1. 目的：
為確保本公司的質量檔案的一致性、正確性、有效性、適用性，確保質量執行之相關部門（人員）持有最新檔案，以及防止不適當的檔案被誤用。
2. 範圍：
2.1 適用於本公司所有質量體系檔案及相關資料記錄的控制。
2.2 相關部門：所有與體系有關的部門。
3. 職責：
3.1 各部門：檔案變更申請。
3.2 總經辦：負責質量管理體系檔案的管理。
3.3 各部門主管：除一級檔案以外的體系檔案審核。
3.4 管理者代表：除一級檔案和技術檔案以外的體系檔案的批准及檔案修改申請單的批准。
3.5 最高管理者：手冊的批准。
4. 定義：無
4.1 檔案結構
本公司質量管理體系檔案分為4階層，結構和檔案類別如下：
一級檔案：質量手冊（含質量方針及質量目標）。
二級檔案：程式檔案。
**檔案：作業指導書、外來檔案等。
四級檔案：表單記錄。
4.2 檔案
規範工作要求或規範工作進行時的權責與步驟的檔案。
4.3 記錄
將工作執行的結果填寫於表單上，此結果以供日後分析、存檔備查或提供證明使用。
4.4 控制檔案
制定的檔案通過規範化後，其形式、版本、變更、作廢均需受嚴格控制的檔案。本公司內部與質量管理體系執行有關的所有檔案（除產品的法律法規、與質量體系策劃和執行所必要的檔案、技術檔案和國家、行業、地方標準等檔案外）都是控制檔案。
4.5 非控制檔案
僅提供資訊作為參考，其形式、版本、變更、廢棄不受控制的檔案。
5. 作業內容：
5.1 檔案和資料管理作業流程圖（附件一）。
5.2 檔案分類、編號、編制與審批：
5.3 版次管理
5.3.1 版次規則
5.3.2 修訂管理
當檔案某頁修訂時，該頁版次就要作相應的變化,以最高版次反映修訂次數，逐次以「1,2……9」表示，當修訂版次超過9次時，此檔案則需以版本逐次變更為「b→c……z」 等。
5.4 1.部門**
總經辦：01； 業務部：02；財務部 03人力資源部 04；成品製造中心（設計部）05；成品製造中心（生產部）06；成品製造中心（品質部）07；成品製造中心（物流部）08；塗裝製造中心（生產部）09；塗裝製造中心(品質部) 10；塗裝製造中心（物流部）11；
2.產品**
產品**由顧客**+產品種類**組成，具體由設計部確定。
5.5 質量管理體系檔案的受控狀況
質量管理體系檔案分為「受控」和「非受控」兩大類，凡與質量管理體系執行緊密相關的檔案應為受控檔案，由各部門按規定執行。所有受控質量管理體系檔案必須在每一頁加蓋如下紅色「受控檔案」章。
5.6 檔案的發放、**
5.6.1 受控檔案由文控中心在《受控檔案清單》(qr-01-001)上登記，並由檔案批准人確定發放範圍。
5.6.2 原檔案儲存在文控中心，無須加蓋受控檔案章。文控中心根據各部門需要份數發放，並登記在《檔案發放、**記錄表》(qr-01-002)上。
5.6.3 受控檔案由文控中心影印後加蓋紅色「受控檔案」印章並發放，收件人應當場核對頁數、頁碼和分發號無誤後，在《檔案發放、**記錄表》(qr-01-002)上簽名。
5.7 檔案遺失或無法使用
5.7.1 檔案無法使用或遺失時, 須填寫《檔案領用申請單》(qr-01-003)經部門負責人審核，管理者代表批准後，由文控中心補發，發放份數不變。
5.7.2 更新版檔案發放時，應當場**舊版檔案，如舊版檔案遺失而無法**時，應由遺失部門責任人在《檔案發放、**記錄表》(qr-01-002)註明舊檔案遺失。
5.7.3 如遺失的檔案今後被查到，應及時交回文控中心，由文控中心文員在遺失記錄上註明已加收。不得自行處理和留用，違者必究。
5.7.4 如檔案損壞等原因造成無法使用時，不得隨意借用或影印其他部門檔案，應由無法使用檔案部門填寫《檔案領用申請單》(qr-01-003)經部門負責人審核，管理者代表批准後，由文控中心補發,無法使用的受控檔案交回文控中心處理。
5.7.5 所有檔案的發放均按照檔案批准人指定的發放範圍來進行發放，非發放、使用範圍人員或部門需領用檔案時，須填寫《檔案領用申請單》(qr-01-003)經部門負責人審核，管理者代表批准後，由文控中心發放。
5.7.6 分發客戶或其它單位的檔案**時，由本公司申請者**，並交於文控中心。
5.8 檔案的更改、儲存與作廢及銷毀
5.8.1 質量管理體系檔案的更改
5.8.1.
