第一章檔案概論
第一節檔案的起源與沿革
一、檔案的起源
關於檔案的起源，主要有以下四種觀點：
第一種觀點認為：在國家誕生以後，產生了文字，用文字記錄國家的各種事務，就形成了檔案。
第二種觀點認為：在原始社會末期產生了原始的文字，國家產生後，用文字記錄國家的各種事務，形成了檔案。
第三種觀點認為：在原始社會末期產生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項事務，就形成了比較原始的檔案。國家形成後，形成了比較有條理的檔案。
第四種觀點認為：原始社會的結繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國家形成後，形成了比較有條理的檔案。
1、2條又稱為階級社會產物論，又稱為文字、國家條件說。3、4條又稱為原始社會產物說。
二、檔案的沿革
檔案的沿革可以從以下分析：
1、載體沿革
檔案按載體可分為：甲骨文檔、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案 、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案等。
2、名稱的沿革
a、「檔案」在商代稱為「冊」；周代稱為「中」；秦漢稱為「典籍」 ；魏晉以後稱「文書」、「文案」；唐、宋以來稱「文捲」、「案卷」、「案牘」
b、「檔案」一詞，一般認為初見於清代。
a、順治十八年（2023年）的官府文書中，有「檔案」一詞的使用，即「查得順治十四年四月臣部題定檔案」。
b、康熙十九年（2023年）「起居注」 ：「上問馬哈喇之父與叔父皆歿於陣，部中無檔案。」
c、楊賓《柳邊紀略》(成書於2023年，康熙四十六年)
說：「邊外文本，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書於紙者，亦呼為牌子、檔子矣
d、鄭州大學文博學院王金玉、王永的文章，認為「檔案」一詞自清崇德三年（明崇禎十一年）即開始應用，比《柳邊紀略》早了60年，「檔案」的原始涵義指倉庫財物類的登記簿。（見王金玉、王永《「檔案」詞源新證》，《中國檔案》2023年2期。）
檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。
案，在《說文解字》中解釋為：幾屬。
由此引伸，把處理乙個事件的有關文書作為一案。
3、英文archive[`a:kaiv]，n.檔案、記錄、檔案，相當於中文「檔案」一詞。
複數archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。
第二節檔案的定義
列寧:「定義可能有許多，因為物件有許多方面。」
下定義最常用的方法是：「屬」加「種差」。採用這種方法，可以給檔案下乙個定義：
檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄儲存起來以備查考的，文字、影象、聲音及其它各種方式和載體的檔案。
也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的儲存起來以備查考的檔案。
除了這種表述外，還可以表述為：國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，儲存備查的文字、影象、聲音及其他各種形式的原始記錄。
為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。
另外再介紹《檔案法》上的定義。
《中華人民共和國檔案法》於2023年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，2023年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正。
第一章「總則」第二條「本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。」
這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。第一種定義是把「檔案」作檔案所屬，第二種定義是把「原始記錄」(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的就是國內外常用的較為廣義的檔案。 所謂廣義的檔案，它不僅指常規的機關文書，也包括技術檔案、文藝手稿以及其它各種檔案材料。
第三節檔案定義的涵義
一、檔案**
從形成者看**，有三類：機構 、組織 、個人。
中國大陸以前不承認個人擁有檔案合法性，不重視個人檔案，因此許多個人儲存的檔案，沒有集中到乙個檔案館保管，相應地削弱了有些檔案的利用價值。而國外有些國家則不同，一些檔案管理機構承認個人擁有檔案，並鼓勵個人把檔案存入管理機構，而管理機構只起一種代為保管的作用。但是2023年公布的《中華人民共和國檔案法》規定檔案有三種所有形式：
國家所有、集體所有、個人所有。
二、檔案形成
檔案是由文書轉化而來的。轉化條件有三：
（一）辦理完畢的檔案才能成為檔案
所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文字處理程式，不能理解為一切檔案都要把檔案中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：
1、檔案內容要求馬上辦理完畢，並且已經辦理完畢。
2、檔案內容要求長期執行（辦理），但只要完成了文字處理程式也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經濟遠景規劃等，只要經過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執行也算辦理完畢。
3、不需要具體辦理，只需完成文字處理程式就算辦理完畢
從這個角度來看，可以說「檔案是檔案的前身，檔案是檔案的歸宿」。
