檔案控制程式

***公司

檔案制訂（修訂、作廢）申請單

no**編碼：qr-qp01-01-a

1、目的

對公司的管理體系檔案進行控制，確保相關部門、人員及時得到並使用有效的版本。

2、適用範圍

適用於本公司的質量管理體系檔案的控制和管理。

3、職責

3.1 管理者代表/品質部：負責組織質量手冊與本部門程式檔案的設計。

3.2 各部門負責人：負責組織制定本部門的程式檔案、相關管理檔案及工作檔案。

3.3 文控中心：負責使用的體系檔案的發行、**、銷毀及原稿存檔。

3.4 檔案使用部門責任人：負責本部門所接收的管理體系檔案的培訓與管理。

4、術語

檔案：資訊的載體。本檔案中所指的檔案指文字檔案與電子檔案兩種。

5、工作程式

5.1 檔案的分類

5.1.1 本公司管理體系檔案劃分為四階：

5.1.1.1 第一階：質量手冊：包括質量方針和質量目標；

5.1.1.2 第二階：程式檔案；

5.1.1.3 第三階：工作檔案、外來檔案等，工作檔案包括：

管理性檔案：公司管理性指導檔案及各部門的管理性指導檔案，一般包括公司、部門架構圖、崗位職責、崗位能力要求、管理流程、管理規定等；

技術性檔案：含技術規範、承認書、檢驗和試驗檔案、工藝檔案、裝置技術檔案等。

外來檔案：外部機構提供的檔案；

5.1.1.4第四階：質量記錄，含各類**、標籤等。

5.2 檔案、**的編號方法

5.2.1 質量手冊編號為：qm□□，《□□》為從01開始的流水號。

5.2.2 程式檔案編號為：qp□□，《□□》為從01開始的流水號。

5.2.3 管理性檔案和技術性檔案也稱工作檔案，工作檔案採用下列方式編號：

5.2.3.1管理性檔案： wa○╳╳╳

wa管理檔案；○表示該檔案編寫部門**（見表一），如品質部用q表示；╳╳╳表示流水號，如該部門編寫的第2個檔案用002表示。

表一：部門名稱及**對照表

5.2.3.2 技術性檔案分為：規範檔案和作業指導書。

5.2.3.2.1 規範編碼：

《規範》：口口/ws- ○ -╳╳╳

□：表示編號字首，即產品**，產品**（如：ck0312）或元件**(如：jxg7.932.0001w01hb)，其**位數根據適用的型別而定：

1)六位（僅針對機芯的檔案，無包材）；

2)七位以上(已確定包材的檔案及環保要求、包裝方式要求)

3)元件**位數根據其編碼實際位數而定。

4）與產品無直接關係的檔案編號字首省略（如：裝置類操作規程、iqc各種物料檢驗規範等）；

ws規範；一般分為：技術規範、檢驗規範，○表示該檔案編寫部門**（見表一），如品質部用q表示；╳╳╳表示流水號，如該部門編寫的第2個檔案用002表示。

5.2.3.2.2 作業指導書編號：

《作業指導書》口口/wi- ○ -╳╳╳

□：表示編號字首，即產品**。編碼規則參照5.2.3.2.1。

wi作業指導書；一般分為：生產作業指導書、檢驗作業指導書、裝置操作作業指導書。 ○表示該檔案編寫部門**，如品質部用q表示；╳╳╳表示流水號，如該部門編寫的第2個檔案用002表示。

（見表一）

5.2.4質量記錄編碼為： qr—◎—□□-◇

◎為**所依附的檔案的編號；

□□為從01開始的流水號；

◇為記錄**的版本號,版本為a-z，由a開始公升級；

5.2.5外來檔案編號：

5.2.5.1國際/國家/行業/地方標準、法律法規編號直接採用原標準編號，不再另行編號；

5.2.5.2其它外來檔案（如：客戶提供的圖樣及檔案）,如原檔案含檔案編號及版本的部分，採用原檔案編號及版本；如原檔案無檔案編號及版本按我司外來檔案編碼規則進行編號：

編號為：口口/od- ○ -╳╳╳

╳╳╳為從001開始的流水號.

□：表示編號字首，即產品**。編碼規則參照5.2.3.2.1。

od：代表外來檔案，○表示該檔案編寫部門**（見表一），如品質部用q表示；╳╳╳表示流水號，如該部門提交的第2個檔案用002表示。

5.2.6檔案的受控號

內部受控檔案分發由文控中心統一編號，檔案受控號規則為：☆☆， ☆☆為部門編號（見5.2.3.1條款各部門編號）。

5.2.7 其他各類檔案編碼

5.2.7.1對於零件的圖紙或相關檔案，按《設計檔案編碼規則》執行。

5.2.7.2 物料編碼按公司《物料編碼規則》執行。

5.2.7.3 產品**及部件編碼，按《充電器產品及部件編碼規則》；

5.3 檔案的制訂及審批許可權

5.3.1 制訂申請：

質量手冊、程式檔案、管理性檔案的制訂由公司員工根據需要提出制訂檔案的申請，並填寫《檔案制訂（修訂、作廢）申請單》提交相應許可權管理人員審批。

技術性檔案由各制定部門提出制訂檔案申請，並製作檔案封面提交相應許可權管理人員審批。

5.3.2 檔案制訂

各類檔案的內容應相一致，不得矛盾。當檔案涉及跨部門內容時，由檔案承辦人定檔案會簽的範圍，提交各相關部門會簽，並根據會簽或會議審核結果作進一步修改，如意見無法統一時，則由管理者代表及總經理作出裁決。

