條、段、列項、附錄組成。章是檔案內容劃分的基本單元，條是章的細分。段是章或條的細分。列項由一段後跟冒號的文字引出；
3.2.2 章：每一章均應有標題。使用阿拉伯數字從1開始對章編號，編號應從「目的」一章開始，一直連續到附錄之前；
3.2.3 條：
同一章節或層次下，有2段或以上的內容時方可以設條。使用阿拉伯數字對條編號，第一層次的條（例如4.1,4.
2）可分為第二層次的條（例如4.1.1,4.
1.2等），需要時，一直可分到第四層次（4.1.
1.1.1）；
3.2.4 段：段不編號；
3.2.5 列項：列項應使用數字編號（後帶半圓括號的阿拉伯數字）或字母編號（後帶半圓括號的小寫拉丁字母）在各項之前進行標識；
3.2.6 附錄：
按照條文中提及附錄的先後次序編排附錄的順序。每個附錄應有乙個編號。附錄編號由「附錄」和隨後表明順序的大寫拉丁字母組成，字母從「a」開始，例如「附錄a」。
如果只有乙個附錄仍應標為「附錄a」。附錄編號後跟附錄標題。
3.2.7 檔案編號規則見附錄a《公司檔案編號規則》
3.3 字型大小、字型
3.3.1 標題編號及標題字型大小及字型
a) 檔案標題為三號黑體，居中；
b) 章標題置於編號之後，編號和標題均為四號黑體；
c) 條標題置於編號之後，編號和標題均為小四號黑體；
d) 條文本置於編號之後，編號和文字均為小四號宋體；
e) 列項及其編號均為小四號宋體；
f) 附錄編號及標題均為小四號黑體；
3.3.2 正文本號及字型
a) 正文中字型為宋體小四號字，無特殊要求字型顏色均為黑色；
b) 圖表大小可根據需要設定，圖表標題用宋體，加粗，小四號字型；圖表內容中，標題欄需用宋體，五號字型，加粗；圖表其它正文內容文字用宋體，五號字型；
c) 圖表及正文的說明、註解文字用宋體，五號字型；
3.4 行距、縮排
3.4.1 檔案標題為2倍行距；
3.4.2 章的編號頂格編排，章的編號與其後的標題之間空一漢字間隙，章編號及標題為2倍行距；
3.4.3 條的編號頂格編排，條的編號與其後的標題或文字之間空一漢字間隙，回行時頂格編排，條編號及標題為1.5倍行距；
3.4.4 段的文字空2個漢字起排，回行時頂格編排。
除編號外，其他各項均應另起一行空2個漢字起排。例如段、列項，均應該另起一行空2個漢字起排。段的文字為1.
5倍行距；
3.4.5 列項的字母編號均應空2個漢字起排，列項字母編號與其後的文字之間空一漢字間隙，回行時與上一行文字對齊。列項編號及文字為1.5倍行距。
3.5 頁邊距
頁面的頁邊距：上為2.5厘公尺，下為2厘公尺，左為2厘公尺，右為2厘公尺，頁首頂端距離為1.5厘公尺，頁腳底端距離為1.2厘公尺；檔案應左側裝訂，裝訂線0.5厘公尺；
3.6 頁首頁尾
3.6.1 頁首字型為黑體小四，頁首的檔案編號下方應標註本檔案所代替的檔案的編號，若為新增檔案，則不標註。可參見本檔案；
3.6.2 頁尾的中間設定頁碼，頁碼需體現當前頁數和總頁數，使用「當前頁數/總頁數」的格式，字型為times new roman五號數字，居中。
3.7 封面
3.7.1 單一檔案可以不設定封面，檔案匯編、體系檔案需要設定封面；
3.7.2 封面格式要求：
a) 左上角為檔案類別，宋體，小四號字，加粗；右上角為檔案編號，黑體，小四
字，加粗；
b) 若檔案為修訂公升級版本，需在檔案編號下方標註代替舊版本檔案的編號。如本檔案「代替rr-hts-bg-01-2015」；
c) 如需說明「保密等級」「緊急程度」，在檔案編號下方標註「保密等級」「緊急程度」，字型為黑體，小四號字，加粗，1.5倍行距；
d) 檔案標題是宋體，一號字，加粗，居中；
e) 標題下方標註：「編制」「審核」「批准」，楷體，三號字，居中；
f) 企業管理檔案封面下側標有：執行部門、抄送部門、責任部門、印發時間，字型為宋體，四號字，加粗；
g) 體系檔案封面下側標有：發布時間，實施時間，字型為宋體，四號字，加粗；
h) 體系檔案封面格式標準見附錄a；
i) 企業管理檔案封面格式標準見附錄b。
3.7.3 無封面公司內檔案格式要求：
a) 在檔案末尾處增加「編制」「審核」「批准」，字型為四號，宋體，居中，加粗，編制前空2個漢字起排，編制、審核、批准兩者之間留8個漢字的空格，與正文保持2行距離；
b) 企業管理類檔案最後設定「執行部門」「抄送部門」「責任部門」「印發時間」，宋體，加粗，小四號字型；
