1 目的
為了使與hse管理體系執行有關的檔案和資料處於受控狀態，制定本程式。
本程式對檔案和資料進行管理，以保證 hse管理體系執行的各個場所均使用相應的有效版本，防止失效或作廢檔案被誤用。
2 適用範圍
本程式適用於hse體系檔案和資料的控制。
3職責3.1 安全環保部是本程式的歸口管理部門,負責：
(1) 制訂和修訂《檔案和資料控制程式》，以及實施情況的監督、考核；
(2) hse管理體系檔案的發放、收回、更改等管理；
(3) 負責公司《管理手冊》和《程式檔案》的編寫、會簽、審批等的管理。
3.2 經理辦公室負責檔案的接收和管理。
3.3 各職能部門和直屬公司負責涉及本單位檔案和資料的管理。
4 程式內容
4.1 檔案和資料
4.1.1 檔案和資料是公司hse管理體系執行的依據，也是管理體系內部溝通和行動的準則檔案和資料報括：
(1) 《管理手冊》:是依據hse管理體系標準，對公司hse管理體系各相關或相互作用過程進行描述的綱領性檔案，旨在實現hse方針和目標，主要供公司內部管理人員、顧客（必要時提供）及第三方審核機構使用；
(2) 《hse體系程式檔案》（以下簡稱《程式檔案》）:是對公司活動、產品和服務過程描述和管理的控制性檔案，是確保hse管理體系有效運作和控制的依據，是《管理手冊》進一步實施的支援性檔案，按照標準要求形成了公司的《程式檔案》，見附錄《程式檔案清單》；
(3) 支援（管理）性檔案和資料:是闡明公司活動、產品和服務過程管理要求和方法的檔案，用於指導活動、產品和服務過程的具體實施，是對《管理手冊》和《程式檔案》的進一步支援；支援（管理）性檔案包括：作業指導書、操作規程、規章制度、技術標準等；
(4) 記錄:是一種特殊型別的檔案，它為所完成的活動或達到的結果提供客觀證據；
(5) 檔案和資料可以採用文字檔案、電子版或光碟等多種管理形式。
4.2 受控檔案範圍
4.2.1 體系檔案:hse方針與目標、管理手冊、程式檔案、支援（管理）性檔案等。
4.2.1 技術檔案:各類hse標準、規範、工藝檔案、裝置檔案、檢測檔案等。
4.2.3 外來檔案:包括標準、合作者或分承包方提供的與hse管理有關檔案、圖紙等。
4.2.4 關鍵資訊和關鍵記錄:關鍵崗位職責的說明，事故調查、處理過程等及相關記錄。
4.2.5 應急反應:包括應急預案和職責，關鍵活動和關鍵任務的程式工作指南，風險評價和風險管理結果。
4.2.6 以硬碟拷貝或電子**形式存在的以上檔案和資料。
4.3 檔案的編寫、批准與發布
4.3.1 《管理手冊》由hse體系辦公室組織編寫，管理者代表審核，經總經理批准後發布。
4.3.2 程式檔案由各歸口管理部門組織編寫，部門負責人審核，經管理者代表批准。
4.3.3 支援(管理)性檔案由各職能部門及直屬公司組織編寫、修訂和管理。
4.3.3.1 直屬公司對外發放使用的hse檔案和資料，由編寫部門負責人審核，主管領導批准，各級安全環保部門備案。
4.3.3.2 本單位(各級機關部門和基層單位)使用的hse檔案和資料,由本單位負責人審批。
4.3.3.3 各類標準(指標)、各類技術檔案和資料，具體執行相關部門的管理規定。
4.3.4 紅標頭檔案的管理執行《國家行政機關公文處理辦法》，其它檔案的管理參照以上程式執行。
4.3.5 關鍵資訊和關鍵記錄在初次使用前，由編制部門填寫《管理性作業檔案審批表》,報管理者代表批准後實施。
4.4 檔案的發放與接收
4.4.1 hse體系檔案的編碼、編號執行《hse體系檔案編寫規定》。
4.4.2 安全環保部對下發的hse管理體系檔案進行登記，加蓋「受控」章，提供給外單位和顧客使用的體系檔案，加蓋「非受控」章。
4.4.3 檔案發放由發文單位按確定的檔案發放範圍和數量進行發放，履行發放手續，填寫《檔案發放登記表》，受控檔案還應填寫《受控檔案清單》，並要確保需要使用檔案場所都能得到相應檔案的有效版本。
4.4.4 檔案接收各單位按檔案接收數量履行相關接收手續，填寫《檔案收集登記表》，對於受控檔案，接收部門同時填寫《受控檔案清單》。
4.4.5 安全環保部每年下發《失效的體系檔案清單》,並及時從各職能部門、直屬公司等場所按發放的份數收回失效的體系檔案，加蓋「作廢」章並填寫《檔案收集登記表》。
4.4.6 檔案持有者應對檔案進行妥善保管，不得私自塗改，要防止損壞和丟失。
4.5 檔案的評審、更改和修訂
4.5.1 檔案和資料編制部門每年應進行1-2次對發放的檔案和資料的有效性、符合性、可操作性進行一次評審，並根據實際情況對檔案進行修訂，公司所有需評審的檔案和資料等都應填寫《工程公司評審記錄》。
4.5.2 檔案需要更改時，由檔案編寫部門提出申請並填寫《檔案更改申請單》，說明更改原因、更改內容，交原審批部門審批，若改由其它部門審批時，必須提供原審批部門同意變更的背景材料。
