1 目的
對本公司管理檔案的編制、審核、批准、發放、保管、使用、更改、標識、**和作廢等全過程進行控制，確保各相關場所使用的檔案均為有效版本。
2 範圍
適用於本公司技術檔案以外所有管理檔案的控制。
3 引用標準和檔案
無4 術語
管理檔案：指《質量手冊》、《程式檔案》、管理規定和其他內部檔案。
受控檔案：指需要受到更改控制的管理檔案，受控檔案在更改時能全部追溯到使用者。
5 職責
5.1 各部門負責編制、保管、使用、更改相關職責範圍內的作業檔案、記錄和其它管理檔案。
5.2 行政部負責除《質量手冊》、《程式檔案》以外的其他公司級檔案的編制、使用、更改；負責所有檔案（包括外來檔案）的標識、保管、發放、**、作廢等控制。
5.3. 管理者代表負責公司的《質量手冊》、《程式檔案》的編制、保管、使用和更改等控制；並負責除《質量手冊》、《程式檔案》以外的公司級檔案的批准。
5.4. 總經理負責《質量手冊》、《程式檔案》及其它公司級檔案的批准。
6 管理程式
6.1 管理檔案的分類和編號
6.1.1 按《檔案和資料編號規定》執行。
6.2 檔案的編制、審核和批准
6.2.1根據質量管理體系規定和各項質量活動的需要，相關責任部門負責組織職責範圍內檔案的編寫工作，經部門經理審核完成後交管理者代表批准。
6.2.2 管理者代表負責編制公司的《質量手冊》、《程式檔案》，編寫完成後交總經理審批。
6.2.3各部門根據實際工作的需要增編新檔案，須填寫《檔案編制/更改審批表》，經管理者代表或總經理批准後，方可以組織檔案的編寫工作。
6.2.4 qm、qp類檔案為受控檔案，對受控檔案必須建「受控檔案清單」（見附錄1），受控檔案送相關負責審批人員審批時必須提供原版書面檔案。
6.3 受控檔案的收發
6.3.1 受控檔案的收回
6.3.1.1 檔案批准後原版檔案即時交行政部，由行政部人員建立「受控檔案清單」。
6.3.2 受控檔案的發放
6.3.2.1 《質量手冊》、《程式檔案》的發放由總經理批准；政策檔案和管理規程的發放由管理者代表批准。
6.3.2.
2 各類檔案經批准後發放，由行政部統一進行發放檔案的複製工作，在複製的檔案上加蓋受控檔案標誌章和標註受控號，然後發放。發放檔案時應在 「受控檔案領用登記清單」（附錄2）上註冊登記受控號。
6.3.2.2.1受控號的編寫方法
受控號由發件部門編號+收件部門編號+檔案序號組成（如「管理者代表發放難生產技質部的《質量記錄控制程式》，受控號為0204003」，若一文多發，則在受控號後面+發放序號，標記為：發件部門編號+收件部門編號+檔案序號+發放序號），註冊登記的受控號與實際領用檔案上的受控號要一致，以便跟蹤管理。各部門部門編號如下：
6.3.2.
3 當受控檔案嚴重破損影響使用時，應先填寫「受控檔案更換審批單」（見附錄3），經相關負責人審批後辦理領用或更換手續，交回破損檔案，補發新檔案。新發檔案的檔案編號與原檔案的檔案編號必須一致，檔案發放部門負責收回破損檔案並填寫「受控檔案**清單」（見附表4）並進行銷毀處理。
6.3.2.
4 使用人將受控檔案丟失需要補發時，應先填寫「受控檔案領用審批單」（見附錄5），經相關負責人審批後辦理領用手續，同時行政部在補發檔案上編制新的受控號（部門編號+檔案序號+b。如0204003號檔案被丟失，補發時新的檔案編號為0204003b），並將原受控檔案和原受控號宣告作廢，在「受控檔案領用登記清單」的「備註」欄內註明新的受控號。
6.3.3 受控檔案的更改
6.3.3.1 受控檔案需要更改時，應由原發文部門負責人填寫「受控檔案更改審批單」（見附錄6），說明更改原因。檔案更改的審批程式與新發檔案相同。
6.3.3.2 受控檔案更改批准後，原發文部門根據審批單對原版管理檔案相關的內容進行更改，並及時將現場使用的全部該管理檔案的對應部分用更改後的內容替換。
6.3.3.
