一、目的：建立本局有關質量活動的檔案控制程式，使所有的檔案得以有效控制，確保質量檔案的一致性和適用性。
二、適用範圍：適用於檔案的編制、審核、批准、識別、分發、儲存、修訂、維護等涉及的單位和個人。
三、職責：
（一）辦公室負責全域性檔案的控制管理工作；各縣（市）局、專業公司、本部各部門各自負責縣（市）局、專業公司和部門內的檔案管理工作。
（二）分發給各單位/人員的檔案由使用單位/人員依規定進行建檔、儲存等，實現有效管理。
（三）任何人皆有權提出檔案的修訂建議，檔案的原編制部門負責檔案的修訂工作。
四、內容
（一）檔案編寫
1、各單位應根據質量管理體系有效執行的需要，編寫足夠數量的質量管理體系檔案，管理者代表可以視情況分配檔案的編寫工作。
2、檔案編寫過程中，如檔案的內容涉及到其他相關單位，負責該檔案編寫的人員應合理分配各單位職責，並與相關單位的領導協商討論，取得一致意見。
3、為了使檔案使用方便，易於管理和儲存，每份質量管理體系檔案都必須有對應的編號，每個編號只對應於乙份檔案，檔案編號方法如下：
檔案編號以檔案下發時的局字型大小、部門號/分局號等進行區分；
4、檔案的編制年份作為版本號。
5、檔案編輯格式。總體上根據《xx市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）
（二）檔案審批、發布
1、所有質量管理體系檔案在「發文稿紙」上會簽、批准後，方可發布實施，檔案編、審、批權責按照《xx市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）執行，各縣（市）局視情況可相應制訂檔案的審批、分發辦法。
2、檔案發布：檔案經授權人批准簽字（章）後，辦公室負責局字型大小及辦公室檔案的分發，部門號/分局號檔案由各部門/分局分發。
3、檔案的分發範圍和數量依規定發放；各單位收到檔案後，視需要可**；檔案的分發情況在「發文登記表」中記錄，接收檔案的人應在「收文登記表」上記錄，以示承認收到該檔案；實行辦公自動化的單位亦可將收發文情況在電腦中錄入並儲存。
4、各專業公司或本部各部門所制訂的部門內部使用的規章制度，應由部門領導審批後，由部門檔案管理人員負責分發，分發情況在「發文登記表」中記錄。
5、網路系統中的檔案和資料應列印成書面的樣稿，按照上述要求由領導審批後，方可貯存在電腦中或發放相關部門和/客戶。檔案和資料的更改按照本程式第（五）條款要求執行。
（三）檔案的儲存和維護
1、檔案的分發單位負責儲存檔案的原稿，檔案持有人應確保檔案的妥善管理和儲存。
2、檔案的接受者收到檔案後，應確認檔案的有效性，進行歸檔，便於識別和檢索。
3、檔案的持有人和調閱者應保持檔案的整潔、清晰，非經允許不得拆卸、影印。
4、檔案應妥善保管，對機密性的檔案應限制閱讀範圍。
（四）外來檔案管理：
1、外來的檔案包括：指導工作用的國際/國家標準、裝置使用說明書、上級下發的檔案、相關的法規等。
2、外來檔案按照《xx市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）進行控制。
（五）檔案的修訂：
1、檔案的執行者在執行過程中，發現檔案的規定與現狀不符或已影響質量管理體系有效執行時，應填寫「檔案修訂審批表」（泉郵辦-07），對檔案提出修訂的意見。所有的檔案在未經過評審、再次得到批准之前，不得隨意更改。
2、檔案的修訂原則上需**件的原編制、審核、批准的相同的單位或個人修訂、審核、批准；如其他人審批時，此人應獲得原審批所依據的有關背景資料。
