公司標準行文規定
一、目的
為規範公司檔案編制、確保公文處理的標準化，特制定本規定。
二、範圍
本規定適用於公司對內、對外公文的管理。
三、職責
1、公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內部行業的統一編號及內外公文的統一歸檔；
2、各部門領導負責本部門的公文擬稿；
3、各部門主管領導負責對本部門對內、對外行文的審核；
4、總經理負責公司對內、對外行文的簽批。
四、發文分類
公司內部發文為各項規章制度、公務文書、事務性檔案。各項規章制度：公司在管理中依照執行的各項制度（規定/辦法/準則/政策/措施）等；公務文書：
請示（申請）、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀要等；事務性檔案：說明、各類統計報表等。
公司外部檔案為接到的信函、公文、傳真等。
1、規定/辦法/準則/政策/措施：對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範、規章制度；
2、請示（申請）：用於下級向上級或**部門請求批示、批准、批覆的事項；
3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答覆上級的詢問；
4、通知：傳達公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；
5、通報：公司認定的，表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達情況；
6、通告：公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；
7、決議：經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項；
8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；
9、函：於對外溝通，用於對外溝通、和外部業務單位相互商洽，聯絡工作的，或稱公函（可不受行文規定擬定）；
10、會議紀要：用於各類會議的記錄、整理與總結；
11、說明、**：用於日常事務工作，由撰寫部門領導決定是否受行文進行制定；
五、發文格式
1、公司統一文字排版上下邊距為2.2cm，左右邊距為2.0cm，**排版上下左右邊距為2cm；
2、文本版頭標題為二號、宋體加黑、居中，正文為小
四、宋體；**版標題為二號、宋體加黑，表內文字為五號、宋體；
3、文字行距1.5倍行距；段落設定一般為首行縮排2個字元；
4、文字中所有的符號、數字、英文均選用times new roman體；
5、頁首頁尾：
對內行文頁首靠左「雲南超彥汽車******」靠右「***管理檔案cy-xx-001(編號格式見本規定附錄)」；頁尾格式均為「第x頁，共x頁」，頁首、頁尾均使用宋體小五號字，不加粗、帶格式線；
對外行文頁首靠右「雲南超彥汽車******」；頁尾同對內行文；
6、落款為4號、宋體、加黑，發文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發文日期在發文單位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發文公布日為準；
7、發文中有附件，應在正文後、落款前，註明附件數及附件名稱；
六、行文要素要求
1、標準發文即為紅標頭檔案的形式，除第五條的各項外，包括發文部門、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：
● 檔案按密級分為一般檔案、密件、機密檔案、極機密檔案與絕對檔案共五級，具體劃分（詳見附件3）；
● 涉及公司保密的檔案應當標明密級，其中密件、機密檔案、極機密檔案與絕對檔案還應當標明份數、序號。對於公司保密檔案的執行屬於保密協議中的一項要求，公司人員嚴格遵守保密協議中提及的各項；
● 檔案按緊急程度分為：「急件」、「一般」；急件需立即辦理；一般檔案可根據崗位工作進展調整辦理時間；
● 發文字號以公司關鍵字縮寫、年份、發文序號組合在一起：超彥[20xx]xx號（字型：宋體；字型大小：
5號，其他符號：用times new roman體，5號）各部門發布公文時，應向行政人力資源部申請檔案編號；
2、主送、抄送部門，屬上級的列入主送，平級或下級列入抄送；
3、所有發布檔案，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數一律設定頁碼，頁碼設定在每頁的右側。
七、發文管理
1、發文按照編制→審核→批准→發放→學習與執行→作廢的程式進行管理。
保管 2、檔案編制、審核、批准流程：
制度→所屬部門領導編寫→主管領導審核→總經理批准→行政人事部發布；
通知、通報、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領導審批→行政人事部發放；
會議紀要→會議紀要員編制→會議主持人批准→行政人事部留存。
3、公司內部行文，各項規章制度歸屬於領導批覆分別屬密件、機密檔案、極機密檔案與絕對檔案範圍；相對於通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當下一段時間內比較重要的，應以紅標頭檔案的形式；
4、對於公司出台的各項制度、通知、決定等，公司行政人事部對生效公文（加蓋公章）進行簽字留存；
5、公文作廢時，需向總經理進行申報請示，獲批後，進行統一整理銷毀。
八、其他注意事項
1、所擬稿件的密級等級，應先通報總經理進行初步定級；
2、公文在討論期間需要列印時，均應先使用單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關領導的紙質檔案。
附1 部門檔案格式：
1、行政管理檔案：cy-xz-001
2、人事管理檔案：cy-rs-001
3、售後管理檔案：cy-sh-001
4、銷售世博管理檔案：cy-xs-001
5、銷售九龍管理檔案：cy-xj-001
6、財務管理檔案：cy-cw-001
附2 行文流轉**：
1、發文登記表
2、收文登記表
3、檔案籤閱表
4、檔案銷毀審批表
5、檔案格式
發文登記表
收文登記表
檔案籤閱表
檔案銷毀審批表
檔案格式：
關於××××的請示/報告
正文 妥否，請批示。
年月日主送：
抄送： 雲南超彥汽車******檔案
****字【２０**】**號密級簽發：
關於*****的通知/決定
正文公司年月日
主題詞：
抄送：會議紀要
會議時間： 年月日會議地點：
會議主持會議記錄：
與會人員：
會議主題：
內容簡要：
會議主持人簽字：
雲南超彥汽車******
****字【２０**】**號密級簽發：
制度標題
正文公司
年月日主題詞：
主送部門：
抄送部門：
發文部門校對印發份數：
附件3：
公司檔案機密等級的說明
為了加強公司內部的案宗管理，避免公司或客戶商業機密落入競爭者手中，公司將對各類檔案進行機密等級設定，具體說明如下：
依其屬性分級區分為：一般檔案、密件、機密檔案、極機密檔案與絕對檔案共五級；除一般檔案外，均屬公司重要檔案與具有商業價值檔案，也都列入受保護範圍；
公司制度檔案格式
請各部門根據模板修改相應格式 公司的標準字型為黑體和楷體，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準 第一條封皮 凡有封皮的文字，請依據模板設定封皮，並在人事行政部備案。第二條檔案標題 各種檔案中，檔案標題均使用黑體二號字，加粗 副標題用黑體四號字型，不加粗 標題和正文之間空一行。第三條正文本型 各級標...
公司制度檔案格式的說明
公司的標準字型為黑體和楷體，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準 第一條封皮 凡有封皮的文字，請依據模板設定封皮，並在人事行政部備案。第二條檔案標題 各種檔案中，檔案標題均使用黑體二號字，加粗 副標題用黑體四號字型，不加粗 標題和正文之間空一行。第三條正文本型 各級標題均用阿拉伯數字 1.1.1，...
公司制度檔案格式要求
一 規章制度結構 1 構成專案 規章制度彙編包括以下內容 標題 正文 附錄。2 各專案含義 標題 應能概括整改規章制度最重要的內容。題目力求簡潔，嚴格控制在15字以內。如不能說明概括，可選擇副標題概括表述。正文 正文是規章制度的主體部分，通常由序語 主要條款 實施要求，三部分組成。附錄 附錄是對正文...