xx投資****
2011 06 22
1目的為加強本公司文書檔案規範化管理、立卷的順利進行、查詢便利有效、使用方便，特制定本制度。
2.歸檔範圍
1）文書材料
a.重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議演示文稿、會議記錄等。
b.上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等檔案材料。
c.本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
d.本公司的請示與上級機關的批覆。
e.本公司反映主要職能活動的報告、總結。
f.本公司的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及演示文稿。
g.本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
h.本公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分的檔案材料。
i.本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
2）聲像材料：剪報、**、錄音、錄影等。
a.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
b.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；
c.本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
d.涉及本公司權益的聲像資料。
e.其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。
f.其它具有儲存價值的聲像資料。
3、檔案管理人員的職責
1）了解本工作業務，掌握檔案材料的歸檔範圍，收集、管理相關部門的檔案材料。
2）認真執行平時歸檔制度，對承辦的檔案材料及時收集歸卷。
3）承辦人員借用檔案材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理借用檔案材料登記手續。
4、檔案材料的收集管理
1）各部門均應指定專(兼)職人員，負責管理本部門的檔案材料，並保持相對穩定。文件管理人員應保證經辦檔案的系統完整，工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
2）凡本公司發出的公文(含定稿和乙份列印的正件與附件、批覆請示、**檔案含被**的原件)一律由辦公室統一收集管理。
3）一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的檔案材料，由主辦部門收集歸卷。會議檔案由會議主辦部門收集歸卷。
4）公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動，返回後須將會議的主要檔案資料交檔案管理人員辦理歸檔手續。
5）本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向辦公室辦理歸檔手續。
5、檔案材料管理質量要求
1）案卷質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
2）歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3）卷內檔案材料應按非列順序，依次編寫頁號。
6、檔案材料儲存期限
檔案儲存期限除**有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1）永久儲存：
公司章程；
股東名簿；
董事會及股東會紀錄；
組織規程及辦事細則；
財務報表；
**機關核准檔案；
不動產所有權狀及其他債權憑證；
工程設計圖；.
其他經核定須永久儲存的文書；
在職公司職員資訊表/檔案。
2）十年儲存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計畫資料；4.其他經核定須儲存10年的文書。
3）五年儲存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定儲存5年的文書。
4）一年儲存：結案後無長期儲存必要者。
5）規章由規章管理部門永久儲存，使用部門視其有效期間予以儲存。
7、檔案材料的保護和清潔整理
1）管檔人員應隨時維護檔案清潔，以防潮濕、防蟲蛀腐朽。
2）已屆儲存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總監核准，並於目次表的附註欄內註明銷毀日期。
3）保管期限屆滿的檔案中，部分經核定仍有儲存參考價值者，管檔人員應註明部分銷毀之日期。
8、檔案材料的借閱程式
1）各部門經辦人員因業務需要需借閱檔案時，應填具"檔案材料借閱申請單"經其部門主管核准後向管檔人員借閱。
2）管檔人員接到"檔案材料借閱申請單"經核查後，取出該項檔案，並於"檔案材料借閱申請單"上填註借出日期，將檔案交與借閱人員。"調卷單"則依預定歸還日期之先後整理，以備稽查。
3）"檔案材料借閱申請單"以一單一案為原則，當天借閱當天歸還。
4）借閱人員對於所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。
5）借閱人員借閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員借閱同一檔案時，應經借閱變更登記，不得私自授受。
6）檔案歸還時，經管檔人員核查無缺頁、破損後，於"檔案材料借閱申請單"填註歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾。"檔案材料借閱申請單"由管檔人員留存備查。
9、《文書檔案管理規範》附則
本規範由人力資源行政部負責解釋，自發布之日起執行。
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