檔案格式規範製作單位：體育學院青年志願團
製作時間： 2023年5月26日
目錄一、前言3
二、工作計畫格式4
三、工作總結格式6
四、會議記錄格式7
五、通知格式9
六、申請書格式10
七、活動策劃格式11
八、活動總結格式16
前言為了使體育學院第十屆學生會的各項工作盡快開展，各部門的工作能力能夠更高效的運作，現應我院第十屆學生會主席何斌要求，對體育學院第十屆學生會幹部進行培訓。首先，我們決定對檔案格式規範化。團委各種檔案材料統一化：
整體要求如下：
①材料排版格式：
主標題置於頁面**，宋體二號加粗；一級標題宋體小三加粗；二級標題宋體四號加粗，內容另起一行；正文宋體小四，行間距為1—1.5倍行距（根據版面調節）。
②材料頁面設定：紙張：a4；頁碼居中或右側。
請青年志願者認真學習以下每一項檔案的格式標準，並按照標準上交各部門本年度材料。
1、工作計畫格式
工作計畫是乙個部門在一定時期內的工作打算。寫工作計畫要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。
（一）工作計畫的格式
1、計畫的名稱，也就是標題。標題格式統一採用小二，宋體，段後間距一行。內容包括訂立計畫部門的名稱和計畫期限兩個要素，如「學生會××部門××年度工作計畫」或者「工作計畫——學生會××部門××年度」；正文統一採用小四，宋體，行間距為1—1.
5倍行距。
2、計畫的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的時間、內容，實施的步驟和措施等，也就是為什麼做、做什麼怎麼做、做到什麼程度。
3、最後寫訂立計畫的日期。
（二）工作計畫的內容
一般地講，包括：
1、工作背景，也就是情況分析（制定計畫的根據）。制定計畫前，要分析研究本部門工作現狀，充分了解下一步工作是在什麼基礎上進行的，是依據什麼來制定這個計畫的。
2、工作目的，指的是工作任務和要求（做什麼）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。
3、工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以後，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，採取必要的措施，以保證工作任務的完成。
（三）制訂好工作計畫須經過的步驟
1、上級的有關指示辦法。領會精神，武裝思想。
2、部門的具體情況，這是制訂計畫的根據和基礎。
3、級的指示精神和本部門的現實情況，確定工作方針、工作任務、工作要求，再據此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟。環環緊扣，付諸實現。
4、根據工作中可能出現的偏差、缺點、障礙、困難，確定預算克服的辦法和措施，以免發生問題時，工作陷於被動。
5、根據工作任務的需要，組織並分配力量，明確分工。
6、在實踐中進一步修訂、補充和完善計畫。計畫一經制定出來，並經正式通過或批准以後，就要堅決貫徹執行。在執行過程中，往往需要繼續加以補充、修訂，使其更加完善，切合實際。
（四）舉例
2023年元旦文藝晚會計畫
——學生會辦公室
一、目的：為了……………
二、時間：**月**日晚上*點
三、地點：***
四、晚會形式：…………
學生會辦公室
**年**月**日(大寫
二、工作總結格式
總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什麼經驗、提高。
（一）基本情況
1、總結的名稱，也就是標題。標題格式統一採用小二，宋體，段後間距一行。內容包括訂立計畫部門的名稱和計畫期限兩個要素，如「學生會××部門××年度工作總結」或者「工作總結——學生會××部門××年度」；正文統一採用小四，宋體，行間距為1—1.
