資訊是工作賴以開展的前提，是領導決策的依據，資訊是工作改革創新發展的保障。現如今，工作中書寫文稿、列印、儲存、傳送等操作，很大程度上利用了先進的計算機和通訊技術手段，但是目前沒有乙個高效的資訊管理平台，妨礙了資訊的集中儲存和及時共享，不便於加工利用，是制約資訊化進一步拓展應用的瓶頸。就當前辦公現狀及存在的問題分析如下：
（一） 檔案資訊在各工作人員的電腦中分散儲存，很難做到完整，也不利於共享和保管。在辦公過程中，只是將紙質檔案、卷宗按規定進行了集中存檔，還有大量的電子文稿，**、錄音、錄影等有價值工作資訊檔案，需要長久保管和應用。目前，資訊檔案存放在每個人員各自的電腦上或u盤中，甚至很隨意儲存在乙個資料夾內。
對乙個單位或乙個部門是一種分散型的、不安全的資訊管理狀態，不能夠做到及時充分的共享資訊資源，不利於協作辦公，也不保證能夠長久的保管。如果遇到工作人員調動崗位、公升遷、離職等情況時，不利於交接，也容易丟失。
（二） 檔案資訊在上下級之間、部門之間、人員之間多數是人工方式流轉。工作中除了標準公文處理以外，還存在大量的日常的事務處理。這些橫向或縱向的部門之間、上下級之間和人員之間的事務，平時靠上門遞交、傳真、**等方式進行。
文件資訊的儲存本身是電子格式，卻使用手工方式傳送，還需要做列印、影印工作，不僅浪費紙張和時間，也增加了勞動強度，有時人員之間還相互干擾工作。除此之外，人員都在各自的部門辦公，資訊卻不能實時溝通和使用；作為領導無法及時的掌握一線的一手資訊，資訊了解不夠全面、及時，也不利於決策工作。
（三） 由於手工方式辦公，造成資訊的不連續性，零散資料很難相互關聯。一件工作事項涉及多部門、多人員，事前、事中、事後會形成各種形式資料，紙質材料應按卷宗方式進行保管，同樣電子資訊材料也需要以卷宗形式儲存。目前工作中儲存這些材料隨意性大，一般是按時間推移，流水性的存放在電腦中，很難將一件工作的材料**在一起存放，這樣既不能閱覽整體事件的全貌，也不能反映前後形成歷程。
（四） 工作資訊不能實時獲取，不利於領導監督工作，不利於為領導決策提供全面的資訊。工作中上級領導需要及時了解下級的工作狀態，以及每項工作的進展情況。目前只能靠下級匯報的方式被動的接收工作資訊，做不到自主實時的獲得全方位資訊，因此不能及時掌握每個人工作狀態，每件事的進展程度，不能全面反映乙個單位、乙個處室的整體工作，不利於自我監督和領導監控，不利於一件事的督辦完成，不利於領導決策提供全面的資訊。
（五） 檔案資料及文件資訊收集不齊全、存放不統一，不能實時共享，直接造成檢索難，查閱不方便。紙質資料不易翻閱，即便是電腦中的電子檔案，也是依靠人工記憶去查詢，不能快速定位，常常發生應用時確不能找到的尷尬現象。以手工方式採集、傳遞、接收、歸檔資料資訊，容易造成內容殘缺不全，影響了資料資訊的完整性、真實性和連續性。
往往是「拿出來一攤，翻起來一片，查起來沒法」，根本不能適應資訊化發展的要求。
以上五種情況是客觀存在的，是現有辦公條件造成的，隨著時代發展，新科技不斷進步，應用先進的計算機和通訊技術手段，需要建設乙個安全、可靠、高效的資訊網路和電子化辦公管理系統解決當前的問題。
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