1 目的
2 範圍
適用於與質量管理體系有關的所有檔案
3 職責
3.1總經理負責批准《質量手冊》；
3.2管理者代表負責編制、修訂《質量手冊》和《質量系統程式》的批准；
3.3其它與質量體系有關的檔案由各相關部門負責編制、修訂；
3.4管理部文控中心負責所有受控檔案的登記、編號和發放；
4 過程實施
4.1 總經理批准發布《質量手冊》，對質量手冊的編制、管理詳見《質量手冊》
（檔案編號：g/qm-01）；
4.2檔案分類及編制：
4.2.1 檔案分管理、技術和其它三類檔案：
a) 管理類檔案：包括質量手冊、質量系統程式、內部運作指引、管理規章
制度等；
b) 技術類檔案：包括產品工藝技術檔案、產品標準（國際/國家標準、行
業標準和公司內部標準）等；
c) 其它質量檔案：針對特定產品、專案或合同所編制的質量計畫、規範等；包括適當範圍的外來檔案（如顧客提供的檔案），以及與體系有關的行
政檔案、管理政策、法律、法規等檔案；
4.2.2 檔案的編制：
a．檔案編號：
a)《質量手冊》及《質量系統程式》的編號：
g ×× ××
流水號（01…99）
檔案類別
公司代號
其中：qm表示質量手冊、qp表示質量系統程式）
b)《內部運作指引》及一般管理檔案的編號
g流水號 (001…999)
部門代號
檔案類別(wi表示運作指引等)
公司代號
c)技術檔案的編號：
由技術部自行編制，但所有編號都必須歸類明確、無重複且方便檢索；
d)**的編號：
版本（a…z）
流水號（001…099）
部門代號
e)各部門代號：
為保證公司所有在用檔案處於受控狀態，保證檔案歸類明確、貯存方便，
便於檢索；須按上述規定編號；
b．檔案的編寫、審核、批准、發放：
檔案發布前應得到批准，以確保檔案是適宜的：
a）《質量手冊》由管理者代表負責組織編寫更改，總經理批准，由管理
部負責登記、發放和更改；
b）《質量系統程式》由管理者代表負責組織相關部門組織編制和更改，
管理者代表批准；
c)《內部運作指引》及一般管理檔案由各相關部門組織編制和更改，部
門負責人審核，總工程師或副總經理批准；
d)技術類檔案由技術組織編制和更改，由總工程師審核，總經理批准；
e)各部門工作檔案由各部門負責編寫和修訂，並按上述規定進行審批；
f)管理部文控中心負責所有受控檔案的登記、編號、發放，確保檔案各
場所使用的相關檔案的有效版本；檔案的發放、**要填寫《檔案發
放/**記錄》（**編號：md-013）；
4.3 檔案的受控狀況
檔案分為「受控」和「非受控」兩大類，凡與質量體系執行有關的檔案應為
「受控」，由文控中心按規定執行；所有受控檔案必須加蓋「受控」章，並注
明檔案分發號；
4.4 檔案的更改
4.4.1《質量手冊》由管理者代表負責更改，修改的提議部門先填寫《檔案更
改申請單》（**編號：md-014），經管理者代表審核，總經理批准後，
由管理者代表負責更改，《質量系統程式》的修改，由提議部門申請，
交檔案製作部門審核，管理者代表批准後，由檔案製作部門負責更改，文
控中心負責並保留檔案更改內容的記錄；
4.4.2其它檔案的更改由各相應分管部門填寫《檔案更改申請單》，經製作部門
審批，再由各相應部門指定人員進行更改；如果指定其它部門審批時，
該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料；
4.4.3所有被更改的原版檔案須由文控中心收回，以確保檔案的有效、充分和適用；
4.5 檔案的發放
4.5.1檔案發放前，由文控中心將所需發放的部門、份數，發放日期等，填寫
《檔案發放/**記錄》；
4.5.2文控中心將所發出的檔案正本複製相應的份數，並加蓋「受控」章；
4.5.3檔案發放時，需由各相關部門在《檔案發放/**記錄》作好相應發放籤
收記錄；
4.5.4因破損需重新發放的檔案，需收回相應舊檔案；因丟失需補發的檔案，分
發號不變，由要求補發部門申請，經部門負責人批准後，方可補發(《質量
手冊》及《質量系統程式》需經管理者代表批准後方可補發)；
4.6 檔案的儲存、作廢與銷毀
