投稿單位：佛山市南海聯晟土地資源開發****
投稿人：陳偉偉
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企業文書是企業在日常生產、技術、經營管理過程中形成並使用的具有特定內容和慣用格式的一種應用文體，是企業資訊資源進行集中管理的重要環節。本文結合在企業實際檔案整理工作中的一些想法，就當前企業文書檔案整理收集中存在的問題、問題產生的主要原因及如何做好文書檔案收集整理工作，簡單談談自己的看法。
一、文書檔案收集整理過程中存在的問題
隨著社會的發展進步，越來越多的高科技手段被用到檔案整理工作中，為文書檔案的整理帶來了諸多便利。同時，人們對檔案整理的重視度也不斷增強，檔案管理工作在企業已不斷完善。但是，總體而言，企業文書檔案在收集整理過程中還存在諸多問題。
（一）檔案資料收集不全面
由於企業對文書檔案的認識程度不高，在實際整理收集過程中，往往只注重收集紅標頭檔案，對於其他檔案，比如工作資訊、會議紀要、工作計畫與總結、合同等檔案，並沒有收集企業，往往存在多頭管理，而又不能將原件全面歸檔的問題，導致該型別的重要檔案丟失，給以後需要查考該類檔案時，缺乏依據。
（二）檔案資料收集缺乏系統性
現在，在一般企業內，並不能設定專職檔案管理部門，檔案收集整理工作往往由辦公室文秘人員承擔，而該部分工作人員往往也並非專業檔案專業出身，對檔案工作不是特別熟悉，因此，在收集整理檔案工作中，往往按照自己的思路進行，在收集材料過程中，不注重檔案材料的系統性，往往存在交叉收集、交叉整理的問題，這給以後檔案資料系統工作帶來一定的麻煩。
（三）檔案資料收集不規範
目前，有關企業，特別是一些小的企業，辦公室人員特別是文秘人員流動性大，不同的工作人員，有自己不同的檔案整理模式，往往存在乙個不好的情況，就是後來的檔案工作人員找不到前面的檔案，這就是由於檔案資料不規範導致。目前，相當多的企業，並沒有完備的檔案管理制度，給檔案整理工作帶來了諸多困難。
（四）檔案資料收集進度緩慢
在企業的實際工作中，檔案工作是一項繁瑣且細緻的事情，現在，各企業在實際工作中，形成的檔案檔案資料逐漸增多，檔案工作人員往往收集整理進度緩慢，不能在有效的時間內完成。
二、問題產生的主要原因
企業往往重視經營，而檔案工作往往得不到重視，逐漸被邊緣化，企業內檔案工作的開展也比較困難，主要由以下一些原因：
（一）企業工作人員缺乏歸檔意識和檔案知識
企業內檔案工作人員由於不懂得檔案知識，也缺乏有效的指導和培訓，往往認為只有紅標頭檔案才是最重要的，才需要整理，忽略了其他資料的整理，加上檔案意識薄弱，久而久之，便造成了檔案資料收集不齊，資料丟失等問題。
（三）缺乏行之有效的檔案管理制度
各企業雖然都能制定一些管理制度，包括檔案管理制度，但是，在實際操作過程中，往往不能嚴格執行，同時，檔案管理制度陳舊，不能與時俱進，往往導致不同的人，使用不同的整理模式，非常不利於檔案查詢工作。
（三）缺乏專職檔案工作人員
現在各企業從事檔案工作的人員，往往都不是檔案管理專業，沒有系統的學習檔案知識，往往是延續前任的做法，缺乏思考和創新，對各類檔案，收到什麼就整理什麼，對於發給業務部門的檔案，缺乏有效的登記、對檔案的質量不能嚴格把關，存在大量的應歸檔而未歸檔檔案，造成了企業檔案資料的重大損失。
（四）檔案延續性存在問題
在實際工作中，往往存在乙個問題，就是現任檔案工作人員只負責任職期間的檔案整理，對於接手前的檔案不負責任，同時，與前檔案工作人員在檔案的交接上，不認真負責，往往丟失很多檔案資料。我在實際工作中就遇到過，乙個企業改制後，新換了一批工作人員，在與前工作人員交接時，發現以前的文書檔案完全丟失，這給企業的後續經營發展帶來很多困難。
三、如何做好文書檔案的收集整理工作
為能不斷完善檔案的收集整理工作，做到科學化、規範化的進行檔案整理工作，筆者認為可以從以下乙個方面加以完善。
（一）企業加強對檔案工作的重視
企業檔案收集整理工作，是企業資訊資源管理的重要環節，對於企業的經營發展非常關鍵。各企業要從思想上加強對檔案工作的重視，配置合理的檔案工作環境與工作人員，便於檔案工作的有效開展。
（二）完善檔案整理工作相關管理制度
企業要在檔案部門的指導下，根據企業工作實際，制定行之有效的檔案管理制度，明確歸檔範圍、歸檔時間、歸檔年限等，有效指導相關工作人員開展檔案管理工作。
（三）加強檔案整理的培訓與學習
（四）設定專職檔案工作人員
有條件的企業可聘請專業的檔案專業人員從事檔案工作，條件暫不成熟的企業需要加強學習和培訓，力求做到規範化、科學化的進行檔案整理收集，確保不丟失乙份檔案，確保檔案的系統性。
佛山市南海聯晟土地資源開發****
二○一一年十二月十六日
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