：圖書與檔案
電子檔案歸檔工作之我見
段波（陝西交通職業技術學院，陝西西安７１００１８）
摘要：借助計算機資訊管理網，開通電子檔案歸檔專遞網線是很方便的一項工作。文章對電子檔案歸檔工作的好處做一闡述，並對注
意事項作了淺述。
關健詞：電子文件；歸檔；對策
中圖分類號：ｇ４７２．４文獻標識碼：ａ
紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子檔案的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁碟，離線採集資料的介質移交方式容易造成資料丟失。如遇質量較差的磁碟，會影響檔案的可讀性。
為防止資料丟失需製作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁碟的數量，簡便而安全的方式是採用網路移交歸檔，並利用光碟存貯。
）借助計算機資訊管理網，開通電子檔案
歸檔專遞網線。隨著各單位計算機息管理網的建立與發展，越來越多的重要檔案被傳輸上網。這些檔案經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著資訊管理部門的統要求進行了檔案格式的轉換，在一定程度上保證了資料的可靠陛和通用性，是歸檔的重點。
對那些未輸送到計算機資訊管理網上的具有儲存價值的電子文悠揚，應由電子檔案形成部門編目整理，也利用網路技術向檔案部門傳輸，可以借助資訊管理網路在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子檔案歸檔專遞網線，建立依附在資訊管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有儲存價值的電子檔案通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和資訊管理部門協商後，要對歸檔的電子檔案提出格式要求，但不能是唯一ｌ生的，應認可幾種通用性較強的軟體，如等檔案。
口（二）選擇電子檔案資訊的匯集點，由計算機與資訊管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重資訊工作的系統一一
化和標準化水平，計算機資訊系統的開發也從以
往的「分散各異」轉向「集中統一」，打破了立卷單位人界限，更趨向基於某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與資訊管理部門負責規劃、統籌本單位資訊管理工作，是開發集中統一型資訊系統的牽頭部門，成為電子文悠揚資訊的匯集點，又具有一定的技術裝置及人才條件。由ｆ電ｆ『１負責將日常工作中形成的具有儲存價值的電子檔案歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。
我們學校計算機與資訊管理中心計畫利用網路技術建立校行政資訊管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生註冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成資料交換網。註冊中心負責學生註冊、選課、排課、考表、成績等資料的傳遞；結算中心負責學生交費資訊的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計畫、課程、畢業審查、學位授予資料的傳輸。計算機與資訊中心接收這些資料後，進行集中處理，經彙總的資料通過資訊中心又輸送給各業務管理部門共享。
隨著每年資料的更新，過期資料應由資訊按檔案部門的統一要求，進行鑑定，編目整理，通過網路傳輸，移交給檔案部門儲存，或直接存人光碟，定期歸檔。口
與紙質檔案相比，電子檔案歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應採取電子檔案形成部門、檔案部門、計算機與資訊管理部門三結合的方法。電子檔案形成部門熟悉各項管理業務，了解電子檔案的自然形成規律和歷史聯絡，是承擔歸檔工作的主要
