一、目的
規範倉庫管理工作，確保對倉庫物品進行安全、高效、有序的管理。
二、適用範圍
使用於物業部下屬各處的倉庫管理工作。
三、職責
1、公司採購員負責物品的採購工作。
2、倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續的辦理庫存物品的保管。
3、公司/各處財務會計負責物品的核算。
4、公司財務部主管負責倉庫管理工作的監督。
四、程式要點
1、庫存物品的限額標準
(1)日常消耗物料的庫存限額：
①一般為每月平均消耗量的兩倍；
②特殊情況另行處理。
(2)常備的零件物品的庫存限額：
①一般為每月平均消耗量的3倍；
②特殊情況另行處理。
(3)各處庫存物品的總額，應控制在該處管理費用收入加其他各項經營收入的總和的40%以下。
2、物品採購的申請
(1)倉庫管理員原則上應在每月25日前根據倉庫實際庫存量，編制下月物品採購計畫。
(2)當倉庫物品低於規定的庫存限額時，應及時填製所需物品的採購計畫。
(3)倉庫中無儲存的零星、應急物品由使用部門負責人填製採購計畫。
(4)倉庫管理員應在每月28日前將採購計畫交公司財務部主管審核。
(5)公司財務部主管依據下列內容審核：
①倉庫實際庫存量；
②當月實際消耗量；
③庫存物品的限額標準；
④下月預計消耗量；
⑤下月資金預算。
(6)財務部經理審核：
①採購計畫不合理的，應及時予以調整申購計畫；
②採購計畫合理的，財務部主管應在財務審核欄內簽署姓名、日期。
(7)採購計畫在每月30日前報公司總經理審批。
(8)總經理審核同意後，交採購員按照《採購管理標準作業程式》中的相關規定進行採購。
3、物品的入倉程式
(1)物品的入倉程式：
①採購員原則上應在物品採購回來的當日，將物品送交倉庫驗收，特殊情況不能在當日入倉的，應報經營部經理批准後另行處理；
②如採購員通知物品**商送貨上門，採購員應陪同**商一起到倉庫驗貨；
③倉庫管理員應對符合購買計畫的物品按照《物品驗收標準作業程式》中的相關規定進行驗收；
④經驗收合格的物品，倉庫管理員應開具《物品入庫單》，並將物品分類存放；
⑤倉庫管理員應根據當天的物品驗收單，及時登記物品明細帳；
⑥倉庫管理員應在每日下班前，將《物品入庫單》彙總後，交管理處財務會計根據《會計核算標準作業程式》中的相關規定進行賬務處理。
(2)退回物品的入倉程式：
①相關人員將未使用完的物品送到倉庫；
②倉庫管理員應根據核查結果，按照《物品驗收標準作業程式》中的相關規定進行驗收：
——合格品，填寫《物品入庫單》，在備註欄內填寫「退回物品入庫」字樣，存入合格品存放區內；
——不合格品，填寫《不合格品處理表》（詳見《物品驗證標準作業程式》）後存放在不合格品區等待處理。
③倉庫管理員應在每日下班前，根據退回的《物品入庫單》，登記倉庫物品明細賬，並將《物品入庫單》彙總後交管理處財務會計按照《會計核算標準作業程式》中的相關規定進行相關的賬務處理。
(3)裝置工具的入倉程式：
①新採購的工具按物品的入倉程式執行；
②以舊換新的裝置工具入倉程式：
——經辦人應憑其所在各部經理簽名確認的《工具領用單》到倉庫辦理舊工具入倉手續；
——倉庫管理員經檢查無誤後予以辦理入倉手續，同時在使用《工具登記卡》上由經辦人簽名確認；
③退還的裝置工具入倉程式：
——倉庫管理員根據使用人的《工具登記卡》上的專案，逐項清點退還工具；
——倉庫管理員按照《物品驗證標準作業程式》中的相關規定對退回的裝置工具進行驗收；
——倉庫管理員應在《工具登記卡》上登記，並由使用人所在部門負責人簽名確認後存檔。
④借用工具入倉程式：
——工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理乾淨；
——倉庫管理員在根據裝置工具的領用記錄，按照《物品驗收標準作業程式》中的相關規定進行驗收；
——倉庫管理員應及時在《工具領用登記卡》上登記。
4、倉庫物品的存放管理
(1)物品存放倉庫的自然條件：
①有通風裝置；
②光線充足；
③面積寬敞。
(2)倉庫物品的存放分類：
①易燃、易爆與揮發性強的物品；
②吸水性強、容易發潮、發霉和生鏽的物品；
③常用工具、材料和配件等；
④易碎、易損物品；
⑤食品類。
(3)物品存放倉庫的區域劃分：
①合格物品存放區；
②不合格物品存放區；
③待檢物品存放區。
(4)倉庫區域劃分的方法：
①在貨架上標識並隔離；
②劃線掛標牌。
5、倉庫物品的存放要求：
①易燃、易爆與揮發性強的物品應單獨設定倉庫存放，存放時應注意：
——周圍無明火、遠離熱源；
——擺放在地下；
——配備滅火器；
——保持包裝完好；
——庫房結構堅固，門窗封閉牢固；
——庫房門內開。
②吸水性強、容易發潮發霉和生鏽的物品存放時：
