中華人民共和國檔案行業標準歸檔檔案整理規則
（國家檔案局2023年12月6日發布，自2023年1月1日起施行)
1、範圍本標準規定了歸檔檔案整理的原則和方法。
本標準適用各級機關、團體和其他社會組織。
2、定義
本標準採用下列定義。
2.1歸檔檔案
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存和各種紙質檔案材料。
2.2歸檔檔案整理
並歸檔檔案以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3件
歸檔檔案的整理單位。一般以每份檔案為一件，檔案正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，**文與被**文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
3、整理原則
遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。
4、質量要求
4.1歸檔檔案應齊全完整。已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易退變的檔案應予複製。
4.2整理歸檔檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5、整理方法
5.1裝訂
歸檔檔案應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；**檔案在前，被**文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2分類
歸檔檔案可以採用年度－－機構（問題）－－保管期限或保管期限－－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗保持分類方案的穩定。
5.2.1按年度分類
將檔案按其形成年度分類。
5.2.2按保管期限分類將檔案按劃定的保管期限分類。
5.2.3按機構（問題）分類
將檔案按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取捨）。
5.3排列歸檔檔案應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議檔案、統計報表等成套性檔案可集中排列。
5.4編號
歸檔檔案應依分類方案和排列順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設定全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設定機構（問題）等選擇項（見圖a1。圖中「*」號欄為選擇項，不選用時無須設定。
以下同）
5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2年度：檔案形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年，如1978。
5.4.3保管期限：歸檔檔案保管期限的簡稱或**。
5.4.4件號：檔案的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔檔案整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按檔案排列順序從「1」開始標註。館編件號按進館要求標註。
5.4.5機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化簡稱。
5.5編目
歸檔檔案應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔檔案目錄。
5.5.1歸檔檔案應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔檔案目錄設定件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註等專案（見圖a2）。
5.5.1.1件號：填寫室編件號。
5.5.1.2責任者：制發檔案的組織或個人，即檔案的發文機關或署名者。
5.5.1.3文號：檔案的發文字號。
5.5.1.4題名：檔案標題。沒有標題或標題不規範的，可自擬標題，外加「」號。
5.5.1.5日期：檔案的形成時間，以8位阿拉伯數字標註年月日，如19990909。
5.5.1.6頁數：每一件歸檔檔案的頁數。檔案中有**的頁面為一頁。
5.5.1.7備註：注釋檔案需說明的情況。
5.5.2歸檔檔案目錄用紙幅面尺寸採用國際標準a4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3歸檔檔案目錄應裝訂成冊並編制封面。
歸檔檔案目錄封面可以視需要設定全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等專案（見圖a3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
5.6裝盒
將歸檔檔案按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表專案。
5.6.1檔案盒
5.6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310 mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設定為20mm、30mm、40mm等（見圖a4a）。
5.6.1.
2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設定全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設定機構（問題）等選擇項（見圖a4b、圖a4c）。其中，起止件號填寫盒內第一件檔案和最後一件檔案的件號，中間用「－」號連線；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2備考表
備考表置於盒內檔案之後，專案包括盒內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。
5.6.2.1盒內檔案情況說明：填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2整理人：負責整理歸檔檔案的人員姓名。
5.6.2.3檢查人：負責檢查歸檔檔案整理質量的人員姓名。
5.6.2.4日期：歸檔檔案整理完畢的日期。
附錄a(提示的附錄)
附錄a（提示的附表）
歸檔章、歸檔案檔案目錄、檔案盒及備考備考表圖示
圖a1歸檔章樣
備註：1、總的長×寬為45mm×16 mm
2、每一小格長×寬為15mm×8 mm
圖a2：
歸檔檔案目錄
圖a3歸檔檔案目錄封面式樣
國家檔案局8號令
《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期陰規定》已經2023年9月19日國家檔案局局務會議審議通過，現予公布，自公布之日起施行。
局長：楊冬權
2023年12月18日
機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定
第一條為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定檔案材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所儲存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條本規定中的機關檔案材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條機關檔案材料歸檔範圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料；
（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的檔案材料；下級機關報送的重要檔案材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的檔案材料。
第四條機關檔案材料不歸檔範圍是：
（一）上級機關的檔案材料中，普發性不需本機關辦理的檔案材料，任免、獎懲非本機關工作人員的檔案材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關檔案材料中的重份檔案，無查考利用價值的事務性、臨時性檔案，一般性檔案的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊儲存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、**記錄，機關內部互相抄送的檔案材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的檔案材料，有關工作參考的檔案材料；
（三）同級機關的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料；
（四）下級機關的檔案材料中，供參閱的演示文稿、情況反映，抄報或越級抄報的檔案材料。
第五條凡屬機關歸檔範圍的檔案材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第六條機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性檔案材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等檔案材料；
（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性檔案材料；
（七）上級機關製發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料；
（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料。
第八條定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務檔案材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性檔案材料；
（四）本機關一般性事務管理檔案材料；
（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關製發的屬於本機關主管業務的一般性檔案材料；
（七）上級機關和同級機關製發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料；
（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計畫、總結、統計、重要專題報告等檔案材料。
第九條機關形成的人事、基建、會計及其他專門檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。
第十條機關對應歸檔電子檔案的元資料、背景資訊等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質檔案材料中，有檔案發文稿紙、檔案處理單的，應與檔案正本、定稿一併歸檔。
第十一條機關聯合召開會議、聯合行文所形成的檔案材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的複製件或其他形式的副本歸檔。
第十二條各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際；編制本機關的檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後執行。
文書檔案管理
文書檔案管理 課程期末複習指導 第一部分課程考核說明 1 考核目的 通過本次考試，了解學生對本課程的基本內容的掌握程度，重點和難點的掌握程度，以及運用本課程的基本理論 基本方法來解決問題的技能，同時還可以考查學生在平時的學習中是否注意了理論與實際分析相結合。2 考核方式 本課程期末考試為開卷考試，考...
文書檔案管理
文書的作用 指導作用 規範作用 聯絡作用 記載憑證作用。文書的稿本有 草稿 定稿 正本 副本 存本 試行本 修訂本 各種文字文字。行文制度是公文在撰寫製作過程中必須遵守的規定和準則，主要包括行文關係 行文方向 行文方式和行文規則等方面的內容。認清行文關係 行文關係是指各級各類之間因檔案往來而構成的關...
文書檔案管理標準
附件1 文書檔案歸檔標準 1主要工作依據 1.1 歸檔檔案整理規則 da t 22 2000 1.2 電子公文歸檔管理暫行辦法 國家檔案局第6號令 1.3 企業檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局第10號令 1.4 企業檔案工作規範 da t 42 2009 2管理職責 2.1檔案部門是文書檔...