責任者，在鑑定工作價值時最有發言權；檔案部
門掌握歸檔的原則、方法，又了解全域性情況，可以
發揮把關和統籌作用；計算機與資訊管理部門既是電子檔案的形成單位，又是設計和維護資訊管理網路、管理電子資訊的專業技術部門，在電子檔案歸檔制度化、標準化的工作中處於舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子檔案歸檔中整合一體，共同形成質量較好的電子文件。口
還有一點需要說明，由於印章和簽署是檔案生效的主要標誌，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的檔案必須以紙介質形式儲存。鑑於電子檔案載體和資訊科技的不穩定性，以及電子檔案的易修改性，也有必要將重要的電子檔案製成硬拷貝存檔，以確保資料的安全。目前，電子檔案、紙質檔案轉化為檔案一般採取「雙軌制」，歸檔內容形成「兩套制」，即紙介質與磁、光介質兩種檔案一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。
其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一捲紙質檔案的備考表或卷內目錄「備註」項中註明相應的電子檔案的編碼及存址，同時，在電子檔案歸檔目錄「備註」項中註明相應的紙質檔案的檔號及存址，以便利用時參照互補。
參考文獻
［１】馬瑾．高校電子檔案歸檔工作問題分析與對策．蘭台世界，２００９年８期．楊豔，鄧飛其．試論電子檔案歸檔管理系統的總體建設＿蘭台世界，２００８年８期．
如何做好檔案管理工作之我見
朱鳳智（中房集團哈爾濱房地產開發公司，黑龍江哈爾濱１５００００）
摘要：隨著社會的發展，企業內部檔案管理工作逐漸顯出重要的作用。檔案是資訊的**，是客觀真實反應乙個企業的運營情況的
媒介，充分利用檔案資訊，為企業的決策和發展提供有力的依據。檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。關鍵詞：
檔案管理；規範化；企業資訊；責任感；職業道德
中圖分類號：ｇ４７２．４文獻標識碼：ａ
隨著社會的發展，企業內部檔案管理工作逐漸顯出重要的作用。檔案是資訊的**，是客觀真實反應乙個企業的運營睛況的媒介，充分利用檔案資訊，為企業的決策和發展提供有力的依據。檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。
做好檔案管理工作，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況、適時調整經營策略提供準確依據；另一方面有利於社會各屆準確認定企業經營成果，為企業與各屆進行有益合作奠定堅實的基礎。現就我在實際工作中的經驗談談體會：
１培養職業道德
１．１增強責任心
很多企業高層認為檔案管理工作可有可無，導致檔案管理人員缺乏足夠的認識、沒有紮實的基礎知識，在檔案管理工作中缺乏良好的職業道德，工作粗 。針對這種現象，企業應加強對每一位檔案管理員工的剖『ｌ，建立員工高度責任感。
１２做好保密工作
很多檔案管理＾員的法律意識比較淡漠，甚至不了解相關法律法規，不經意就會洩露一些工作機密。但是作為企業機要檔案管理者，要時時刻刻用法律法規來嚴格要求自己，應加強上崗前培訓，學習案法》和《保密法》，增強自己的法律意識。
２提高專業技能
２１高科技的檔案管理手段，現在是乙個資訊時代，對檔案的管理也應該走向高科技的科學化道路。充分的運用檔案管理軟體，對檔案進行分類管理，建立電子檔案，提高檢索速度，方便相關人員的查詢。將電子檔案與網路連線，實現資源共享，有利於資訊交流。
同時，對電子檔案進行加密，對檔案管理人員進行身份確認，設立防火牆，防止病毒入侵。重要的是，電子檔案要設定為「唯讀」狀態，防止無關人員竄改檔案。因此，檔案管理人員必須不斷地更新相關軟體的專業知識，實現檔案數位化服務。
（下轉３８７頁）
－３８６一中國新技術新產品
圖書與檔案