3 檔案更改時，須對更改的內容進行記錄。除在「受控檔案更改審批單」中描述更改前、後的內容外，還應填寫「政策與程式更改記錄表」，寫明更改時間、更改內容摘要及更改頁碼等內容。在檔案更改次數較多時，原檔案編寫部門可以考慮對檔案進行換版。
檔案換版時，前一版的「政策與程式更改記錄表」不帶入新版的檔案中，將其歸入前一版的檔案存檔。
6.3.4 檔案的作廢與銷毀
6.3.4.1 檔案經多次更改（版次號從00到05時）或檔案需要進行大幅度修改時應作廢，換發新檔案，並更改版本號（a～z）。
6.3.4.
2 行政部根據「受控檔案領用登記清單」逐一收回作廢檔案，填寫「受控檔案**清單」。需要銷毀的原版受控檔案及收回的作廢檔案，由行政部填寫「管理檔案銷毀登記審批單」（見附錄7），經管理者代表批准後由行政部統一銷毀。
6.3.4.
3 為法律和知識積累等目的須保留的作廢檔案，由申請人填寫「受控檔案留用申請審批單」（見附錄8），經原發文審批人批准後，由行政部在受控檔案上加蓋「保留資料」標誌後由行政部儲存。
6.4 內部檔案的管理
6.4.1 內部檔案的編號按《檔案編號規定》執行。
6.4.2 非受控檔案（內部檔案）各部門根據需要自行複製。
6.5 檔案的保管
7.5.1 原版管理檔案由行政部統一保管並負責保管該類檔案複製、發放、**、更改、作廢、銷毀等所有記錄。行政部定期對檔案根據《公司檔案管理規定》進行歸檔。
6.5.2 檔案的使用者應確保所使用的檔案是有效的，不得在檔案上隨意塗改。
6.6 行政部每一季度組織人員在辦公和生產現場抽查受控管理檔案的有效性，填寫「受控檔案有效性抽查表」（附錄9），如查出作廢的檔案，應立即收回，並按程式發放有效版本的檔案。並且，每月月底由行政部負責人對當月更改過或換版的受控檔案進行有效性驗證並填寫「受控檔案有效性驗證表」（附錄10），驗證的範圍必須包括各個部門所有在用的受控檔案。
6.7 質量體系有效版本的檔案需長期儲存，已作廢因需要而保留的檔案儲存期限為三年。
7 附錄
附錄1「受控檔案清單」
附錄2「受控檔案領用登記清單」
附錄3「受控檔案更換審批單」
附錄4「受控檔案**清單」
附錄5「受控檔案領用審批單」
附錄6「受控檔案更改審批單」
附錄7「管理檔案銷毀登記審批單」
附錄8「受控檔案留用申請審批單」
附錄9「受控檔案有效性抽查表」
附錄10「受控檔案有效性驗證表」
附錄1：
受控檔案清單
編號：sx/qr-0401-01b
編制/日期審核/日期：
附錄2：
受控檔案領用登記清單
編號：sx/qr-0401-02b
編制/日期審核/日期：
附錄3受控檔案更換審批單
編號：sx/qr-0401-03b
補發人/日期：
附錄5受控檔案領用審批單
編號：sx/qr-0401-05b
補發人/日期：
附錄6受控檔案更改審批單
編號：sx/qr-0401-06b
附錄4受控檔案**清單
編號：sx/qr-0401-04b
檔案控制程式cop001OK
分發情況 修訂記錄 1.0 目的 編制本檔案，實現對與質量管理體系相關的檔案進行管制，以確保檔案的有效性 適宜性和充分性。2.0 範圍 適用於質量管理體系檔案的編寫 審核 批准 分發 修改 儲存 銷毀。3.0 職責 3.1 品質部 負責質量手冊的編寫，管理者代表審核，總經理批准。3.2相關職能部門 ...
檔案管理控制程式
1.目的 1.1 規範檔案管理，提高辦公效率，充分發揮檔案在各種工作中的作用,確保檔案的有效和方便使用。2.管理範圍 2.1 檔案是指公司內部規定 來往檔案 報告 憑證類檔案 決議 參考檔案 賬薄 統計表以及其他上接下送的各種檔案。2.2 包含檔案的起草 批准 整理 收發 備案 儲存 銷毀。2.3適...
檔案控制程式
1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...