附件1：
文書檔案歸檔標準
1主要工作依據
1.1《歸檔檔案整理規則》da/t 22-2000
1.2《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局第6號令)
1.3《企業檔案材料歸檔範圍和保管期限規定》(國家檔案局第10號令)
1.4《企業檔案工作規範》da/t 42-2009
2管理職責
2.1檔案部門是文書檔案歸口管理部門。負責本單位歸檔檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和利用;負責監督、檢查、指導本單位各業務部門檔案的形成、積累和移交等工作。
2.2各業務部門兼職檔案員負責本部門檔案的形成、積累和管理，並在檔案員的指導下按檔案管理規範，完成歸檔檔案的整理與移交工作。
3歸檔要求
3.1歸檔原則
3.1.1歸檔檔案應以本單位形成的，以及與本單位職能有關的檔案為歸檔主體。
3.1.2普發性檔案:凡是屬於直屬上級主管單位下發的與主業有關，且需要辦理的，則酌情歸檔，期限從短;而對層層**檔案，且不需要辦理的，一般不需要歸檔。
3.1.3電子簽署檔案：凡是在oa系統中設定電子簽署功能的，檔案簽發人和領導批示必須用電子手簽筆簽署，不應採用輸入法或自動生成姓名，否則必須補簽。
3.1.4通過oa系統網上流轉的、保管期限為永久或定期30年的檔案，歸檔時應將電子檔案列印成紙質一同歸檔;保管期限為定期10年的檔案，允許以電子檔案形式歸檔儲存，對紙質檔案不做要求。
3.1.5無電子檔案的紙質檔案，一般應掃瞄製成電子檔案。
3.1.6對機密性檔案，其電子檔案應離線保管，不宜掛接電子檔案。
3.2歸檔時間
3.2.1由文書部門歸檔的現行檔案，如通過oa系統完成邏輯歸檔的(通過介面歸入檔案管理系統)，應採用電子檔案即時歸檔，紙質檔案定期(按季度或按年度)歸檔相結合的辦法，一般應在第二年3月底前完成上一年檔案的移交歸檔。
3.2.2各部門在各項工作中形成的其它(含零星)檔案，應按年度歸檔，或隨時歸檔。
3.2.3跨年度的計畫、總結、會議等，原則上歸入形成年度。
3.2.4職工外出參加公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔。
3.2.5單位機構變動和職工調動、離崗時留存在部門或個人手中的檔案材料應在機構變動完成後和職工辦理調動離崗手續時及時歸檔。
3.3歸檔份數
歸檔的紙質檔案應為原件，一般一式乙份。重要的、利用頻繁的和有專門規定的可根據實際適當增加份數。
3.4質量要求
3.4.1歸檔檔案必須完整、齊全。
檔案的正文與附件、請示與批覆、**文與被**文、外文與譯文等必須保證完整無缺；對有破損的檔案應進行修補;對字跡模糊或易褪變的檔案應予以複製，並附在原件後面一併歸檔;紙質檔案的發文稿紙、檔案處理單應與檔案正本、定稿一併歸檔。
3.4.2歸檔檔案應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的影印件歸檔，並在影印件上標明原件歸檔單位，加蓋原件歸檔單位的公章。
3.4.3對於無批覆或覆函的請示性檔案，應由業務部門經辦人在檔案第一頁的空白處註明該檔案最終處理結果意見，同時簽署姓名及經辦日期，閉環後歸檔。
3.4.4歸檔檔案的書寫材料和紙張(不得使用原子筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、複寫紙、熱敏紙等)、裝具和裝訂(採用無酸卷盒，可用不鏽鋼釘裝訂或線裝)應符合檔案保護和檔案管理的要求。
3.5移交程式
3.5.1各業務部門應將需歸檔的檔案，收集整理，編制移交目錄(見圖1)，在規定時間內移交檔案部門歸檔。
3.5.2檔案部門在接收檔案後，應對移交檔案的完整、齊全以及有效性進行核對與檢查，發現問題及時糾錯、補缺。
3.5.2.1核查移交檔案與移交目錄是否對應。
3.5.2.2檢查檔案質量是否符合歸檔質量要求(參照3.4)
3.5.3檔案部門檢查核對無誤後，雙方辦理簽字手續，各留存乙份以備查考。
4整理4.1整理原則，歸檔檔案應遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同的價值，便於保管和利用。
4.2整理方法
4.2.1裝訂
4.2.1.
