1. 目的
對與質量管理體系有關的檔案進行控制，確保相關部門及時得到並使用有效的版本。防止誤用失效和作廢的檔案版本。
2. 範圍
適用於質量管理體系有關的檔案控制。
3. 職責
3.1總經理負責批准發布質量手冊和程式檔案。
3.2 管理者代表負責審核程式檔案。
3.3 文控中心負責體系檔案歸口管理，對現有體系檔案的定期評審和工程技術檔案的歸檔管理。
3.4 各部門負責相關檔案的編制、使用和保管。
3.5檔案的編寫、審查、批准及分發層次：
4. 工作程式
4.1 公司的內部檔案或外來檔案按如下圖示進行控制：
4.2 檔案的分類
4.2.1 按檔案性質分類
a) 質量手冊（包括形成檔案的質量方針和質量目標批准令）；
b) 形成檔案的程式（為質量管理體系所編制）；
c) 為確保公司各個過程有效策劃、運作和控制所需的檔案，如作業指導書、操作規程、圖樣技術檔案等；
d) 標準要求的記錄；
e) 外來檔案（包括國家、國際標準和顧客提供的企標、圖樣等）。
4.2.2 按檔案載體分類：
a) 紙張性檔案；
b) 非紙張性檔案。
4.3 檔案的編號
4.3.1 質量手冊、程式檔案編號
qm代表質量手冊；qp代表程式檔案。用於表示程式檔案編號時，僅僅將qm換成表示程式檔案的代號qp。
4.3.2作業指導書的編號
4.3.3 其他體系檔案的編號
4.3.4 部門序列代號表示：
文控中心（dc）
品質部（qa）
業務部（sl）
物料部（mc）
工程部（ed）
行政部（ad）
生產部（pd）
公司通用（co）
4.3.5 技術圖樣和檔案的編號按行業或企業有關規定執行。
4.3.6 記錄的編號按《記錄管理程式》執行。
4.3.7 外來檔案編號按原來各自的編號，原來沒有編號的公司增加識別號，識別部門代號+順序號。
4.3.8檔案的版本規定初版發行檔案均為1.0，修改第一次為1.1，第二次為1.2，第三次為1.3，…。至十次修改為2.0¨¨¨依此類推。
4.4 檔案的編寫和審批：
4.4.1 質量手冊由文控中心組織編寫，經管理者代表審核，由總經理批准。
4.4.2 程式檔案由相關部門編寫，管理者代表審核，總經理批准。
4.4.3 其他檔案分別由相關部門編制，部門經理審批，重大專案由公司主管領導批准。
4.4.4 確保檔案的正確、清晰、協調、易於識別和檢索。
4.5 檔案的發放：
4.5.1 檔案編寫部門根據對體系有效執行起作用的部門、崗位，都必須使用相應檔案的有效版本原則，擬定「檔案發放清單」，經主管領導審批後執行。
4.5.2 檔案發放時辦理登記手續，接受人在《檔案分發、**記錄表》中簽字領用。
4.5.3 公司範圍內發放的檔案若為「受控」檔案，應在封面加蓋「受控」印章，註明分發號。向顧客提供的檔案為「非受控」檔案，不蓋印章。
4.5.4 當使用的檔案嚴重破損影響使用時，應到發放部門辦理更換手續，補發新檔案，仍沿用原檔案分發號，破損檔案由文控中心收回。
4.5.5 若檔案丟失，應向發放部門說明丟失原因，申請補發。補發的檔案應給予新的分發號，並註明原檔案分發號作廢。
4.5.6 提供給認證機構和供方的檔案，按內部受控檔案處理。
4.6 檔案的評審
每年三季度由文控中心組織使用部門參加，對現有體系檔案的適用性、協調性進行評審，必要時進行修訂。
4.7 檔案的更改
4.7.1 體系檔案的更改，由品質部組織實施。填寫「受控檔案申請表」，經總經理（管理者代表）批准後實施；
4.7.2 其他檔案的更改，由相應主管部門填寫「受控檔案申請表」，經原審批人審批，若制訂其他人員審批時，應獲得審批所需依據的有關背景資料。
4.7.3 檔案更改時，要按規定做好記錄，儲存更改單，適用時收回相應作廢檔案。
4.7.4 檔案更改的方式，如換版、換頁、區域性修改等，需在「受控檔案申請表」中註明。
4.8 檔案的儲存及銷毀
