1 目的
２ 範圍
適用於qhse管理體系有關的檔案的控制。
３ 職責
3．1 綜合部負責檔案的發放、**、銷毀、更改的控制和管理。
3．2 總經理負責批准qhse管理手冊和程式檔案。
3．3 管理者代表負責審核qhse管理手冊和程式檔案、批准檔案發放清單。
3．4 質安部負責組織對現有體系檔案的定期評審。
3．5 質安部負責法律法規技術標準等外來檔案的管理。
4 工作程式
4．1 檔案的分類與編號
4．1. 1 qhse管理體系檔案包括以下幾類
a、qhse管理方針和目標、指標；
b、qhse管理手冊；
c、程式檔案和相關的管理規定、作業指導書；
d、技術檔案（包括技術標準、圖紙等）和工藝檔案（包括作業指導書、操作規程等）以及檢驗檔案；
e、外來檔案（適用於本公司的質量/環境/職業健康安全管理體系的有關法律法規及其他要求，包括適用的國際公約，國家及行業的法律、法規、標準、規範和其他要求。）。
4．1. 2 各級檔案的編號如下：
a、qhse管理手冊編號：
hy mm- ××
序號qhse管理手冊代號
公司代號
b、程式檔案編號：
hy mp- ××
序號程式檔案代號
公司代號
c、管理規定編號：
hy mr- ××
序號管理規定代號
公司代號
d、作業指導書編號：
hy wg- ××
序號作業指導書代號
公司代號
e、裝置操作規程編號：
hy so- ××
序號裝置操作規程代號
公司代號
f、檢驗檔案編號：
hy jy- ××
序號檢驗檔案代號
公司代號
g、記錄編號：
hy bg
**生效日期年-月-日
序號及版次
**代號
公司代號
h、其他檔案編號：
hy ××—××
順序號其他檔案拼音代號
公司代號
注： 1、「××」為從01開始的流水號；
2、本檔案採用a、b、c、…z版，修改狀態採用a/1、2…的方式。
４．2 檔案編寫與審批
４．2．1 qhse管理手冊由質安部編寫，管理者代表審核，總經理批准。qhse管理方針由總經理制定並批准發布，各管理體系執行部門結合本部門管理職責，對公司的質量、職業健康安全、環境目標進行分解落實，建立自己職能和層次的目標、指標，經管理者代表審核，總經理批准後並形成檔案發布。
４．2．2 程式檔案由相關部門編寫，管理者代表審核，總經理批准。
４．2．3 管理性檔案由相關部門編寫，部門主管審核，主管副總經理批准。
４．2．4 作業指導書、操作規程、檢驗檔案等由相關部門編寫，主管副總經理批准。
４．3 檔案的發放
檔案編寫部門制定《檔案發放清單》，交管理者代表批准後，由綜合部依清單影印相應份數，加蓋紅色「受控檔案」印章進行統一發放，且在發放的檔案上註明分發號，檔案領用人應在《檔案發放/**記錄表》上簽收。
４．4 檔案的更改
檔案更改時，由更改申請者填寫《檔案更改申請單》，經原審批部門批准後進行更改（若其他部門人員進行審批時，需取得原審批部門相關背景資料），並將更改後的正稿及相應的《檔案更改申請單》交至綜合部，由綜合部按原發放清單進行發放，同時收回相應作廢檔案，在《檔案發放/**記錄表》上作相應記錄。綜合部編制並及時更新《受控檔案清單》以反映版次最新狀況。
一般檔案的更改採用整份換版的方式，如需採用換頁、區域性修改、劃改、刮改等方式更改需在《檔案更改申請單》中特別註明具體的實施方法。
4．5 檔案的領用
因檔案丟失、嚴重破損或其他情況（如提供給顧客、認證機構等）而需申請領用時，由申請者填寫《檔案領用申請單》，經其部門負責人審核及管理者代表批准後方可領用。因破損而重新領用的新檔案，分發號不變，並收回相應舊檔案；丟失補發的檔案應給予新的分發號，並註明已丟失的檔案的分發號失效；綜合部作好相應發放簽收記錄。提供給顧客的檔案，不加蓋受控印章，不做更改（換）控制，但必須做好發放記錄；提供給認證機構的檔案，為受控檔案有效版本。
4．6 檔案的保管與銷毀
4．6．1 所有檔案的原稿及其《檔案發放清單》由綜合部統一保管。各部門負責保管相關的帶有受控標識的檔案，檔案應保持清晰、不得隨意塗改，不得汙損，檔案應有標識，以方便訪問和查閱。
4．6．2 作廢檔案的原稿應加蓋紅色「作廢檔案」印章，儲存於綜合部，不做銷毀。
4．6．3 其餘作廢檔案由綜合部收回後統一銷毀。
4．7 檔案的定期評審
每年12月份，質安部組織有關部門對現有體系檔案（除管理方針、目標、指標與外來檔案）的持續適宜性進行定期評審，必要時可對有關檔案按照規定的程式進行修定，對體系檔案定期評審的結果應作為管理評審的輸入。
4．8 外來檔案的控制
4．8．1 質安部通過網路、報章、書店等渠道收集最新的法律法規及標準，通過評審確認與公司管理體系有關的外來檔案，填寫在《法律法規與標準規範一覽表》，並確認發放範圍，填寫《檔案發放清單》，經批准後交綜合部發放。
4．8．2 公司主管部門或上級公司發放的檔案由綜合部收集、登記和發放，質安部對與公司體系有關的主管部門或上級公司發放的檔案（不包括1次性或短期性執行的檔案），納入《法律法規與標準規範一覽表》
4．8．3 外來檔案直接引用作為採購、施工、檢驗等依據時，需在質安部備案。
4．9 檔案的管理
4．9．1 本公司的檔案以書面形式為準，存在於電子**中的檔案，不作為執行的依據。
4．9．2 任何人不得在受控檔案上亂塗亂畫改，不准私自外借，確保檔案的清晰、整潔和完好。
4．9．3 綜合部每六個月對部門檔案進行一次全面檢查。檢查各類在用檔案的有效性，發現問題及時處理。
6 記錄檔案
《受控檔案清單》
《檔案發放清單》
《檔案發放/**記錄表》
《檔案更改申請單》
《檔案領用申請單》
《法律法規與標準規範一覽表》
《部門外來檔案清單》
01檔案控制程式
1 目的 2 範圍 適用於與質量管理體系有關的所有檔案 3 職責 3.1總經理負責批准 質量手冊 3.2管理者代表負責編制 修訂 質量手冊 和 質量系統程式 的批准 3.3其它與質量體系有關的檔案由各相關部門負責編制 修訂 3.4管理部文控中心負責所有受控檔案的登記 編號和發放 4 過程實施 4.1...
01檔案控制程式
1.目的 為使管理體系執行的每個場所都能使用相應一致的有效版本的檔案及對外來檔案實施有效的控制，本程式規定了體系檔案和技術檔案的審批 修改 頒發 保管 作廢的管理辦法和對外來檔案的控制方法。2.範圍 本程式適用於公司體系檔案 技術檔案 外來檔案和資料的管理和控制。3.職責 3.1集團辦負責體系檔案的...
01檔案控制程式SPok
編號 見說明 檔案類別 本公司代號 4.2.2.2程式檔案編號用兩位數表示流水號，如zl b01 2011中的b01表示第乙份程式檔案。支援檔案編號用三位數字表示 第一位數字表示部門代號 總經理為1，管理者代表為2，銷售部為3，生產部為4，採購部為5，品質部為6，技術部為7，綜合辦為8，財務部為9 ...