檔案管理控制程式
1 目的
實行檔案統一管制，使本工廠所有與質量體系相關的檔案和資料能夠迅速處理，正確流通、應用及制定，確保各相關場所能適時獲得檔案資料的最新有效版本，並能有效地提供質量記錄及查核、調閱有關記錄。
2 範圍
適用於與本工廠質量體系有關的檔案資料的製作與管理。
3 職責
3．1 辦公室負責質量檔案的管制。
3．2 各部門的內部資料由各部門自行管理。
4 程式內容
4．1 根據質量體系運作需要制定檔案，由相關部門專人提出草案，交部門負責人（主管）初步審批後呈交審核部門（質量負責人），並由審核部門決定是否召集相關部門會審。
4．1．2 會審時有異議或其它建議時，則退回有關人員組織修改或增刪，直至通過該程式。
4．1．3 會審時必須在所有的審核人員無異議的情況下通過，並做會簽記錄，然後由審核者（質量負責人）審批，必要時呈交廠長做核准確認。
4．2 檔案變更
4．2．1 當檔案不符合現狀需變更時，應由提議部門填寫《檔案更改申請單》以書面形式說明變更原因及修訂內容，經部門負責人確認後交質量負責人審核，通過後發行。
4．2．2 變更後的檔案內容摘要登入備案。
4．3 檔案登入
4．3．1 檔案最終通過確認後，根據檔案性質，進行編號，並在《檔案受控總覽表》上進行登入。
4．3．2 修訂及廢止檔案登入時應於《檔案受控總覽表》上說明。
4．3．3 檔案生效日期以發布日期為準。
4．4 檔案版本
4．4．1 本工廠的檔案版本的修訂次數以a/0表示：a為版本；0為修訂次數。版本的修訂次數為1~9；當修訂超過9次，版本公升級，從a變為b。
4．5檔案分發
4．5．1 檔案統一由辦公室負責分發，所有發出的檔案，如屬管制檔案必須加蓋「受控檔案」戳章。
4．5．2 由辦公室決定資料夾的分發部門和分發份數。
4．5．3 檔案接收部門必須在《檔案發放/**登記表》上蓋章簽收。
4．6 檔案收回與銷毀
4．6．1 凡管制檔案在變更或廢止時，由辦公室按《檔案發放/**登記表》及時收回舊版本或廢止檔案。
4．6．2 檔案收回時注意數量，內容之完整性並記錄備案。
4．6．3 自各部門收回的舊版或廢止檔案由辦公室加蓋「作廢」章，根據需要處理。
4．6．4 凡對外非管制檔案，其失效期到後，不予以**或更新。
4．7 檔案儲存
4．7．1 通過核准發行的系統檔案、程式檔案、指導書、空白表單等檔案原稿均由辦公室列冊保管，每半年由辦公室分發《檔案受控總覽表》本提供給各部門自行核對所持檔案是否最新版本。
4．7．2 檔案資料記錄的儲存，可為書面檔案或電子軟體、磁碟資料存檔，所有資料由各部門歸檔保管。
4．8 檔案調閱、查核補發申請
4．8．1 一般非保密檔案、可公開的檔案記錄，可直接向檔案保管單位借閱，保管單位依據保管權責辦理。
4．8．2 如客戶或協力客商要求索取有關檔案，即對外發出的檔案，需經廠長核准方可發出。
4．8．3 經確認核准並發行的檔案有缺損、遺失、塗改、字跡模糊不清或相關職責工作需要，須向辦公室申請補發，且經審核後方可發放，不得自行處理。
4．8．4 非辦公室蓋印章檔案不得流通。
4．9 外來檔案管制
4．9．1 外部檔案收到時應及時進行確認，按程式辦理。
4．9．2 對於最新標準、法律、法規等資料，質量負責人負責定期向外界收集。
7 **記錄
《檔案受控總覽表》
《檔案發放/**登記表》
《檔案更改申請單》
01檔案控制程式
1 目的 2 範圍 適用於與質量管理體系有關的所有檔案 3 職責 3.1總經理負責批准 質量手冊 3.2管理者代表負責編制 修訂 質量手冊 和 質量系統程式 的批准 3.3其它與質量體系有關的檔案由各相關部門負責編制 修訂 3.4管理部文控中心負責所有受控檔案的登記 編號和發放 4 過程實施 4.1...
01檔案控制程式
1.目的 為使管理體系執行的每個場所都能使用相應一致的有效版本的檔案及對外來檔案實施有效的控制，本程式規定了體系檔案和技術檔案的審批 修改 頒發 保管 作廢的管理辦法和對外來檔案的控制方法。2.範圍 本程式適用於公司體系檔案 技術檔案 外來檔案和資料的管理和控制。3.職責 3.1集團辦負責體系檔案的...
01檔案控制程式SPok
編號 見說明 檔案類別 本公司代號 4.2.2.2程式檔案編號用兩位數表示流水號，如zl b01 2011中的b01表示第乙份程式檔案。支援檔案編號用三位數字表示 第一位數字表示部門代號 總經理為1，管理者代表為2，銷售部為3，生產部為4，採購部為5，品質部為6，技術部為7，綜合辦為8，財務部為9 ...