（二）具有一定查考利用價值的檔案，才能成為檔案。
從這個角度來看，可以說「檔案是檔案的基礎，檔案是檔案的精華」。
（三）按照一定的規律儲存起來的檔案，才能最後成為檔案
從這個角度來看，可以說「檔案是檔案的因素，檔案是檔案的組合。」
三、檔案的形式：
檔案資訊的記註方式很多，載體也多種多樣。
從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁碟、光碟等。
表達方式基本有三種：文字、影象、聲音；
從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄影等。
從檔名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏摺、牌等，近代有令、布告、諮、呈。現代有計畫、報告、請示、批覆、會議記錄等。
從型別上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。
四、檔案內容：
檔案內容反映了人們各種社會活動，即檔案內容上的特徵是：
1、十分豐富，無所不包
乙個國家的全部檔案記載著國家的誕生和發展，政治、經濟、軍事、文化等各種各樣的內容；乙個機關的檔案記載著機關開展工作和生產活動的資訊。從古到今的檔案，數量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。
2、原始性
檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。
檔案不是人們有意識編寫、加工的，而是為完成某項工作自然地形成的。對於後人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。
原始性和真實性的區別：
從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每乙份檔案，大多數是真實的，部分檔案並非如此，主要有兩種情況：
一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案；
二是檔案內容失真，形成是真實的，但其內容不真實；
因此，我們應該辯證地看待這個問題。
一方面我們不能百分之百地不加鑑定、不加分析地相信檔案的真實和可靠性，但也不能懷疑一切。應當看到絕大部分的檔案是真實的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實的，但這些也有儲存價值，不能隨意銷毀、塗改。
第四節檔案與相關事物的比較
一、檔案與圖書的比較
1、不同方面
a、檔案並非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的
b、數量不同。檔案往往是原稿原件，一般只儲存幾件或一件（孤本），失而不可復得，同一種圖書往往印刷成千上萬冊。
c、作用不同。檔案是歷史的原始記錄（並非全是真實記錄），絕大多數檔案具有信證作用，同時在社會生活各個方面都產生重要作用，圖書一般沒有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書的作用是傳播知識。
d、保密性不同。少部分檔案含有一定的機密，不能向社會隨意開放（但並不排斥向某些人開放）；圖書基本上是公開發行，不需要保密。（但並不排斥有些"內部交流"之類）。
e、形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，並且手寫體較多，而圖書主要是一本本裝訂完好的，印刷體佔絕大多數。
2、 相似之處
a、兩者目前都以文字記錄為主
b、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的資訊量，都是屬於資訊資源的範疇。
c、在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補。（如利用一些檔案資料寫成圖書，由於種種原因，原檔案不見了，就可用所寫的圖書代為檔案）。
二、檔案與情報的比較
1、情報的本質屬性是：
a、情報的根本屬性之一是知識。
b、有一定利用價值的知識才具有情**值。
c、情報是知識運動的過程之一，即情報是傳遞著的知識。
2、兩者的比較
情報比檔案的內涵豐富，涉及的範圍更廣；另一方面，它始終處於傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。
三、檔案與文物的比較
文物是留存下來的具有歷史、藝術、科學價值的遺物。
大多數文物和檔案屬於兩種不同的事物，如古文化遺址、建築、工藝品、墓葬、圖書資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、簡牘、甲骨文、契約、古代書信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交叉性。這些東西，明清以前的一般都儲存在文博部門
四、檔案和文獻的比較
文獻的範圍相當廣，人類歷史留下的圖書、檔案、資料等都稱為文獻，檔案是文獻其中一部分或一種文獻，因此說"檔案文獻"是可以的。
五、檔案與資料的比較
資料一般具有參考性質，起著推廣經驗、傳播知識，提供某些資訊的作用。與檔案有關的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。儲存與館藏有關的資料，可以輔助檔案提供作用，補充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業務的學習和工作提供參考資料。
第五節檔案的作用
一、檔案的基本作用
秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關中起到非常重要的作用。
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