圖書館吸引學生參與管理的一種模式**——
組建圖書館學生參與管理委員會
胡俊松徐軍華
（湖北第二師範學院圖書館，湖北武漢４３０２０５）
摘要：通過組建圖書館學生參與管理委員會，吸引讀者參加圖書館的管理，為圖書館決策提供來自使用者的意見和建議，以最大限度
地實現「讀者為本」的服務理念。
關鍵詞：高校圖書館；參與管理；圖書館管理
中圖分類號：ｇ４７２．４文獻標識碼：ａ１前言
為了使圖書館的資源發揮最大的功效，更好
地為全校學生服務，為了培養學生自我管理、自我教育的能力，圖書館可聯合學工部、校團委、學生會共同成立圖書館學生參與管理委員會，吸收學生參與圖書館的建設與管理，更多地傾聽學生們聲，共同將圖書館建設好。
２性質２．１圖書館學生參與管理委員會是學生參與圖書館管理、協助圖書館加強文獻資源建設、開展資訊服務工作的學生組織機構，是聯絡圖書館與學生讀者之間交流的橋梁。
２．２該委員會是協助圖書館更好地履行教育書館決策參考。職能和文獻資訊職能，是更好地在校園範圍內開４２讀者服務組主要通過深入院系或在圖書展「樹新風，建書香校園」的重要陣地。館內各閱覽室收集並向圖書館反映學生讀者對
３組織結構圖書館工作的意見和建議，並及時將結果反饋於３．１設立主任委員１人：由圖書館主管業務學生。工作的副館長擔任，負責總體協調規劃委員工作４３青年志願者組主要通過下到圖書館各閱程序。
覽室，協助圖書館老師加強巡庫，指導學生正確
３－２設立副主任委員２人：由圖書館和團委使用代書板、準確借閱圖書及其他工作。各指定１人，負責委員會具體工作的安排、聯絡；４．４體驗組主要由圖書館根據工作的安排及指導秘書長開展具體工作；負責對所有委員進行學生們的需要，通過招聘一部分學生實地感受圖圖書館相關知識的培訓。
書館老師的工作情況，增強學生們能力的同時，
３．３秘書長ｉ人：由學生會主席擔任，負責協更進一步增進圖書館與學生們之間的溝通、互相助副主任委員搞好日常管理工作；負責人員調理解，使二者的關係進一步融洽。配、工作安排、資料整理、儲存日常會議記錄及其４．５活動組主要配合圖書館開展一些讀者服他工作。
務的活動，如配合圖書館將有關相關規章制度在
３．４小組：秘書長下設以下幾個小組，組長由學生中間的廣而告之；熱心讀者評選活動；「樹新
（上接３８６頁）
副主任委員及秘書長任命：文獻資源建設組，主
要從全校每個院系選取１＿２名學生組成；讀者服務組，人員可與文獻資源建設組重合，也可另外聘請學生；青年志願者服務組；體驗組，主要通過臨時招聘有興趣體驗圖書館管理與服務的學生組成；活動組，主要由學生會幹部組成。
４活動內容４．１文獻資源建設組主要是在圖書館老師的指導下，下到各委員所在的院系調查、了解（可通過調查問卷和訪談）本院系學生的文獻資訊需求情況、對圖書館採購新書、電子資源方面的建議，並由分隊長組織彙總、統計交給主任委員，供圖
風，建書香校園」讀書節活動；讀者培訓活動；協
助舉辦學者論壇、學術演講和學術沙龍等學術活動。
５工作制度
５．１委員會的每個成員都要嚴格遵守組織原則和考勤制度。
５－２常務委員會（由主任委員、副主任委員、秘書長組成）每月召開會議一次，總結工作，商討重大爭隋。
５．３每學期開學，由主任委員向全體委員通報學期工作計畫；每學期末，向全體委員做工作總結。
５＿４委員會每學期召開全體委員會議２＿３次，聽取圖書館晴況通報和學生對圖書館工作的意見，同時研究和安排有關工作任務，由各組長負責全面實施。必要時召開臨時會議。
５５每學期評比一次先進個人，並由圖書館和學工部、校團委聯合對年度的先進個人進行適當獎勵，頒發榮譽證書，並在借書許可權上給予獎勵。
５．６每兩年對圖書館學生參與管理委員會進行一次改選、競聘。
作者簡介：胡俊松，男（１９７７－）任職於湖北
第二師範學院圖書館數位化技術部，發文多篇。
徐軍華，男，中級，湖北第二師範學院圖書館館長助理兼參考諮詢部主任。研究方向：數字圖書館管理。發文２２篇。
２ｉ２規範化的檔案管理手段