5倍行距。
2、總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。
3、成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。
成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什麼性質的，怎樣產生的，都應講清楚。
4、經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便於今後的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，並上公升到理論的高度來認識。
5、今後的打算。根據今後的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。
（二）寫好總結需要注意的問題
1、一定要實事求是，成績不誇大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。
2、條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。
3、要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。
三、會議記錄格式
為使會議的決議能在今後得到很好的貫徹和執行，並作為以後檢查執**況等的根據，或者便於傳達一次會議的精神，有必要把會議的具體內容記錄下來。這些記錄的材料，就叫「會議記錄」。記錄要真實準確，符合原意。
會議記錄包括兩個部分：
（一）會議的組織情況
1、開會的時間、地點
2、出席人數，如果人數不多，可一一寫明姓名。
3、列席人數，也可寫出姓名或只寫列席人員範圍。
4、缺席人數，也可一一寫出姓名，註明缺席原因。
5、主持人。
6、記錄人。
7、會議的主題。
（二）會議內容，是會議記錄的主要部分。記錄方法有兩種:
1、摘要記錄。只記會上報告了什麼事情，討論了什麼問題，通過了什麼決議。
2、記錄。要把每乙個人的發言都記下來。
會議結束，記錄完了，另起一行寫「散會」兩字。
最後，要由主席或主持人和記錄人簽名。
為了提高記錄速度，可以適當使用一些自己熟悉的簡稱、代號、符號，待會議間歇或會後整理時再補上全稱或原稱。必要時，可以學習速記法。
（三）舉例：
會議記錄
學生會時間：╳╳年╳╳月╳日晚╳╳點
地點：教學樓╳╳室
與會人員或「團委各委員」）
主持人：╳╳╳
記錄人：╳╳╳
主題：關於╳╳╳╳的會議（或「學生會╳╳委員例會」）
主要內容：
一、………………
1、……………………
2、……………………
二、……………………
值班人簽名：
四、通知格式
通知是上級要求下級或個人參加某一會議或者做某件事情時使用的一種文體。通知的內容要寫得明白、具體。
（一）內容：
1、 在第一行正中寫「通知」二字，也可視情況寫成「關於××的通知」、「緊急通知」等。
2、 寫被通知單位或個人的名稱。
3、 寫通知內容。如內容較多，可分條開列。
4、 結尾可寫「特此通知」等字樣。
5、 最後寫上發通知者的名稱和發通知的日期。用公文形式發出的通知要加蓋公章。為整頓校內宣傳欄管理，團委經討論決定凡團委通知一律加蓋公章，無公章的通知不算有效通知。
（二）格式：
標題統一採用宋體，二號，加粗，段後間距1行。正文統一採用四號，宋體，行間距為1—1.5倍行距。
（三） 舉例：
通知××年××月××日上午××在教學樓××召開學生會第一次全體會議，請學生會各部門、各學生組織負責人、各分團委、學生分會準時參加。
特此通知
校學生會（蓋章）
年××月××日
五、申請書格式
申請書是個人或部門向上級表達願望、提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精練。申請書一般是一事一書。
（一）申請內容：
1、在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：「費用申請書」、「課室借用申請書」等。
2、寫接受申請書的部門或有關負責老師的名稱。如「團委」、「學生會」、「教務處」等。
3、寫申請書的具體內容：
a)情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。
b)較多，可以從幾個方面、幾個階段進一步的談認識。
1、結尾寫表示敬意的話，如「此致敬禮」、「請領導批准」等語，也可以不寫。
2、最後寫申請人姓名和寫申請書的日期。
（二）舉例：
申請尊敬的學院領導：
為便於……（事由），現定於……（時間）……召開……（活動名稱），特申請……（物品或費用），懇請批准。
部門**年**月**日（具體時間）
六、策劃書格式
××活動策劃書
一、活動背景 ：
根據策劃書的特點在以下專案中選取以下內容重點闡述；具體專案有：基本情況簡介、主要執行物件、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響。其次應說明問題的環境特徵。
二、活動目的、意義和目標：
活動的目的、意義應用簡潔明瞭的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、**效應等）都應該明確寫出。活動目標要具體化，並需要滿足重要性、可行性、時效性。
檔案格式規範
一 用紙與顏色標準 公示檔案用紙統一採用a3型紙，紙的顏色為紅色或綠色，字的顏色為黑色，其餘檔案用紙採用a4型紙，紙的顏色為白色，字的顏色為黑色，需要特別註明的文字，字型顏色可用紅色。二 檔案與版面要求 1 檔案頁邊距尺寸 上留邊3cm，下留邊3cm，左右各留邊3cm。2 主標題為 2號黑體 加粗，...
公司檔案格式規範
檔案制式要求 公司檔案的標準字型為黑體和仿宋，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準 一 封面 標題局中，字型使用黑體小初號，加粗 副標題字型使用黑體一號。二 標題 各種檔案中，檔案標題均使用黑體二號字，加粗 副標題用黑體四號字型，不加粗 標題和正文之間空一行。三 logo 均放右上角，封面使用 圖...
公司檔案格式規範
說明書二零一五年 月 關於公司制度檔案格式的說明 請各部門根據模板修改相應格式 公司的標準字型為宋體，a4格式列印，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準 第一條封皮 封皮格式見檔案封皮。封皮字型大小 根據字數多少，以頁面布局美觀協調為依據設定。第二條檔案標題 各種檔案中，檔案標題均使用宋體二號字，...