一、目的
建立統一的公司檔案管理制度，明確檔案管理的原則和工作程式，發揮檔案在公司管理工作中的功效。
二、適用範圍
適用於公司各單位，凡以公司或部門名義所形成的檔案資料，都應遵循此規則。
三、工作職責
3.1 檔案員：負責全公司檔案管理，同時檔案員負責公司檔案的歸口管理，所有公司檔案（質量管理體系檔案、管理制度a類檔案、行政公文、外來檔案）的分發皆歸口其管理，負責檔案的編號、影印、發放、**以及原件的登記、保管、提供利用、存檔等工作。
3.2 各部門：根據本部門日常工作需要，負責制訂本單位相關的工作檔案和管理制度b類檔案，完善本單位的檔案體系。如需以公司名義發放的檔案，交由檔案員進行統一編號發文。
四、程式要點
4.1 檔案編制、審核和批准許可權
檔案編制、審核和批准許可權表如下：
序號檔名稱編寫部門審核部門/人員批准人員是否受控
1 質量管理體系檔案
質量手冊管理者代表組織管理者代表總經理是
程式檔案管理者代表組織管理者代表總經理是
工作手冊各相關部門管理者代表總經理是
2 管理制度
a類檔案公司職能部門制度涉及單位總經理是
b類檔案各部門（管理處） 本單位本單位負責人否
3 行政公文業務部門主管領導總經理否
4.2 受控檔案管理流程
4.2.1 受控檔案編制
質量管理體系檔案及a類管理制度檔案應有統一的內容格式，檔案編制人員應按照管理檔案的格式內容要求進行檔案的編寫。
4.2.2 受控檔案審批
1) 檔案編制後，按照規定的審批許可權，送交相應人員審批。受控檔案經批准人批准後交檔案員製發。
2) 受控檔案的審核人員必須對檔案的適用性負責。檔案的批准人必須對檔案的有效性和介面性負責。
3) 受控檔案的審查包括檔案內容和形式的審查。檔案內容的審核應注重在可操作性及協調一致性，檔案形式的審查包括檔案格式、標識、發放範圍等符合要求。
4.2.3 受控檔案分發歸檔
1) 檔案經批准後，由檔案員按照規範的受控檔案格式和檔案編號規則確定該文的檔案號，並予登記、排版、列印、校對後，交相關人員簽發。檔案應由檔案批准人確定檔案開始實施日期，並在檔案上做出說明。
2) 受控檔案的發放，由經理審核，檔案批准人批准，然後加蓋受控章後按發放範圍分發。
3) 受控檔案實行分級管理，公司檔案員負責受控檔案的發放、**、儲存和歸檔。
4) 檔案經審核批准後，原版檔案由檔案員歸檔。
5) 已批准發放的受控檔案的電子版要做好備份，分類存磁碟，並登記備查。
4.2.4 受控檔案的評價
1) 收文單位在檔案實施過程中如發現現問題等，應將有關資訊及時反饋給編制部門，以便及時修改更正。
2) 受控檔案實施後，由管理者代表或檔案批准人定期（每年一次）或適時地組織有關人員對檔案符合性、操作性進行評價，提出處理意見（如修改、改版等）。
4.2.5 受控檔案的丟失處理
受控檔案資料丟失後，使用人填寫檔案資料丟失報告，說明原因，部門負責人簽暑意見，由行政部提出處理意見，經總經理批准後，可補發新的檔案和資料。
4.2.6 管理制度b類檔案管理流程
各部門（管理處）參照受控檔案管理流程制定本部門管理制度檔案管理流程。各部門（管理處）制定的所有管理制度b類檔案應送乙份公司檔案員登記備案，並及時更新。
4.3 行政公文管理流程
4.3.1 發文
1) 以公司名義對內、對外行文的行政公文、信函由公司各相關負責人起草，指定由其它部門擬稿的除外。
2) 公文送公司領導簽發前，應由擬稿部門負責人核稿；公文如涉及到多個部門，要請相關部門會稿。主辦部門與會稿部門取得一致意見後行文。
3) 會稿和核稿時，起草人負責跟蹤和修改。公文核稿、會稿完畢後，交由公司總經理簽發，總經理簽發稿件為定稿。
4) 任何以公司名義蓋公司印章的發文，必須由總經理或總經理授權人批准簽發。
5) 發文稿簽發後，由檔案員根據規定的公文格式和公司制定的發文字號確定該公文的發文字號，並予登記後列印、校對、繕印、加蓋公章。
6) 發文稿及公文會稿表由檔案員歸檔。已批准簽發的公文電子版統一由檔案員歸檔，並做好備份，分類存磁碟，並登記備查。
7) 製文由相關人員按規定按發放範圍負責傳送，並請收件人簽收。
8) 以傳真件形式傳送的公文，傳真之後需加蓋"已傳真"章，原件仍按正常發文渠道傳送。
4.3.2 收文
1) 所有發往公司的外來檔案和總公司內部單位向公司的來文，統一由公司檔案員處理。公司任何部門不論從哪種渠道收到來文，必須將原件交公司檔案員處理，不得私自處理。
2) 對於外來檔案，公司檔案員收到來文後，進行收文登記，送總經理批示處理意見；對於總公司內部來文（含區域網來文），要求辦理的，由檔案員送總經理批示處理意見。
3) 對於總公司內部來文（含區域網來文），屬各類管理檔案、計畫、辦法、紀要等知照性檔案，需相關部門傳閱的，由編制傳閱登記表，送總經理批示。
4) 檔案員按總經理批示意見，將來文及批示影印後送有關部門傳閱或承辦，原件歸檔
5) 來文需要傳閱的，傳閱件在所有傳閱人簽名後交回檔案員歸檔。
4.3.3 公司內部檔案傳遞、審批
1) 公司內部的請示、報告統一交由檔案員登記，附發文登記表送總經理批示意見。
2) 檔案員根據批示意見和確定的發文範圍送相關部門處理。
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