4.2.2 各部門代號規定如下：
工程部：gc，行政部：xz，設計部：sj，**部：gy，人資部：rz，客服部：kf，研發部：yf。
4.3 檔案的編寫、審核、批准、發放。
檔案發布前應得到批准，以確保檔案是適宜的：
a) 質量手冊由行政部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批准發布，由行政部負責登記、發放；
b) 各部門工作手冊由各部門經理組織編寫、彙總，由管理者代表審核，報總經理批准，行政部負責登記、發放；
c) 應確保檔案使用的各場所都應得到相關檔案的適用版本。檔案的發放、**要填寫《檔案發放、**記錄》。
4.4 檔案的受控狀況
檔案分為「受控」和「非受控」兩大類，凡與質量體系執行緊密相關的檔案應為受控，由各主管部門按規定執行。所有受控檔案必須在該檔案封面右上角加蓋表明其受控狀態的印章，並註明分發號。
4.5 檔案的更改
a) 質量手冊由行政部組織更改，填寫《檔案更改申請》，經管理者代表審核，上報總經理批准後更改，由行政部發放。行政部應保留檔案更改內容的記錄，並在質量手冊編號及版本/狀態一欄中表明現行修訂狀態；
b) 其他檔案的更改由各相應主管部門填寫《檔案更改申請》，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理。如果指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。
c) 其他檔案應以其審批日期作為更改狀態，並記入《部門檔案控制清單》。
d) 所有被更改的原檔案必須由相應主管部門收回，以確保有效檔案的唯一性。
4.6 檔案的領用
a) 檔案領用人應在《檔案發放**記錄》上簽名方可領用或**舊檔案。
b) 因破損而重新領用的新檔案，分發號不變，並收回相應舊檔案；因丟失而補發的檔案，應給予新的分發號，並註明已丟失的檔案的分發號失效；發放部門作好相應發放簽收記錄。
4.7 檔案的儲存、作廢與銷毀
4.7.1 檔案的儲存
與質量管理體系相關的檔案都必須分類存放在乾燥通風，安全的地方；
a) 各部門檔案由本部門保管。行政部每半年對各部門檔案保管情況進行檢查；
b) 對受控檔案，各部門應及時填寫本部門使用檔案的《部門受控檔案清單》。每半年應將清單副本報行政部備案，如內容沒有變化，應通知行政部；
c) 任何人不得在受控檔案上亂塗畫改，不准私自外借，確保檔案的清晰、易於識別和檢索。
4.7.2 檔案的作廢與銷毀
a) 所有失效或作廢檔案由相關部門及時從所有發放或使用場所撤出，加蓋「作廢」印章，確保防止作廢檔案的非預期使用；
b) 為某種原因需保留的任何已作廢的檔案，都應進行適當的標識；
c) 對要銷毀的作廢檔案，由相關部門填寫《檔案銷毀申請》，經管理者代表批准後，由行政部授權相關部門銷毀。
4.7.3 檔案的借閱、複製
借閱、複製與質量管理體系有關的檔案，應填寫《檔案借閱、複製記錄》，由相關部門負責人按規定許可權審批後向管理人員借閱、複製。複製的受控檔案必須由資料管理人登記編號。
4.8 外來檔案的控制
4.8.1 收到外來檔案的部門，需識別其適用性，並控制分發以確保其有效。
4.8.2 行政部負責收集相關國家、行業、國際標準的最新版本，統一編號、加蓋受控印章，分發到相關部門使用，並把舊標準收回。
4.8.3 各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來檔案填入「部門受控檔案清單」,並報行政部備案。
4.9 每半年由行政部組織對現有質量管理體系檔案進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適**審，必要時予以修改，執行4.5條款規定。
4.10 對承載**不是紙張的檔案的控制，也應參照上述規定執行。
4.11 作為質量記錄的檔案應執行《質量記錄控制程式》。
4.12 工藝檔案的管理也按上述條款進行。
5、相關檔案
5.1《質量記錄控制程式》
6、質量記錄
6.1《檔案發放、**記錄》
6.2《檔案借閱、複製記錄》
6.3《受控檔案清單》
6.4《檔案更改申請》
6.5《檔案銷毀申請》
4 2檔案控制程式
4.3.2 檔案的標識 a 受控檔案加蓋 受控 印章，並標註檔案發放編號。b 非檔案受控檔案加蓋 非受控 印章，並進行編號。c 各類受控檔案和資料均應明確標註相應的標識。4.4 檔案的發放 4.4.1 受控檔案由行政部進行歸口管理，檔案資料的版本號，編號按 檔案編碼規則 統一編號管理。檔案發放範圍由...
01檔案控制程式
1 目的 2 範圍 適用於與質量管理體系有關的所有檔案 3 職責 3.1總經理負責批准 質量手冊 3.2管理者代表負責編制 修訂 質量手冊 和 質量系統程式 的批准 3.3其它與質量體系有關的檔案由各相關部門負責編制 修訂 3.4管理部文控中心負責所有受控檔案的登記 編號和發放 4 過程實施 4.1...
01檔案控制程式
1.目的 為使管理體系執行的每個場所都能使用相應一致的有效版本的檔案及對外來檔案實施有效的控制，本程式規定了體系檔案和技術檔案的審批 修改 頒發 保管 作廢的管理辦法和對外來檔案的控制方法。2.範圍 本程式適用於公司體系檔案 技術檔案 外來檔案和資料的管理和控制。3.職責 3.1集團辦負責體系檔案的...