3、檔案修訂後應重新進行檔案的分發（發文號改變），發文部門應確保原有的檔案持有人都得到檔案的最新版本。
4、檔案修訂後，新檔案重新分發情況在「發文登記表」上登記；各單位每半年對本單位發放的檔案在「檔案目錄一覽表」中彙總，對作廢檔案作出說明。
5、**格式作為檔案的附件一般應附在檔案的後面，以便執行，表單需修訂時，應填寫「檔案修訂審批表」，經過單位主管批准，同時通知各使用單位進行更換。
6、為確保使用檔案的有效版本，各收文單位在收到修訂後的檔案後，應將作廢檔案辦理歸檔。
7、為防止非法修改，檔案為不可擦拭的版本，不可使用鉛筆編寫。
8、辦公室有權對檔案接收的檔案儲存情況進行監督。發現不符時，應將不符情況通知相關人員，並有權要求其採取糾正措施。
五、應用表單
（一）發文登記表：按各單位原有的表單繼續使用
（二）收文登記表：按各單位原有的表單繼續使用
（三）檔案修訂審批表
檔案資料修訂審批表
年月日 no：
裝置管理程式
一、目的：對裝置進行管理，以經濟的費用取得最佳的效果，並能保持其運轉能力與效能，達到預期的目的。
二、適用範圍：適用於為滿足郵政服務需要的所有裝置的管理。
三、職責：
（一）市局建設維護部負責郵政計算機網路及裝置維護的監督、檢查及考核等管理工作；各縣（市）局指定相應的裝置管理部門負責本單位郵政裝置管理工作。
（二）各單位操作人員對裝置進行日常維護保養並做好清潔工作，嚴格按照規程使用裝置，並協助裝置維修人員執行週期檢修計畫和故障修理。裝置維護人員應正確維修、維護郵政裝置，定期進行檢修，及時將重大裝置故障情況報告裝置管理部門。
（三）各縣（市）局、分局各自儲存裝置管理相關的資料和記錄。
四、裝置管理程式：
（一）裝置的申購、安裝、驗收
1、裝置的申購
市局本部各單位視需要且已列入計畫的裝置，經局領導批准後，由計畫財務部採購；對於未列入計畫的裝置，在購買時應填寫「零星購置資產申請表」，經局領導批准後，再由計畫財務部採購。建設維護部應協同採購員做好選擇**商和裝置選型工作。各縣（市）局可參照執行。
2、裝置的安裝驗收：
（1）裝置購入後，使用單位和**部門應會同供貨單位進行開箱驗收，驗收不合格應及時與**商聯絡退貨或其他事宜；開箱驗收合格後，由裝置使用單位按裝置使用說明書要求安裝，進行試車驗收。
（2）裝置開箱、試車驗收情況記錄在「裝置驗收單」中，裝置使用說明書由使用單位儲存。
（二）裝置的管理
1、本局裝置採取分級管理方式，建設維護部負責郵政計算機網路及裝置維護的監督、檢查及考核等管理工作；各縣（市）局、郵政裝置的實際使用部門應指定專門的裝置管理員負責本單位（部門）郵政裝置的管理，裝置管理員應按照計財部門規定，對所管理的全部裝置建立「裝置台賬」。
2、建設維護部負責編制《裝置維護考核辦法》，並對本部郵政裝置維護管理情況進行考核檢查，各單位、部門應嚴格遵守執行。各縣（市）局根據自身情況制訂本單位裝置維護管理考核的有關規定並認真執行。
3、所有裝置管理涉及的記錄由各單位負責歸檔。
（三）裝置的保養檢修
1、裝置日常保養：裝置操作人員應按照各類裝置安全操作規程正確的使用裝置，操作過程中隨時注意有無異音、各種儀表和安全裝置的靈敏可靠性等，對一般簡單的能立即排除的故障自行處理，主要裝置由操作人員進行日常的點檢和維護保養。
2、裝置故障檢修：操作人員在作業過程中發現裝置故障無法自行處理時，應及時通知維修人員修理；當遇到較大故障，維修人員無法處理時，應報告單位領導，以便組織人員和資源搶修。檢修情況記錄在「裝置維護記錄表」中。
3、必要時，應使用明顯的標記指示裝置處於被修理狀態，以防意外。
（四）裝置的報廢：
裝置的報廢應按照固定資產管理辦法處理。
五、應用表單
