二、企業檔案管理工作問題剖析
在分析和改善企業檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：
（一）企業檔案管理人才隊伍問題
人員素質建設和能力培訓沒有緊跟企業產品銷售工作發展做出調整，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公裝置與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公裝置的無縫配合及與現代化辦公網路的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提公升。
（二）檔案管理資訊化問題
企業內部資訊處理網路雖已得到很大程度的發展，但檔案和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質量的提公升。檔案管理資訊化不足的根源是企業未能建立高效的檔案管理資訊系統，檔案管理工作沒有良好的技術與系統支援，工作質量與工作效率難以提公升；另外，一些企業雖然認識到檔案管理資訊系統的重要性，並建立了相應的管理資訊系統，但系統建設與完善工作未能緊跟檔案管理工作實際作出調整，致使企業檔案管理工作效率難以提公升。
（三）檔案管理評估體系不健全
檔案管理的評估工作是過程性與階段性總結檔案管理工作的關鍵所在，很多企業沒有根據自身檔案管理工作特點與工作流程制定相應的管理評估體系，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調整與優化方案，制約企業檔案管理工作優化與發展。
三、企業檔案管理優化措施
針對檔案管理存在的問題，企業應在發展生產技術與生產規模的同時，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立資訊化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提公升企業檔案管理工作水平。
（一）加強檔案管理人員素質建設與能力培訓
傳統的檔案管理工作主要依賴人工規劃和完成，現代化的檔案管理工作在引進和發展現代化辦公裝置與辦公技術的同時，需要工作人員與辦公技術、辦公裝置的無縫配合及與現代化辦公網路的良好融合。換言之，現代化的檔案管理工作中，工作人員並未被現代化的技術及裝置完全取代，反而更強調工作人員與技術裝置的配合度。
1、檔案管理人員素質與能力養成
石油企業應對專兼職檔案管理人員的綜合素質及工作能力進行系統的評估，根據工作人員的素養及能力狀況，安排專兼職檔案管理人員接受系統的素質建設及能力培訓教育。引導全體檔案管理工作人員學習和熟悉公司生產經營各環節的技術及管理工作，如石油產品營銷、產品特徵、執行管理、行政管理、會計檔案、人事資料等等。公司設有檔案管理部門，由分管領導主抓檔案管理工作，並安排各部門管理人員作為小組指導人員，根據企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務型別安排和規劃實際培訓工作。
同時，引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提公升文化與業務工作素養。另外，通過實踐鍛鍊、相互交流指導等途徑增強了教育和培訓效果。
2、檔案管理人員的專業指導
公司安排檔案管理部門負責人為檔案管理工作主管，檔案管理部門全體工作人員積極參與指導工作，並安排各部門管理人員作為小組指導人員，統計分析企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務型別，在了解不同小組人員的業務處理能力和規範程度的基礎上，在上級公司的組織與安排下，對相關專兼職檔案管理人員進行了統一的教育和培訓，並邀請省檔案局專業講師進行業務講授。同時，定期進行檔案管理工作素質與能力評比，並通過專門的研討會議解決和**辦公過程中的共性問題，及時發現實際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標、有方向地開展和改進檔案管理工作。
（二）建立資訊化檔案管理體系
1、企業檔案蒐集整理資訊化
石油企業在分析和整合自身業務特點和工作模式的基礎上，應調整傳統的檔案蒐集整理模式，檔案資訊資源由傳統執行模式向採集自動化、儲存數位化、管理網路化和服務人性化過渡，逐步建立和完善檔案蒐集整理工作辦公自動化，辦公自動化環境下的文書檔案蒐集與整理工作主要通過長期工作建立起的資料庫完成檔案檔案相關處理工作，實現檔案管理網路化，在檔案管理資訊系統內實現檔案整理電子化，oa系統內生成的收發檔案定期傳送到檔案管理資訊系統內，進入系統內進行整理歸檔工作，實現高效、精準的檔案資訊交流傳送。
2、企業檔案資訊系統的開發與完善
我公司在檔案管理工作的調整與完善過程中，積極引入上級公司開發的檔案資訊系統，根據公司自身檔案管理特點及企業檔案檢索目錄著錄要求、借鑑其他公司相關業務的檔案檢索目錄建立經驗，建立並完善了真正適用於本公司日常執行的檔案檢索目錄，通過資訊系統的利用實現檔案資訊高效傳輸交流，以及資訊的永久儲存。
（三）優化檔案利用與評估工作
1、優化檔案利用工作
加強公司檔案利用過程中的安全管理，根據檔案管理技術裝置及資訊系統工作執行特點，不斷調整與完善公司內部檔案利用過程中的保密機制。
建立並完善了真正適用於本公司日常執行的檔案檢索目錄，通過資訊系統的利用實現檔案資訊高效傳輸交流，最大限度發掘公司內部檔案的資訊與資源價值，為公司及行業發展提供有力的支援。
2、優化檔案管理評估工作
切實制定並完善《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應急處理預案》、《機關檔案材料歸檔範圍》、《檔案分類及保管期限表》、《oa辦公自動化系統管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，嚴格依照這些管理和評價制度完成對檔案管理的評價工作，並提出可行性強、方向明確的工作建議。
四、結束語
隨著社會經濟及石油產業的迅速發展，石油企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。企業檔案管理工作不僅要適應企業的執行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，公司的檔案管理改革經驗表明，新時期的石油企業需要加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立資訊化檔案管理體系，優化檔案利用工作，最大限度發掘檔案資料的資訊與資源價值，推動公司及行業走向資訊化、現代化的發展道路。
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