作者：李艷秋
文書檔案管理工作在整個機關工作中的地位和作用越來越重要。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，是乙個單位發展軌跡，既能指導現實工作，又能為查考歷史提供重要的憑據。隨著改革開放和經濟建設的深入發展，如何做好文書檔案管理工作，實現文書檔案管理的規範化、科學化，是新時期文書和檔案管理人員的歷史責任。
一、做好文書檔案的收集、分類和儲存工作
文書檔案是展示乙個單位發至軌跡和建設成果的重要載體，是對重要決策、規章制度、企業戰略發展的真實記載，因此文書檔案工作應重點做好檔案資料的收集整理，通過認真收集儲存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，並對各類檔案進行合理有效的分類，將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的檔案留存下來，以備隨時查閱和呼叫。
二、完善檔案管理機構，規範檔案管理制度
目前在各企事業單位，對文書檔案工作在單位中的地位還沒有達到應有的高度，有的甚至還停留在「說起來重要，做起來次要，忙起來不要」的地步。在機關機構設計中，應重視檔案管理機構的建立和完善，配備素質較高的專業檔案人員，規範檔案管理流程，行之有效的解決好檔案工作中存在的檔號不規範、案卷標題不規範、案卷缺少卷內目錄和組卷混亂等問題，使檔案管理工作真正做到規範有序，便於檢索和查閱。檔案管理工作的有效開展，要有完善的管理制度作保障，企事業單位要建立完善的檔案管理制度，檔案管理制度應切實可行，能夠很好的規範和指導管理工作的進行。
檔案管理工作人員及領導應嚴格遵守檔案管理制度，確保管理制度起到實際的效果。
三、做好檔案資訊化工作，提高工作效率
隨著現代化資訊科技的廣泛使用，計算機已經在各個領域普及，這就使得傳統模式下的檔案管理工作很難適應資訊化社會的發展需要。檔案管理數位化、資源利用網路化已經成為現今社會檔案管理工作的主流模式，它既可以實現非密檔案資源的共享，同時也避免了紙質檔案因為長時間的翻閱而造成的損耗。所以，充分合理使用檔案管理系統，有利於檔案管理工作的規劃化，提高工作效率，方便檔案的日常管理和使用，提高檔案管理工作的質量和效率。
四、提高檔案管理人員素質是做好文書檔案的關鍵
文書檔案管理是一下專業性很強的工作，文書檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，它要求管理人員既要有高度的責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂於奉獻的工作精神，又要具備紮實的專業知識和基本技能。所以在日常工作中，檔案管理人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，認真學習《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等專業書籍，並做到與時俱進，不斷汲取新的專業知識和先進經驗，做到理論與實踐相結合，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平和專業技能。同時要多學習網路通訊技術、數位化技術、多**技術等，通過現代化的檔案管理來提公升其工作效率，確保文書檔案的管理工作能夠跟上時代的步伐。
五、善於交流，接受新資訊，學習新經驗，達到資源共享
檔案管理人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文件的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新資訊，擴大知識視野，提高自己的鑑別能力，充分利用網路工具，彙總上傳大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。
六、提高服務意識是做好文書檔案工作的根本
超前意識、參與意識、全程服務部意識是做好檔案工作的思想基礎，是落實各項工作的重要前提。其中，服務意識尤為重要。文書檔案的根本目的在於服務利用，在於通過認真收集儲存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發利用檔案資源，為企事業單位各項工作提供更加便捷的服務。
這就要求我們轉變傳統的思想觀念，與時俱進，不斷創新，強化服務功能，創新服務機制，使文書檔案工作更好地為領導決策服務，為公司發展服務，為查詢檢索諮詢查證服務。在服務過程中，也要積極探索新的經驗和新的工作方式，不斷加強業務培訓和專業技能的學習，提高管理素質，拓寬服務渠道，主動樹立服務意識，積極開發服務功能。
對於任何乙個企事業單位而言，都離不開文書檔案管理工作。文書檔案管理規範化水平的高低對整個公司的工作效率、甚至是各個部門的工作順利發展都會產生或多或少的影響。所以，需要檔案管理人員摒棄傳統的檔案管理方式，不斷更新檔案管理方式，實現文書檔案工作的優化管理，各級領導和工作人員要樹立管理意識，明確文書檔案管理工作的重要性，積極尋求措施，努力提高檔案管理工作的效果。
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