檔案格式規範制度

為了更好的提公升公司管理水平，突出企業形象，使公司的檔案格式更加規範化、制度化、科學化。結合公司的實際，特擬檔案格式規範制度，如下：

一、適用範圍：

下發的所有檔案。

二、檔案用紙

檔案用紙統一採用國際標準a4型紙。（特殊檔案除外，例如：報表等）

三、字型排版

正文位於主送單位或部門的下一行，每自然段開始左空2個字距（首行縮排），回行頂格，採用3號仿宋字型。

四、排版

一般檔案每面排22行，每行28個字（縮排左3.1字元、右2.27字元）。

段落格式行距為1.5倍，對齊方式為兩端對齊。

五、結構層次

正文中結構層次第一層為「一」，第二層為「（一），第三層為「1」，第四層為「（1）」。

一般檔案均需有落款，註明發文單位及日期，並加蓋印章。

六、附件

檔案中含有附件，在正文下空一行，左空2個字距用3號仿宋字型標識「附件」，後標冒號及名稱，附件如有序號可使用阿拉伯數字，如：「附件：1、******」，附件名稱後不加標點符號，附件應與檔案正文一起裝訂，並在附件左上角第一行頂格標識「附件」，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前後標識應一致。

七、裝訂

檔案的裝訂應一律採用左側裝訂，超過1頁以上紙張的檔案必須裝訂成兩釘式，裝訂規格為距離左邊約1厘公尺處，距離頁面上方8——9厘公尺處，距離頁面下方8——9厘公尺處，非正式性檔案可裝訂為左上45度角單釘式。

起草的各類報告、條例、制度等檔案，需加頁首、頁尾，頁首（一般用小五號仿宋字）採用兩邊對齊方式或居右式標註檔案的題目，頁尾通常設為加頁碼，選擇居中位置。

如檔案屬於緊急檔案，應當根據緊急程度由檔案辦理者分別表明「特急」、「急件」，用3號黑體字，頂格標識檔案首行右上角，兩字之間空1個字距。