5.3.3 檔案審批

5.4 檔案修訂

5.4.1 公司任何員工均可根據實際需要對質量體系檔案提出修訂建議，由修訂申請者填妥《文

件制訂（修訂、作廢）申請單》，提交檔案原擬制、審核、批准人員/部門審批；

5.4.2 檔案修訂申請批准後，原則上由檔案原擬制、審核、批准人員/部門實施修訂並到相關處會簽。，檔案修改時應注意與其它檔案的相容性，避免相互間的規定出現衝突。

5.4.3 一般檔案的修訂採用整份換版（註明版本）的方式，現場使用的工藝、技術、檢測、計量、作業指導書等標準文字檔案：

可採取劃改的方式修訂。劃改時：由被授權人（工程師或主管）直接將所有檔案進行劃改後（要求被劃改的內容還清晰可見，並要求註明劃改日期），要求劃改檔案必須在20個工作日的有效期之內把檔案修訂，在划改時必須將全部有效的檔案同時修改，劃改只適用於已發放的文字檔案，電子檔檔案只能採用換版的方式。

5.4.4 一般使用宋體字，如是修訂內容則使用加黑的斜體楷書字以示同前一版本區別。

5.4.5檔案修訂完後，必須在檔案制訂（修訂、作廢）申請單填寫變更履歷相關的內容。而且所有掛於現場的檢驗檔案和作業指導檔案，檔案中也要在變更欄裡新增相關變更履歷內容。

5.5 檔案換版

版本以口o的形式給出，其中：口為版次，用大寫英文本母表示，a的級別最低；o為修改次別，用阿拉伯數字表示。

檔案修改以相對獨立的單個子檔案為最小單位，修改單個子檔案時，在修改次別上反映；整體修改時更改版次。子檔案每修改一次（乙個子檔案或一批子檔案），整體檔案版本的修改次數加1。修改9次（含）以內版次變更，即a0變為a1。

修改超過9次以換版形式，即當公升到a9時則應變為b0,已發放的舊版文字檔案由文控中心**、銷毀。

5.6 檔案的發行、**、銷毀及原稿存檔

5.6.1 檔案的發行

5.6.1.

1 受控檔案原稿在提交給文控中心前，送交人應對檔案進行確認。所有受控檔案的正版一般使用a4紙張，不能使用二手紙。受控檔案副本和質量記錄可使用二手紙，需在作廢頁面加蓋「作廢」章；針對各部門直接列印簽署，不提交紙質檔歸檔的部分，需提供批准人審批的記錄。

a.所有有檔案封面的部分列印封面進行手動（或蓋章）審批簽署，如：技術檔案、檢驗規範；如檔案表頭有審批簽署部分需每頁手動簽署（或蓋章），如：程式檔案、管理檔案；

b.無檔案封面的部分製作清單經批准人審批後提交文控中心視同進行審批歸檔，如：包材&結構圖紙：

c.針對受控檔案的電子檔管理詳見《電子檔管理辦法》；

5.6.1.2文控中心對收到的檔案原稿進行確認，確認無誤後將檔案存入相應的資料夾，並將檔案狀態輸入《檔案和資料最新狀態一覽表》。

5.6.1.3 文控中心根據檔案封面中規定的文字發放的範圍與數量進行分發，發行的每份受控質量體系文字檔案副本均只有唯一的受控號，並在每頁蓋「受控」印。

5.6.1.4 文控中心將檔案發行給有關部門，並要求檔案領用人在《受控檔案分發**記錄》上簽收。

5.6.2 文字檔案的**、銷毀

5.6.2.

1發行得到批准的修訂檔案後，文控中心在分發文字檔案新版本的同時**舊版本文字檔案，並在《受控檔案分發**記錄》上做好舊版本文字檔案的**記錄及銷毀舊版本檔案。針對外發檔案版本的**，**商可將舊版檔案現場（或快遞）**到我司或已郵件的方式確認該舊版檔案已銷毀，文控將在《檔案和資料外發記錄表》內予以登記；**舊版本檔案時，需注意檔案的完整性。針對產品所需使用的作廢軟體，需由文控確認徹底刪除後視同檔案已**。

5.6.2.2作廢」檔案的原稿應保留乙份，並加蓋「作廢」印章，儲存期限不得低於產品發貨後3年。其他不需儲存的作廢檔案，由文控中心檔案管理員直接銷毀。

5.6.2.3檔案需銷毀時，文控中心須先填寫「作廢檔案銷毀記錄」，經批准後，方可進行銷毀作廢。

5.6.3 檔案正本的存檔

所有檔案正本及其《受控檔案分發**記錄》由文控中心統一儲存在指定位置。作廢檔案的文字原稿由文控中心加蓋「作廢」章後分開儲存作好標識。

5.7 文字檔案的以舊換新、補發、有效性管理

5.7.1 文字檔案的以舊換新

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