1、零星購置資產申請表
2、裝置維護記錄表
3、裝置固資臺帳 （以計財部固定資產卡片為準）
4、裝置驗收單
採購控制程式
一、目的：各單位在本程式的原則下，可制訂具體的採購控制辦法，確保採購物品符合要求，厲行節約。
二、責任範圍：採購工作由各局的計畫財務部歸口管理。
1、全市範圍的統一採購工作由市局計財部負責：
（1）全市通訊建設主要裝置及配套和生產、經營所需用品等，如計算機、發電機組、空調、傳真機、影印機、印表機、櫃員機、點鈔機大型捆紮機等的採購**；
（2）全市郵政車輛（包括郵運車輛、攬收投遞車輛）等的採購**；
（3）全市郵政機械裝置、計算機及配套等維修零配件的採購**。
2、本部與各縣（市）局
（1）負責向省局選型定點的廠家及單位組織郵政裝置、郵政專用自行車、郵專用品、郵政單冊的採購**；
（2）負責局內辦公用品、文具、衛生潔具、小五金水電等零星低值消耗品的採購**；
（3）負責生產人員勞保用品的採購**。
三、**商評估、選擇規定
（一）各採購單位（縣市局以上）負責對提供物品和服務**商的評估工作。
（二）採購員應隨時了解市場資訊及動態，針對需購物資或服務，同時與多家**商接洽，獲取**商質量、服務等相關情況和資料；挑選**商時優先考慮以下因素：
1、省局指定的**商可直接認可為合格**商；
2、本局質量管理體系建立前已長期合作的、質量穩定的**商；
3、**商在提供類似的物品或服務方面有1年以上經驗；
4、**商的產品或質量管理體系通過權威機構的認證。
5、國家認可的各級計量機構。
（三）根據（附表一），物品的採購和服務的提供必須由專門部分統一採購、統一調配；
（四）除省局已指定的**商外，其他用**商都必須經過調查予以認定，步驟是：
1、要求**商按「**商調查表」內容，提供相關的**商基本情況。
（1）法定企業名稱和位址；
（2）法人代表和銀行信用；
（3）**商的資歷；
（4）**商的資源和設施；
（5）現有的質量管理體系和獲認證的標誌產品。
2、根據「**商調查表」以及**商提供的資料，由相關單位對**商進行評估，將評估意見記錄於「**商調查表」。
3、由單位領導綜合評價，結論記錄於「**商調查表」。
（五）評估後符合要求的**商方可向其採購。
三、物資採購程式
1、郵政裝置採購過程根據生產發展情況，年終或年中由各生產部門報建設維護部，由建設維護部平衡彙總、調查審核、確定數量型號報送計財部納入年度計畫，計畫經批准後在實施時統一由計財**採購或委託採購。採購商由省局指定或自行選定。除小金額外，採購時都需簽定合同，合同詳細註明品名、規格、質量要求、數量、時間、售後服務等，而且合同需經相關部門及各級領導會簽，合同會簽完畢後方可實施採購。
檔案控制程式
1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...
檔案控制程式
公司 檔案制訂 修訂 作廢 申請單 no 編碼 qr qp01 01 a 1 目的 對公司的管理體系檔案進行控制，確保相關部門 人員及時得到並使用有效的版本。2 適用範圍 適用於本公司的質量管理體系檔案的控制和管理。3 職責 3.1 管理者代表 品質部 負責組織質量手冊與本部門程式檔案的設計。3.2...
檔案控制程式
1 主題內容和適用範圍 本程式規定了對質量管理體系檔案的控制方法和職責。本程式適用於與質量管理體系有關的檔案控制。2 引用檔案 gb t 19001 2008 idt iso9001 2008 質量管理體系 要求 中的4.2.3條款的要求。質量手冊 3 目的和原則 3.1確保與質量管理體系有關的所有...