——用經過防火處理的貨架處置；
——放在乾燥的地上或貨架上；
——配備防潮通風設施。
③常用工具、材料和配件等：
——不規則物品，用盒或袋裝好後擺放；
——規則的物品整齊的擺放在貨架或地上；
④易碎易損的物品：
——體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上；
——體積較大的，應靠牆立放，放置上方不懸掛物品；
——放置位置有膠墊。
⑤食品：
——放置在經過防水處理的貨架上；
——配備通風、防潮設施。
5、倉庫物品的領用管理
(1)物品的領用程式：
①物品領用人應憑其所在各部經理簽字確認的《領料單》到倉庫辦理材料領用手續；
②倉庫管理員根據《領料單》上所列品種，逐一發放；
③倉庫管理員根據《領料單》內容登記倉庫物料發放明細登記；
④倉庫管理員應於每日下班前，將《領料單》彙總後交管理處財務會計核對，並根據《會計核算標準作業程式》中的相關規定進行相關的賬務處理。
(2)工具的領用管理：
①工具使用人應憑其所在各部經理簽名確認的《領料單》到倉庫領用工具；
②倉庫管理員應根據使用人《工具領用卡》的記錄，核對原卡上的領用工具是否有重複現象：
——如經核對，已有領用記錄，但沒有報廢或其他處理記錄，倉庫管理員應拒絕發放；
——如經核對沒有該工具的領用記錄，將工具發放給領用人後，並在工具領用卡》上登記。
③倉庫管理員應在每日下班前將工具《領料單》，彙總後交管理處財務會計核對，財務部會計根據《會計核算標準作業規程》中的相關規定進行相關的賬務處理。
(3)借用工具的領用程式：
①凡因工作需要借用工具的人員，應憑其所在各部經理簽名確認的《工具借領單》，到倉庫辦理工具借用手續；
②維修人員也可憑有效的維修單借用工具；
③倉庫管理員根據《工具借領單》，與倉庫建立的借用工具登記卡核對無誤後發放；
④倉庫管理員對借用的工具應根據規定的歸還期限督促借用人按時歸還。
6、倉庫物品報廢的管理
(1)報廢的標準：
①物品到有效期；
②客觀原因造成物品工具已無使用價值的；
③按其他有關規定需報廢。
(2)物品報廢的程式：
①報廢物品經辦人憑其所在各部經理簽名確認的《物品報廢單》到倉庫辦理物品報廢手續；
②倉庫庫存的物品報廢，由倉庫管理員負責填寫《物品報廢單》；
③倉庫管理員準備好報廢物品的關有原始資料：
——入庫時間；
——物品效能介紹；
——使用時間；
——使用說明；
——其他有關資料。
④公司財務部主管或管理處會計，應組織相關人員驗證，並填寫《物品驗證記錄》；
⑤報廢物品單位價值在1000元以上的，由倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗證記錄》報公司總經理審批；
⑥報廢物品單位價值在1000元以內的，由倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗證記錄》交管理處經理審批；
⑦倉庫管理員根據審批意見，將報廢物品的相關財務資料交管理處財務會計按照《會計核算標準作業程式》中的相關規定進行相關的賬務處理。
7、倉庫物品的清點
(1)每月25日前，倉庫管理員應對倉庫內物品進行逐一清點。
(2)根據清點結果，填寫《庫存物品盤點表》。
(3)倉庫管理員應將庫存物品明細賬的餘額和盤點表上的實物作額進行核對：
①經核對無誤的，倉庫管理員應根據當月發生的入庫單及出庫單，編制《庫存物品進、耗、存表》，同時編制下月採購計畫；
②如經核對有誤：
——實物多於賬面餘額的，應報管理處財務會計根據《會計核算標準作業程式》中的相關規定進行賬務處理；
——如實物少於賬面餘額的，原則上視具體情況依據公司相關程式處理。
(4)倉庫管理員應在28日前將當月《物品盤點表》、《物品進、耗、存表》、《物品申購計畫表》報送公司財務部主管審核。
(5)公司財務部會計應於每月25~31日對倉庫物品進行抽樣或全部核對，並在當月31日前將核對結果報財務部主管。
8、倉庫物品管理資料的保管
(1)管理處財務會計應在每月末將倉庫物品的財務原始單據編制記賬憑證、登記賬簿，並根據《會計核算標準作業程式》中的相關規定進行賬務處理。
(2)倉庫物品管理的財務資料交財務部經理審核無誤後，加密在管理處財務部長期儲存。
9、倉庫物品的管理情況，作為財務部相關人員績效考評的依據之一。
五、記錄
1、《物品入庫單》
2、《領料單》
3、《工具借領單》
4、《工具登記卡》
5、《物品盤點表》
6、《倉庫物品進、耗、存報表》
六、相關支援性檔案
1、《採購管理標準作業程式》
2、《物品驗收標準作業程式》
3、《行政處罰標準作業程式》
倉庫管理標準作業程式
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