1歸檔檔案應按「件」裝訂。一般以每份檔案為一件，裝訂時正本與定稿為一件，正本在前，定稿在後;正文與附件為一件，正文在前，附件在後;原件與複製件為一件，原件在前，複製件在後;**文與被**文為一件，**文在前，被**文在後;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;同一年度形成的來文與復文及兩份以上的請示同乙份批覆的(包括請示與批覆、報告與批示、來函與覆函等)可為一件，復文在前，來文在後;跨年度形成的可各為一件，各為一件的來文與復文應分別在備註中標明復文與來文的文號並建立互見關係，收文處理單與收文為一件，收文處理單在前，收文在後;發文處理單與發文為一件，發文在前，發文處理單在後。
4.2.1.
2裝訂應以不影響閱讀和影印、不破壞原件、方式簡便為原則。永久、定期30年儲存的檔案，可用不鏽鋼釘(夾)裝訂、如頁數多較厚的可用三針一線裝訂;定期10年檔案可以不拆釘。
4.2.2分類
檔案分類，統一採用:年度-機構(問題)的分類方法分類。按照文書檔案0-5大類把檔案歸入相應的類目，採用:
黨群工作010,行政管理110、經營管理210、生產技術管理310,財務審計410,人力資源管理510、合同管理290標識(見表1文書檔案0-5大類歸檔範圍及保管期限劃分詳表)。
4.2.3排列
歸檔檔案可根據分類方案的類目和同一保管期限下。按事由結合時間、重要程度等排列;會議檔案、統計報表等成套性檔案要集中排列.
4.2.4編制檔號
4.2.4.1歸檔檔案應依據保管期限和分類順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置逐件蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設全宗號、年度、室編件號、機構（問題）、保管期限。
--全宗號，檔案館給立檔單位的代號。本單位檔案無進館要求的，可不填寫。
--年度，檔案形成的年度，以四位數標註公元紀年，如2013。
--分類，統一採用年度-機構(問題)的分類方法分類。
--保管期限:歸檔檔案的保管期限的簡稱或**，可用文字表示(永久、定期30年、定期10年)，檔案檔號中用數字標示(1-永久、2-定期30年、3-定期10年)。
--件號，室編件號，即檔案排列的順序號，從「001」開始。
4.2.4.2蓋歸檔章應使用不褪色的紅色印泥。
4.2.5編目
4.2.5.1歸檔檔案應依據分類和件號順序錄入資料庫，編制歸檔檔案目錄(見圖2 )。
歸檔檔案應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目;**文與被**文為一件時，只對**文編目;來文、被**文應在附件中錄入題名、文號等資訊。歸檔檔案目錄設定:
件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註等專案。
--件號，室編件號，即檔案排列的順序號，從「001」開始。
--責任者，應填寫制發檔案的組織或個人，即檔案的發文機關或署名者，應填寫全稱或規範的簡稱(以公文發文的簡稱為標準)。沒有責任者的檔案，應考證後填寫;合同檔案應填寫簽約各方的單位名稱;多個責任者的應填寫主要責任者。
--文號，填寫檔案的發文字號或合同編號及相關編號。
--題名，應填寫檔案的標題，如果沒有標題或標題主題不明確的，可根據檔案內容擬寫標題加以補充，自擬標題外加「」號。
