4.1.10.2 印發機關和印發日期
位於主題詞之下佔1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
4.1.10.3 版記中的反線
版記中各要素之下均加一反線，寬度同版心。
4.1.10.4版記的位置
版記應置於公文最後一面，版記的最後乙個要素置於最後一行。
4.1.11 頁碼
用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
4.1.12特殊情況說明
當檔案排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。
4.2 文件格式的基本要求；
4.2.1檔名的規定：
電子文件(包括word文件及excel**) 的檔名要按統一格式命名：（日期）＋（文件名）＋（－作者名） 如：13.
1.4xx文件格式規定－李寶石、13.1.
8人力資源部本週工作總結及下週工作計畫－王潔淨等，讓接收文件的人在沒有開啟文件的時候已經能大體了解有關文件的一些基本情況，也有利於接收人處理、分類存檔。
4.2.2 檔案緊急程度的標識
需要36小時(指檔案到達總裁辦的時間)內給予批覆的檔案，在檔案首頁右上角標識為「緊急」字樣，需要72小時內給予批覆的檔案，在檔案首頁右上角標識為「急」，除此之外標識為「一般」，各種標識都需要表明檔案上報日期及檔案反饋的最晚日期。格式如下：
4.3 word文件的規定：
4.3.1 所有的word文件的標題用加粗宋體、小二號字、居中的格式；
4.3.2 所有的文件的副標題用宋體、小四號字、右對齊的格式；
4.3.3 除了制度外，所有文件的副標題的下面要註明部門/單位名稱及作者名字，部門/單位名稱與作者名字之間要空2格，用宋體、小四號字、右對齊格式；
4.3.4 所有文件的正文用宋體、五號字的格式；內容少的時候，可考慮用小四號字；
4.3.5 正文中的小標題或者另外起行的段落，都要採用首行縮排2字元的規格；iso9001的檔案除外，都是按照左對齊方式；
4.3.6 正文中需要考慮層級時，按照一(一)1(1)a的標識進行使用；
4.3.7 正文中有需要強調的文字、語言用加粗黑體字；
4.3.8 所有文件的行間距，沒有特殊情況設為1.5倍行間距；
4.3.9 所有文件正文完後，要空出3-4行(如果因空出3-4行，就形成新的1頁的情況除外)，右空4-6個字的格式，利用計算機的自動時間設定，註明寫作時間，例如：
二〇〇五年四月四日；iso9001的檔案除外；
4.3.10 頁尾必須設定成：第幾頁，共幾頁的格式。
4.4 excel**的規定：
4.4.1 除iso9001檔案規定的**外，其餘所有excel**的標題用16號字，加粗宋體、居中的格式;
4.4.2 表中內容用宋體、10號字，請用列印預覽功能檢查列印**是否居中；
4.4.3 行高及列寬根據**內容及紙張大小設計，原則是美觀大方；
4.4.4 **使用的線條就用計算機預設的即可，特殊需要，另行設定；
4.4.5 表中有需要註明的事項，在表下面的錶框外，用10號字註明；
4.4.6 **的最下面一行內容是， 「製表人/日期」、「審核人/日期」 「審批人/日期」三個要素，根據**的性質，可能用到其中的1-3個要素。
4.5 屬於制度方面的文件按照iso9001格式寫作，正文均用宋體、5號字，參照本制度；
4.6 已有規定的文件的寫作格式按已規定格式寫作。
附件：iso9001文件格式
1 目的：
2 範圍：
3 職責：
4 具體內容：
4.14.1.1
4.1.1.1
4.24.2.1
4.2.2
4.2.3
5 引用檔案
6 記錄**
6.16.2。。。。。。
公司檔案格式管理規定
1 總則 1.1 為規範公司檔案管理，提公升企業形象，使公司經營管理類行文 資料處理工作，規範化 制度化 科學化，特制訂本辦法。1.2 本辦法適用於公司內部所有正式檔案 文件及資料，如體系檔案 管理檔案 制度 通知 通報 紅標頭檔案等 1.3 本辦法不適用於技術檔案，技術檔案格式由工程技術中心出具 ...
檔案格式規定
一 目的 為統一公司檔案格式，使公司檔案管理工作規範化，提高檔案處理的質量與效率，特制定本規定。二 適用範圍 公司各部門檔案書寫之全過程。三 檔案分類 按性質特點可分為 制度規範性 事務性 會議公文 對外公文。制度規範性 制度。即由人力資源部發文的各類制度 管理辦法等規範性檔案。事務性 請示及公示類...
公司制度檔案格式的規定
公司標準行文規定 一 目的 為規範公司檔案編制 確保公文處理的標準化，特制定本規定。二 範圍 本規定適用於公司對內 對外公文的管理。三 職責 1 公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內部行業的統一編號及內外公文的統一歸檔 2 各部門領導負責本部門的公文擬稿 3 各部門主管領導負責對本部門...