1. 目的
1.1 規範檔案管理，提高辦公效率，充分發揮檔案在各種工作中的作用, 確保檔案的有效和方便使用。
2. 管理範圍
2.1 檔案是指公司內部規定、來往檔案、報告、憑證類檔案、決議、參考檔案、賬薄、統計表以及其他上接下送的各種檔案。
2.2 包含檔案的起草、批准、整理、收發、備案、儲存、銷毀。
2.3適用於公司內部及外來檔案的管理。
3. 職責
3.1 綜合部是管理檔案和資料的主管部門，負責組織管理性檔案的起草、收發、整理、備案和其他管理；負責外來檔案的接收、識別、登記和處理。
3.2 檔案使用部門負責本部門使用檔案的管理。
3.3 由總經理進行檔案的審核與批准。
4. 檔案發放流程(_見下頁流程圖)
5. 檔案管理內容
5.1 管理規定說明
5.1.1 檔案的編制、審批：綜合部負責編制或組織相關部門編制管理程式檔案及規章制度，相關部門經理審核，總經理批准。
5.1.2 檔案審核、會簽、批准時，由檔案編寫部門填寫《檔案審批表》和檔案原稿一併提交審批。綜合部儲存檔案原稿和《檔案審批表》。
5.1.3 綜合部負責檔案的列印。
流程負責人使用**
綜合部檔案審批表
總經理總經理綜合部相關人員
綜合部收/發文記錄
各相關部門
綜合部現行有效檔案清單
5.1.4 檔案的發放和領取，檔案制定完成印刷前，綜合部制定《現行有效檔案清單》，規定檔案發放部門、數量、發放編號等，根據發放數量，確定列印量。
管理程式檔案和規章制度以單行本的方式出現，使用檔案的人員僅發給與其相關的檔案。總經理、各部門經理發全套檔案。同時，建立《收/發文記錄》，檔案領取人在記錄中簽字，檔案發放要規定唯一的發放流水編號，標註在封面右下方。
由辦公室在檔案發放時對檔案使用者提出確保檔案清晰的要求。
5.1.5 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
5.1.6當出現檔案丟失、破損等情況時，檔案使用部門及人員不得私自複製檔案，需向檔案發放部門提出領用申請，辦理正常的檔案發放手續。
5.1.7 檔案的評審和更改，隨著市場的變化，當檔案需要更改時，提出更改人填寫《檔案更改審批表》，部門經理審核，總經理批准後，報綜合部，綜合部影印《檔案更改審批表》及預更換的新檔案，根據《收／發文記錄》，下發至檔案使用人員，並對《檔案更改審批表》進行編號發放。
綜合部儲存《檔案更改審批表》原件。
5.1.8 由檔案使用人及時更改，並填寫檔案扉頁中的更改記錄。
檔案更改全部採取換頁或換版方式，《檔案更改審批表》附在更改檔案的後面。檔案換版，原檔案同時廢止，綜合部收回全部作廢檔案並銷毀，並在《現行有效檔案清單》中及時刪除作廢檔案，在《收/發文記錄》的作廢記錄欄中作標識。作廢檔案需要保留，在檔案封面註明「作廢保留」字樣，單獨儲存。
5.1.9 檔案儲存應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
5.1.10 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，應定期清理造冊， 經總經理審核同意銷毀，應以銷毀。
5.2 管理的其他要求
5.2.1公司規章制度、程式檔案等成冊檔案正文部分均採用四號宋體；一級條款採用小三號宋體加黑，二級條款採用四號宋體加黑。
其封面、扉頁和內頁題頭的格式和字型、字型大小均需按規定進行列印。
5.2.2 相關檔案根據需要確定字型、字型大小，不作統一規定。
5.3 外來檔案的管理規定
5.3.1 一汽-大眾來文或其它方面來文，綜合部在《收/發文記錄》中登記，統一由綜合部進行識別，在簽收和拆封時，收發員注意檢查封口和郵戳。
對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應找出原因。
5.3.2 檢測後送總經理或各負責人審閱，需要分發時，按3.5相應條款執行，確保外來檔案處於受控狀態，管理檔案由綜合部負責存檔，其他檔案由相應的部門存檔。
6. 本管理制度自發布起執行。
收/發文記錄
no.檔案審批表no.
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1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...
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1 主題內容和適用範圍 本程式規定了對質量管理體系檔案的控制方法和職責。本程式適用於與質量管理體系有關的檔案控制。2 引用檔案 gb t 19001 2008 idt iso9001 2008 質量管理體系 要求 中的4.2.3條款的要求。質量手冊 3 目的和原則 3.1確保與質量管理體系有關的所有...