--日期，檔案形成的日期。可用8位阿拉伯數字標註年月日，如「20130112」，無日期的應考證填寫，日期不全(僅有「年」或「月」)應填寫年或月最後的日期。
--頁數，歸檔檔案應逐張編寫頁號(原檔案已有頁碼的可根據實際情況不再編寫)，檔案中有文字、圖樣的均為1頁;來文與復文為一件時頁號應連續，頁數相加。**文與被**文同理;頁數編寫位置可在正面右上角，反面左上角，按自然數從「1」標註。
--備註，填寫本條目檔案需要說明的情況。
4.2.5.2歸檔檔案目錄用紙幅面尺寸採用國際標準a4型(長x寬為297 mm×210 mm)
4.2.5.3還應編制備查檔案目錄(見圖3)。提供利用一般以機讀目錄為主，紙質的歸檔檔案目錄應列印裝訂成冊並編制封面(見圖5 )。
4.2.6裝盒
4.2.6.1歸檔檔案應根據年度、分類、保管期限按室編件號順序裝入檔案盒，盒與盒之間件號連續，每盒都應列印歸檔檔案目錄、填寫檔案盒脊背和備考表專案。
4.2.6.2對於檔案附件較多，且一盒裝不下的，允許一件多盒歸檔（應是同乙個檔號，多個盒號，頁號連續)，可在備註欄中註明該檔案的編號，備考表中註明該檔案共幾盒，本盒為第幾盒。
4.2.6.
3檔案盒封面應填寫或印上全宗名稱(單位全稱)。檔案盒外形尺寸(長/寬為310mm x 220mm)脊背厚度可以根據需要設定為20mm, 30 mm, 40 mm, 5omm; 60mm。
4.2.6.
4填寫並列印盒脊。盒脊應有全宗號(企業的全稱或簡稱)、年度、機構(問題)、保管期限、起止件號、盒號，其中起止件號填寫盒內第一件檔案和最後一件檔案的件號，中間用「-」連線，盒號即檔案盒的排列順序號。
4.2.6.5檔案盒應採用無酸紙製作。
4.2.7備考表
備考表置於盒內檔案之後，內容包括盒內檔案說明、整理人、檢查人和日期(見圖4 ):
--檔案情況說明應填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出
和銷毀等情況。若紙質檔案與電子光碟一併歸檔的，應在備考表中填寫不同儲存載體的檔案號，建立兩者的互見關係。
--整理人，整理人簽名，並填寫檔案整理完畢裝盒的日期。
--檢查人，檢查人簽名，並填寫對本盒內檔案檢查完畢的日期。
--日期，歸檔檔案整理完畢的日期
5入庫排架
歸檔檔案整理完畢入庫排架，庫房排架可採用按年度排架、或按保管期限-年度兩種排架方式。
5.1編制檢索工具
文書檔案管理
文書檔案管理 課程期末複習指導 第一部分課程考核說明 1 考核目的 通過本次考試，了解學生對本課程的基本內容的掌握程度，重點和難點的掌握程度，以及運用本課程的基本理論 基本方法來解決問題的技能，同時還可以考查學生在平時的學習中是否注意了理論與實際分析相結合。2 考核方式 本課程期末考試為開卷考試，考...
文書檔案管理
文書的作用 指導作用 規範作用 聯絡作用 記載憑證作用。文書的稿本有 草稿 定稿 正本 副本 存本 試行本 修訂本 各種文字文字。行文制度是公文在撰寫製作過程中必須遵守的規定和準則，主要包括行文關係 行文方向 行文方式和行文規則等方面的內容。認清行文關係 行文關係是指各級各類之間因檔案往來而構成的關...
文書檔案管理標準作業程式 成稿
一 目的 建立統一的公司檔案管理制度，明確檔案管理的原則和工作程式，發揮檔案在公司管理工作中的功效。二 適用範圍 適用於公司各單位，凡以公司或部門名義所形成的檔案資料，都應遵循此規則。三 工作職責 3.1 檔案員 負責全公司檔案管理，同時檔案員負責公司檔案的歸口管理，所有公司檔案 質量管理體系檔案 ...