4.5.3 檔案更改批准後，由檔案編寫部門填寫《檔案更改通知單》,加蓋更改部門印章後按原檔案發放的範圍發放，履行發放手續，並填寫《更改通知單發放表》。
4.5.4 檔案持有人根據《檔案更改通知單》的內容，對檔案進行更改,在更改處註明更改日期、更改人。
4.5.5 電子版本檔案應以書面受控檔案為依據，沒有形成書面受控檔案應以電子檔案的最新版本為依據。
4.5.5 更改的方式
4.5.5.1 更改方式:劃改或換頁
(1) 採用劃改時，應使用鋼筆或碳素筆在更改處劃雙橫線,加更改印章(或更改人印章/簽字)。
(2) 採用換頁更改時，應將本頁內容重新列印並對本次更改條款在更改記錄表中做出標記，換頁更改後將舊頁收回，由歸口管理部門儲存。
4.5.6 所有的《檔案更改通知單》都必須交hse體系辦公室備案。
4.5.7 檔案經過多次更改或修訂後，為保證檔案的質量應進行換版,換版實施前，應報原檔案審批部門審批後實施。
4.5.8 上級部門新的檔案下發後,本部門原有相關檔案作廢，執行上級檔案，或根據上級檔案修訂原相關檔案，修訂後繼續執行。
4.6 體系檔案的重新印發
4.6.1 當公司組織結構或產品結構發生重大變化或體系檔案已更改次數過多影響使用時，可以重新印發。
4.6.2 重新印發時,hse體系辦公室提出建議，經總經理批准後，由安全環保部組織實施,同時履行檔案發放手續，收回舊版「體系檔案」,並加蓋「作廢」章。
4.6.3 必要時舊版體系檔案可以適當保留存檔並加蓋「保留」章，其餘部分進行登記後，由各級安全環保部門統一組織銷毀。
4.7 檔案和資料的管理
4.7.1 各單位應建立檔案收發記錄，對受控、作廢保留的檔案和資料都應整理、編目、歸檔，便於查閱。
4.7.2 外來檔案和資料的管理
4.7.2.1 可直接引用的外來檔案，由歸口管理部門負責確認，按受控檔案**執行，檔案的發放管理具體執行本程式4.4條款。
4.7.2.2 不能直接引用的檔案，由歸口管理部門根據檔案的內容對現有體系檔案進行完善，檔案的管理具體執行本程式的相關條款。
4.7.2.
3 各單位按職責範圍，負責定期對採用的外來檔案和資料進行評審,確定是否為現行有效版本，及時更換過期和作廢的檔案資料，確保檔案和資料的有效性,具體執行《法律法規要求管理程式》。
4.8 檔案的複製與借閱
4.8.1當體系檔案需進行複製時，複製人應填寫《體系檔案借閱複製記錄》，並**件持有單位領導審批後，方可複製，對複製後的檔案應履行檔案發放登記手續。
4.8.2 當需借閱hse檔案時，借閱人應得到檔案持有單位領導的批准，並對借閱的檔名稱、份數、頁數、借閱時間進行登記填寫《體系檔案借閱複製審批表》，閱後要及時歸還，登出借閱登記。
4.9 檔案的作廢處理
4.9.1 當檔案失效或需要作廢時，由檔案主管部門報上級主管領導批准後，方可進行檔案的作廢處理。
4.9.2 對於失效或作廢的檔案,由檔案主管部門從所有發放或使用場所及時撤回,填寫《作廢檔案處理登記表》，註明作廢處理方式。
4.10 記錄
檔案管理形成的記錄的儲存與管理按《記錄管理程式》。
5相關檔案
《國家行政機關公文處理辦法》。
hse02-4.2--2003《法律法規要求管理程式》。
hse02-6.3--2003《記錄管理程式》。
hse03-3.7--01--2003《hse體系檔案編寫規定》。
6記錄hse04-3.7--01--2003《記錄清單》。
hse02-3.7--02--2003《管理性作業檔案審批表》。
檔案和控制程式
編號 vw cx 01 g 1.目的 對於與質量體系有關的管理和技術檔案及資料進行控制，確保各部門使用有效的檔案和資料。2.適用範圍 適用於與質量體系有關的書面或非書面 形式的管理和技術檔案資料。包括適當範圍的外來檔案 3.職責 3.1 總經理確定編制質量體系檔案責任部門並批准發布質量手冊。3.2 ...
檔案和控制程式
編號1.目的 對於與質量體系有關的管理和技術檔案及資料進行控制，確保各部門使用有效的檔案和資料。2.適用範圍 適用於與質量體系有關的書面或非書面 形式的管理和技術檔案資料。包括適當範圍的外來檔案 3.職責 3.1 總經理確定編制質量體系檔案責任部門並批准發布質量手冊。3.2 管理者代表組織編寫質量手...
檔案和控制程式
4.3.2 技術檔案和資料由物業服務中心的專業技術人員負責審核,由品質管理部負責人批准。4.4 檔案的發放。4.4.1 受控檔案的發放可為書面 磁碟 網路傳輸三種形式。4.4.2 書面檔案的發放 4.4.2.1 受控檔案的發放由品質管理部檔案管理人員根據實際需要確定發放範圍及形式，在 檔案發放記錄表...