1 質量管理體系檔案在執行過程中發現不適用或檔案在符合性、充分性、適宜性評審（融入內部審核）時發現需要修改檔案時，由相關部門人員填寫《檔案、記錄更改申請單》(qr-01-004)說明理由並按5.2所規定的審核、批准原則執行審批。各部門把修改後的控制檔案遞交文控中心進行受控後發行，更改後的檔案須重新審批生效。
經修改的控制檔案，文控中心按程式發至相應部門簽收，相應部門收到更新檔案時將舊檔案交回文控中心，文控中心按程式統一處理。
5.8.1.2 文控中心應保留檔案更改內容的原記錄，舊檔案收回時應在《檔案發放、**記錄表》(qr-01-002)上作好**記錄。
5.8.2 質量管理體系檔案的儲存
5.8.2.1 與質量管理體系相關的檔案和記錄都必須存放在適宜的地方。
5.8.2.2 各部門質量管理體系檔案和記錄由本部門負責保管，並保證檔案和記錄的完整性，適時性，準確性。
5.8.2.
3 控制檔案沒有「受控檔案」章的和控制檔案上的「受控檔案」章是以影印方式複製的檔案均視為無效檔案。任何人不得在受控檔案上亂塗畫改，不准私自外借，確保檔案的清晰、易於識別和檢索。
5.8.3 質量管理體系檔案的作廢及銷毀
5.8.3.
1 過時檔案若因特殊因素，如法律規定或供以後參考用，必須加以儲存時，須由文控中心蓋上如下藍色的「過時保留」章交申請單位留存，申請單位須將此過時檔案與現行檔案分開儲存。
5.8.3.
2 所有作廢檔案或過時檔案若不需加以儲存時，由文控中心負責及時銷毀並在每頁加蓋如下紅色「作廢」章，但作廢控制檔案的正本保留1年，技術檔案保留期限見《技術檔案管理辦法》（wi-01-003）。
5.8.3.3 對於需銷毀的質量管理體系檔案和記錄，由相關部門填寫《檔案、記錄銷毀申請單》(qr-01-005)，經管理者代表批准後，交由文控中心進行銷毀。
5.9 發給認證公司或客戶及其代表的如質量手冊等檔案，相關部門須填寫《檔案領用申請單》(qr-01-003)，經管理者代表批准後，文控中心蓋如下紅色「非受控檔案」章後予以發放。
印章管理：
5.9.1 與檔案和資料的管理有關的印章，由文控中心統一保管、控制。
5.9.2 印章如有遺失重新刻製時，應有與原印章相區別特徵，由文控中心在涉及範圍內通報。
5.10 外來檔案管理
5.10.1 各部門收集的外來檔案(包括產品的法律法規要求、與質量體系策劃和執行所必要的檔案、技術檔案和國家、行業、地方標準等)原則上均應交文控中心,由文控中心在《外來檔案清單》(qr-01-006))上登記後發放至所需部門，但公司內部的有關質量管理體系的書籍和資料，可到文控中心借閱並在《檔案借閱登記表》(qr-01-007)上登記即可。
5.10.2 外來標準由管理者代表與外界聯絡，每半年通過**查詢跟蹤一次，確保本公司使用之外來標準為最新版本。
5.11 質量記錄的控制依《質量記錄管理程式》(qp-002)執行。
5.12 技術檔案的管理依《技術檔案管理辦法》（wi-01-003）執行。
6. 相關檔案：
6.1 《質量記錄管理程式》 qp-002
6.2 《內部審核管理程式》 qp-018
6.3 《技術檔案管理辦法》 wi-01-003
7. 附件：
7.1 附件一檔案和資料管理作業流程圖
7.2 附件二 《受控檔案清單qr-01-001
7.3 附件三 《檔案發放、**記錄表表qr-01-002
7.4 附件四 《檔案領用申請單qr-01-003
7.5 附件五 《檔案、記錄更改申請單qr-01-004
7.6 附件六 《檔案、記錄銷毀申請單qr-01-005
7.7 附件七 《外來檔案清單qr-01-006
附件八 《檔案借閱登記表qr-01-007
檔案和資料管理作業流程圖
1 檔案和控制程式
1.目的 為了使公司能夠有效的控制檔案和資料，並使用有效的版本，公司制定 檔案和資料控制程式 2.適用範圍 本程式適用於公司管理體系有關的檔案和資料的控制工作 本程式適用於公司質量 環境 職業安全健康管理體系。3.相關檔案 公司 管理手冊 記錄控制程式 法律法規控制程式 目標 指標和管理方案控制程式...
1檔案與控制程式
1 目的 制訂與執行質量管理體系和資料控制程式，使組織質量管理體系執行有章可循，並保證各個場合使用檔案有效版本。2 適用範圍 適用於組織質量管理體系檔案控制。3 職責 3.1綜合辦負責質量手冊 程式檔案編制和檢定規程 技術檔案的發放 更改 報廢等管理。3.2總經理負責檔案發放範圍及程式檔案的批准。3...
4 1檔案控制程式
4.2.2 各部門代號規定如下 工程部 gc，行政部 xz，設計部 sj，部 gy，人資部 rz，客服部 kf，研發部 yf。4.3 檔案的編寫 審核 批准 發放。檔案發布前應得到批准，以確保檔案是適宜的 a 質量手冊由行政部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批准發布，由行政部負責登記 發放...