4.8.1 與質量體系相關的檔案，應分類存放在乾燥通風、安全的地方。
4.8.2 所有的檔案原稿由文控中心統一儲存。各部門設專人負責儲存相關的檔案，以方便訪問和查閱。
4.8.3 作廢檔案由文控中心收集後，按規定統一銷毀。作廢未見原稿加蓋註明日期的「作廢」印章，與有效受控檔案隔離儲存。
4.8.4 作廢留用的檔案，應辦理手續，標識和單獨存放。
4.9 外來檔案控制
4.9.1 外來檔案由工程部統一管理。收到外來檔案時，應識別其適用性，控制分發以確保其有效性。
4.9.2 工程部負責收集國際、國家和行業標準的最新版本，適時宣貫，並編寫或更新「新標準目錄」。
4.10 檔案管理
4.10.1 任何人不得在受控檔案上亂塗畫，確保檔案整潔和清晰。
4.10.2 本公司儲存於電腦中的重要檔案和圖樣必須列印出來，簽署齊全有效。
4.10.3 各種記錄的管理按《記錄管理程式》執行。
4.11 非紙張性檔案的控制
4.11.1 分類
a） 電子檔案，即檔案儲存在磁碟或光碟上。
b） 膠片檔案。
c） 音像檔案，即檔案貯存在錄音錄影帶或膠卷上的聲音或圖象資訊。
4.11.2 要求
a) 設計和開發中涉及計算機軟體開發平台時，方案評審階段應對特殊要求提出說明，確定應編制的文件的種類，並備案作為應交付資料的一部分；
b) 在不同的設計和開發階段，文控中心應檢查交付的文件的正確性、完整性。
c) 在產品鑑定前，專案負責人應會同品質部對所開發的軟體的正確性進行測試，並檢查應交付的穩當的正確性、完整性。
4.11.3 簽署
a) 一般應複製成紙張性檔案後進行手簽；
b) 非紙張性檔案應貯存在適宜的環境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防消磁等；
c) 膠片檔案可複製成紙張性檔案進行控制，並妥善儲存原件。
4.11.4 更改
a) 由設計者填寫更改單及白圖，經簽署完整後，文控中心方可接收，並存入軟盤；
b) 工程技術檔案的更改標識需在相應圖紙更改處標記、簽章或簽字確認；
c) 對零星的更改單，可暫時更改藍圖或影印圖，到一定階段是集中更改軟盤；
d) 軟盤更改由管理檔案的有關人員負責，更改完成後繪製白圖或底圖，交設計者認可，經校核無誤後，按更改後的軟盤更改相應的軟盤，將原始檔案覆蓋，作為新版本由文控中心存檔。
4.11. 5更改後的檔案重新審核、批准、分發。
4.11.6 更正
4.11.6.1. 校對或使用過程中發現工程技術檔案有錯誤情況，需對所有已經發出的該圖紙均進行更正，更正時，在圖紙相應更正處標記、簽章或簽字確認；
4.11.6.2. 同一份檔案更正處數量超過9處或更正次數超過9次，需執行一次更改手續。
5. 相關檔案
記錄管理程式
6. 記錄
6.1檔案分發及**記錄表
6.2受控檔案申請表
3.3檔案一覽表
7.附件
7.1印章格式（實物拓印）
QP 4201檔案及管理程式OK
4.3 總經理 管理者代表負責內部體系檔案的審核 批准。4.4 文控負責所有體系檔案電子文件的管理 儲存。文控室原稿 包括電子文件 均為受控檔案，無須蓋受控檔案章，但要記錄於檔案清單上，以利查詢。5 程式 5.1外部檔案控制流程說明 5.1.1 接收 5.1.1.1當客戶e mail圖紙或其它技術資...
01檔案管理程式
模板是在編制檔案時所使用的基礎樣式，以確保編制的檔案在樣式上具有高度的一致性，宜採用word的文件模板 dot 形式發布。3.7 管理手冊 管理手冊是用於闡述並規定公司全過程管理的範圍 方針 目標 基本結構 職責 過程之間的相互作用等內容的綱領性檔案。3.8 程式檔案 程式檔案是指描述某些特定過程的...
3 01檔案管理程式
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