企業近幾年發展較快，檔案管理人員的專業素質參差不齊，有的管理員在立卷過程中沒有按照卷內檔案目錄順序進行排序立卷，卷內目錄與實際整理檔案不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會將常年積壓的檔案一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利於查詢，容易丟失；因此，針對這一現象，要建立健全一套完整的、適用本企業的規章制度，對收集上來的檔案要及時建檔，按要求操作，使其記錄內容全面、客觀。
值得一提的是，檔案交接程式在工作中往往被人忽視。
企業內部很多部門認為檔案交接程式可有可無，由於缺少具有操作性的規定，長期以來，檔案工作交接基本處於自發狀態，交接效果的好壞
主要依靠檔案人員的自覺。多數單位調整人員後檔案工作雖未空崗，但實際工作難以銜接，幾度換人的單位檔案管理工作則遭受「重創」。因此，檔案管理部門應當轉換思路，從被動依靠各單位自覺做好交接工作轉變為主動用成文的制度進行約束和規範。
細化手續，加強監督和檢查。
地方要使用漿糊、紙張補漏洞，這樣才能存放較
長的時間。
總之，看似簡單的檔案工作，其實是政策性、機密性、專業眭非常強的一項工作。只有將原始資料與電子檔案相結合，運用現代管理手段，才
所以，檔案到處堆放，庫房灰塵、垃圾滿地、室內能充分發揮檔案的作用，從而為企業發展指引方潮濕。在這樣的環境下檔案很容易發霉，紙張變向。
參考文獻質，不用則已，一用則原始資料遺失，非常可惜。
卷櫃應在乙個通風良好的環境中，牆上掛有溫度ｆ１１唐雪妍．**電子檔案的管理町．蘭台世界．２００６和濕度計，每天都要打掃庫房，不能有灰塵和雜（１５）物，發現蟲子要及時撒藥，防止檔案被蟲子咬損。［２］張文亮．關於電子檔案管理的思考ｄ】．雲南檔案
３．２做好破損檔案修復工作２００８（９）檔案存放時間較長，一定時期後檔案很容易【３ｊ趙晏．**加強電子檔案管理町．商業文化（學術破損，所以要經常檢查檔案的存放情況，發現破版１２００９（１２）損及時補救。【４ｊ夏利巨集．新形勢下電子檔案管理存在的問題及
修復檔案時應注意以下幾點：對策ⅱ】．新西部（下半月）２００９（８）不能用訂書釘裝訂檔案。因為訂書釘一年或［５］李多．市場經濟下的信用檔案及其管理和利用兩年就可銹斷，生鏽的地方會粘到檔案上，檔案ⅱ］ｉ．安徽大學；２ｏ０５年很容易沾上汙垢，裝訂檔案時最好用線把檔案裝［６］樂利珍．**事業單位檔案管理的現狀及對策訂在一起。
冊．科教風，２００８（２４）
破損處不能用透明膠貼上。透明膠粘到檔案侯豔偉．做好檔案管理工作之我見ｄ】赤子，２００９上，年復一年，有膠的地方就會變質，紙張變脆、（８）容易破損，嚴重的就會變成漏洞，我建議破損的
３加強檔案維護
３．１做好防霉防蛀工作檔案應當存放在乙個溫度、濕度相對穩定的環境裡，及時通風，保持屋內的環境衛生乾淨、整潔。可是由於某些單位對檔案沒有足夠的認識，
中國新技術新產品一３８７—
如何做好檔案管理工作
摘要 檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規範的管理檔案，是衡量乙個企業業績與管理水平的重要尺度。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發...
如何做好文書檔案管理工作
作者 李艷秋 文書檔案管理工作在整個機關工作中的地位和作用越來越重要。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，是乙個單位發展軌跡，既能指導現實工作，又能為查考歷史提供重要的憑據。隨著改革開放和經濟建設的深入發展，如何做好文書檔案管理工作，實現文書檔案管理的規範化 科學化，是新時期...
新時期下如何做好檔案管理工作
摘要 做好檔案管理工作，是新時期檔案事業發展的新要求，也是檔案管理工作實現現代化 標準化 科學化發展的必然趨勢，使檔案工作在經濟社會中發揮它的重要的作用。檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規章制度，提高資訊化管理水平和提高人員素質等方面狠下功夫。關鍵詞 檔案管理 創新 教育培訓 現代化 隨著市場經...