c) 企業管理類檔案落款標註時間並加蓋公章，字型用宋體小四號字，右邊對齊，年月日要標識清楚，年份用4位數表示，日、月用兩位數表示；
d) 如需說明「保密等級」「緊急程度」，在首頁右上角標註；
e) 本檔案為無封面公司內管理檔案，無封面公司內檔案格式可參照本檔案。
4 附註
4.1 本規定由綜合辦公室中心起草、歸口管理並負責解釋；
4.2 本規定自下發之日起開始執行，原rr-hts-bg-01-2015《規章制度管理辦法》和原rr-hts-bg-02-2015《行文管理辦法》同時廢止；
4.3 附錄：
附錄a：公司檔案編號規則；
附錄b：檔案格式模板；
附錄c：請示/審批表；
附錄d：紅標頭檔案；
附錄e：體系檔案封面規範模板；
附錄f：檔案匯編封面規範模板。
編制： 審核： 批准：
附錄a：公司檔案編號規則
1) 公司檔案編號規則：***-cs-dn-no-yyyy
***-cs：代表公司名稱
dn：代表部門名稱，部門名稱簡寫**如下表
no：部門檔案的流水號編號，按部門所編檔案總數自定，如01、02等按順序給出。
yyyy：代表本規章制度發布的年代號，例如2015.
2) 部門代號表
3）各部門檔案的記錄（**）統一編號規則
公司檔案的記錄（**）編號規則：***-cs-dn-no-no
公司全稱
部門名稱簡寫**部門檔案**的編號
部門檔案的流水號編號
4）各部門申請檔案的統一編號規則
公司各部門申請檔案的編號規則：***-cs-dn-no
公司全稱
部門名稱簡寫**
部門檔案流水號編號
5）各部門紅標頭檔案的統一編號規則
卡卡中文簡稱字〔20××〕第××號
附錄b：檔案格式模板
*********x（黑體三號，居中）
1 目的（章：黑體四號，頂格編排，編號與標題間距1個漢字元）
1.1 ；（條：宋體小四，頂格編排，編號與標題間距1個漢字元，回行時頂格。）
1.2 ；
2 範圍
本規定適用於*********************xx;不適用於***************************xx
***************。（段：宋體小四，段前空2個漢字元起排，回行時頂格。）
3 職責
3.1 *********************************************xx；
3.2******************************x；
3.3 ；
4 工作程式
4.1 ************(條標題：黑體小四，頂格編排，編號與標題間距1個漢字元)
4.1.1
******************x；（條,也是正文，宋體小四，頂格編排，編號與標題間距1個漢字元，回行時頂格，1.5倍行距）
4.1.2
***************************x。
4.1.2.1
***************************x；
4.1.2.2
***************************x。
4.2 ************
***************************x。
4.3 ***************x:（列項，由冒號引出）
a)*********；
b) ************x。
公司檔案格式規定
4.1.10.2 印發機關和印發日期 位於主題詞之下佔1行位置 用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。4.1.10.3 版記中的反線 版記中各要素之下均加一反線，寬度同版心。4.1.10.4版記的位置 版記應置於公文最後一面，版記的最後乙...
檔案格式規定
一 目的 為統一公司檔案格式，使公司檔案管理工作規範化，提高檔案處理的質量與效率，特制定本規定。二 適用範圍 公司各部門檔案書寫之全過程。三 檔案分類 按性質特點可分為 制度規範性 事務性 會議公文 對外公文。制度規範性 制度。即由人力資源部發文的各類制度 管理辦法等規範性檔案。事務性 請示及公示類...
公司制度檔案格式的規定
公司標準行文規定 一 目的 為規範公司檔案編制 確保公文處理的標準化，特制定本規定。二 範圍 本規定適用於公司對內 對外公文的管理。三 職責 1 公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內部行業的統一編號及內外公文的統一歸檔 2 各部門領導負責本部門的公文擬稿 3 各部門主管領導負責對本部門...