4.6.1檔案的儲存
a．質量管理體系檔案都必須分類存放在乾燥通風，安全的地方；
b．各部門檔案由檔案使用部門統一保管；管理部對檔案保管情況進行不
定期抽查；
c．對受控檔案正本，由文控中心及時填寫《受控檔案清單》（md－001），備案；
d．任何人不得在檔案上亂塗畫改，不准私自外借，確保檔案清晰、易於
識別和檢索；
4.6.2 檔案的作廢與銷毀
a.檔案更改時，需一併更新檔案版本，所有失效或作廢舊版檔案由相關部門在接收新版檔案時，及時從所有發放或使用場所撤出，交文控中心**，同時加蓋「作廢」章，防止作廢檔案的非預期使用；
b．為某種原因，需保留的任何已作廢的檔案，都應進行適當的標識；
c．對需銷毀的作廢檔案，由檔案銷毀部門填寫《檔案銷毀申請單》（**
編號：md-016），經管理者代表批准後銷毀(技術檔案由技術部負責銷毀，
管理檔案由管理者代表授權相關部門銷毀)；
d．某些受控檔案作廢後，需另作它用的（如傳真接收、列印草稿、臨時記
事等），需在作廢檔案頁面上蓋「作廢」章後，方可作它用；
e．破損檔案需及時**並銷毀；
4.7 檔案的借閱、複製
借閱、複製與質量管理體系有關的檔案，借閱、複製者應填寫《檔案借閱/復
制記錄》（**編號：md-015），由相關部門負責人按規定許可權審批後向文控中
心借閱、複製；複製的受控檔案必須由文控中心登記，因顧客需要，外發的與
體系有關的複製檔案，由文控中心登記並加蓋「非受控」字樣；
4.8 外來檔案的控制
4.8.1收到外來檔案的部門，需識別其適用性，並控制分發以確保其有效性；
4.8.2技術部負責收集相關國際/國家及行業標準的最新版本，統一編號、蓋
「天信產品標準」章，由總工程師批准後，交文控中心加蓋「受控」印章
後儲存，技術部在需要時，向文控中心借閱，舊版檔案由文控中心加蓋
「作廢」章，同時更新相關《受控檔案清單》的內容；
4.8.3各部門要把上述標準及其它與質量管理體系有關的外來檔案填入《受控文
件清單》，並報文控中心備案；
4.9 每年由管理者代表負責組織對現有質量管理體系檔案進行定期評審，各部門
結合使用情況進行適**審，必要時予以修改，執行4.4條規定；
4.10 質量記錄的歸檔與控制執行《質量記錄控制程式》（檔案編號：g/qp-02）；
4.11檔案的再現：為防止工廠內部不可抗拒因素造成對檔案的損失，所有受控檔案
需入電腦，並製作備份由總經理存放於工廠以外的其它安全場所，文控負責每半年作一次新的備份予以更新。
5 相關檔案
《質量記錄控制程式》 （檔案編號：g/qp-02）
6 質量記錄
6.1 《檔案發放/**記錄》 （**編號：md-013）
6.2 《檔案更改申請單》 （**編號：md-014）
6.3 《受控檔案清單》 （**編號：md-001）
6.4 《檔案銷毀申請單》 （**編號：md-016）
6.5 《檔案借閱/複製記錄》 （**編號：md-015）
01檔案控制程式
1.目的 為使管理體系執行的每個場所都能使用相應一致的有效版本的檔案及對外來檔案實施有效的控制，本程式規定了體系檔案和技術檔案的審批 修改 頒發 保管 作廢的管理辦法和對外來檔案的控制方法。2.範圍 本程式適用於公司體系檔案 技術檔案 外來檔案和資料的管理和控制。3.職責 3.1集團辦負責體系檔案的...
01檔案控制程式SPok
編號 見說明 檔案類別 本公司代號 4.2.2.2程式檔案編號用兩位數表示流水號，如zl b01 2011中的b01表示第乙份程式檔案。支援檔案編號用三位數字表示 第一位數字表示部門代號 總經理為1，管理者代表為2，銷售部為3，生產部為4，採購部為5，品質部為6，技術部為7，綜合辦為8，財務部為9 ...
HYMP 01檔案控制程式2019
1 目的 範圍 適用於qhse管理體系有關的檔案的控制。職責 3 1 綜合部負責檔案的發放 銷毀 更改的控制和管理。3 2 總經理負責批准qhse管理手冊和程式檔案。3 3 管理者代表負責審核qhse管理手冊和程式檔案 批准檔案發放清單。3 4 質安部負責組織對現有體系檔案的定期評審。3 5 質安部...