1 主題內容和適用範圍
本程式規定了對質量管理體系檔案的控制方法和職責。
本程式適用於與質量管理體系有關的檔案控制。
2 引用檔案
gb/t 19001-2008 idt iso9001：2008《質量管理體系－要求》中的4.2.3條款的要求。
《質量手冊》
3 目的和原則
3.1確保與質量管理體系有關的所有檔案都得到有效控制。
3.2確保各相關場所均獲得並使用清晰正確的和現行有效的檔案。
4 職責
4.1 客戶服務部負責《質量手冊》和《程式檔案》的編制、發放、更改、控制和管理，組織各部門作業檔案和質量記錄**的編制，並負責對公司與質量體系有關檔案和資料的監督和管理。
4.2 各部門負責部門專用檔案的發放、保管、借閱及舊檔案的銷毀，並保留相應的記錄。
5 程式
5.1 檔案分類
（1）內部檔案和外部檔案
（2）受控和非受控檔案
5.1.1內部檔案—質量管理體系檔案
包括第一層檔案：《質量手冊》，第二層檔案：《程式檔案》，第三層檔案：《指導性作業檔案》，第四層檔案：《質量記錄**》。
5.1.2 外來檔案—外單位來函、傳真、合同、產品說明書、法律、法規等。
5.1.3 受控檔案是指受更改控制的檔案，非受控檔案是指不受更改控制的檔案。
5.2 檔案的編制和批准發布
5.2.1《質量手冊》和《程式檔案》由客戶服務部組織編制，管理者代表審核，總經理批准發布。
5.2.2客戶服務部組織各部門編寫本部門作業檔案和質量記錄**，各部門負責審核後，由管理者代表批准發布。
5.3 檔案的識別
5.3.1 質量手冊、程式檔案和工作手冊分為「受控」和「非受控」兩種形式。
受控檔案以電子**的唯讀方式通過公司**、內部區域網方式傳遞給各場所使用。客戶服務部控制網路的受控檔案保持最新狀態，並保持從網路或計算機**的最新狀態而且蓋有「受控檔案」章標記的一本至數本書面質量手冊、程式檔案和工作手冊，並註明分發號（受控號）登記發放，本公司內使用「受控」檔案。
5.3.2任何個人或其他部門從網路或計算機**的沒有蓋有「受控」標記的書面或其他軟盤的質量手冊、質量管理程式檔案和工作手冊為非受控版本，不對其進行狀態管理。
供外部使用的「非受控」檔案應加蓋「非受控檔案」 章。
5.3.3所有失效或作廢檔案加蓋「作廢」章，為某種原因需儲存作廢檔案，應加蓋「作廢留存」章。
5.3.4.公司有效檔案更改和現行修訂狀態的識別方法有：版本號或發布日期和修訂日期。
5.3.5客戶服務部建立受控檔案的《受控檔案清單》。檔案清單應標明各檔案的更改和現行修訂日期。
5.4檔案的編號
5.4.1 質量管理體系檔案的編號
a).質量手冊
tzt sc -2009
發布年號
質量手冊代號
公司名稱代號
b).程式檔案
tzt cx- 01
檔案順序號
程式檔案代號
公司名稱代號
c).管理標準/工作標準
（10-60）tzt zy 01
檔案流水號
檔案代號
公司名稱代號
部門編碼
外來檔案發布年份
流水號 e).質量記錄
tztjl 01
流水號記錄代號
公司名稱代號
5.4.2 各類檔案代號規定如下：
公司：tzt 質量手冊：sc 程式檔案：cx 記錄： jl
5.5 檔案的發放
5.5.1 檔案發放前須經管理者代表審批。
5.5.2 檔案發放由各控制部門組織發放，對於受控的檔案應加蓋紅色「受控」印章，非受控檔案加蓋藍色「非受控」印章，並填寫《檔案發放、**記錄》。
5.5.3 當檔案丟失或破損時，應按規定辦理申請領用手續，並說明原因。補發丟失新檔案時應給予新的分發號，並註明丟失檔案的分發號作廢。補發破損的檔案應做好相關的換頁記錄。
5.5.4 受控檔案未經許可，不得隨意影印，如需要，由各檔案控制部門統一影印，加蓋紅色「受控」印章。
5.6 檔案的更改
5.6.1 檔案需要更改時，應由檔案更改提出人或檔案更改提出部門的負責人填寫《檔案更改申請表》，由該檔案原審批人進行審核。
5.6.2 檔案更改批准後，由客戶服務部實施更改，依據《質量檔案發放、**記錄》發放更改後的檔案，並由檔案持有部門銷毀舊的檔案。
5.6.3 檔案的正本應附有《檔案修改控制頁》，記載歷次更改情況。
5.7 檔案的換版和作廢
5.7.1同一頁碼更改次數超過9次或檔案需大幅度更改時，檔案應進行換版，同時舊檔案作廢。
5.7.2作廢的檔案由各檔案控制部門按《質量檔案發放、**記錄》收回並記錄。
作廢檔案加蓋「作廢」印章，經部門主管批准後統一銷毀。需作資料保留的作廢檔案，客戶服務部批准後，加蓋「保留」印章可留用。
5.8 檔案的管理
5.8.1 檔案經編制審核後，應將相關的檔案列入《受控檔案清單》，由客戶服務部進行歸檔並編目。如果以軟盤貯存的檔案應進行標識。
5.8.2 檔案需借閱時，須由各檔案控制部門負責人批准後進行登記。保密性檔案須經管理者代表批准。
5.8.3 有關合同的控制依據《合同的管理辦法》執行。
5.8.4 檔案儲存期限
歸檔的檔案，儲存期限按以下規定執行。
永久：員工培訓檔案、公司管理制度等。
中期（半年至3年）：原材料檢驗、過程檢驗、最終檢驗記錄、質量管理體系執行記錄等。
短期（半年以下）：、報告、來往信函、日常記錄等。
5.8.5 外來檔案的管理
質量管理體系中使用和參考的外來檔案，由檔案匯入部門根據需要保管和發放。匯入部門將需要的《外來檔案記入外來檔案一覽表》
5.8.6檔案的評審
每年的管理評審時由客戶服務部組織對質量管理體糸檔案進行評審，各部門結合平時使用情況進行評審，必要時進行修改，執行5.4條款規定。
5.8.7作為質量記錄的檔案執行《質量記錄控制程式》
6 支援性檔案、記錄**
6．1《質量記錄控制程式
6．2《檔案更改申請表
6．3《檔案發放**記錄
6．5《檔案修改控制頁》
6．6《受控檔案清單
6.7《外來檔案一覽表
檔案控制程式
1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...
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檔案控制程式
1.目的 對本公司檔案的編制 審核 批准 發放 保管 使用 更改 標識 和作廢等全過程進行控制，確保各相關場所使用的檔案均為有效版本。2.適用範圍 本公司所有檔案的控制。3.職責 3.1 負責質量環境手冊 質量環境程式檔案，以及其他公司級檔案的編制 使用 更改 負責所有檔案 包括外來檔案 的標識 保...