[, , ]
分發情況:
修訂記錄
1.0 目的
編制本檔案，實現對與質量管理體系相關的檔案進行管制，以確保檔案的有效性、適宜性和充分性。
2.0 範圍
適用於質量管理體系檔案的編寫、審核、批准、分發、修改、**、儲存、銷毀。
3.0 職責
3.1 品質部：負責質量手冊的編寫，管理者代表審核，總經理批准。
3.2相關職能部門：負責程式檔案的編寫，管理者代表審核，由總經理批准。
3.3各部門：負責組織作業檔案的編寫，由各部門主管審核，管理者代表批准；
3.4技術檔案由技術部門編寫，主管審核、副總經理批准，必要時須總經理批准；
3.5質量記錄**由各部門負責編制，報品質部統一規範編號，由管理者代表批准；各部門負責填寫、保管好本部門的相關記錄；**規範由文控中心統一管理。
3.6普通行政檔案（如：通知，公告等）由所屬副總經理批准；
3.7公司各種規章制度及財務部門相關報表，記錄等由總經理批准；
3.8品質部：負責質量管理體系相關檔案的管理，包括對檔案的分發、**、更改、作廢以及監督確保現場使用檔案的有效性和檔案的完整不受汙損。
4.0 工作程式
4.1檔案的編寫、審核、批准。
4.1.1質量管理體系檔案按照職責分配編制檔案草案，經相關負責人審核後，提供給管理者代表或總經理批准後生效，批准的檔案原稿一律交給品質部登記在《受控檔案登記表》上備案、編號後再發布，由各部門簽收後使用。
4.1.2對已生效的檔案有異議或需作修改、補充的，可由檔案使用部門人員向品質部提出重新修改的申請，修改後再交相關負責人審核，無誤後送管理者代表或副總經理批准。
4.1.3檔案的編寫編號的規範
4.1.3.
1公司代號（）；部門代號：總經理(gm)，管代（mr），人事行政部 (hr)，生計部(pc)，採購部(pur)，工程部(pe)，結構部(r＆d)，品管部(qc)，銷售部（sd），國際業務部（is）。
4.1.3.
2檔案代號分別為一級檔案質量手冊（qm），二級檔案程式檔案（cop），**檔案作業檔案含職務說明書、管理制度、操作規程、作業標準（wi）和技術檔案含零件圖、裝配圖、接線圖、電原理圖、整件彙總表、產品規格書、工裝設計等（mi），四級檔案質量記錄**（wf）。
4.1.3.3檔案編號格式：
4.1.3.3.1質量手冊的編號規定：
qm—***
檔案序號（000，001┅┅）
質量手冊代號
公司代號
4.1.3.3.2程式檔案的編號規定：
cop—***
檔案序號（001，002┅┅）
程式檔案代號
公司代號
4.1.3.3.3作業檔案編號規定：
/ wi /xx — ***
檔案序號（001，002……）
部門代號
作業檔案代號
公司代號
4.1.3.3.4技術檔案編號規定：
mi / ***x / xx
檔案代號
產品名稱型號
技術檔案代號
公司代號
檔案代號簡表：
4.1.3.3.5質量記錄**編號規定：
wf/ xx — ***
**記錄序號(001，002……)
部門**
**記錄代號
公司代號
4.2檔案的修改
4.2.1各部門在實際執行過程中，如發現有必要對檔案進行修改的地方，應填寫《檔案更改申請表》說明修改內容，經相關部門會審後，經管理者代表批准；重大修改須經副總經理批准方可生效，再交文控中心登記、分類處理；所有修改記錄由品質部統一登記於《檔案修改總覽表》。
4.2.1.1只作語法或非關鍵字詞的改動，可作換頁處理。即收回使用的舊頁，換上更新的該頁檔案。
4.2.1.2個別段落或對某一流程，或作業方式作修改的，應更新版本狀態，如a/0，修訂一次更新為a/1。
4.2.1.3整個檔案作了較大的修改，內容、篇幅均變動較大，應更換新的版本：如a/0修改為b/0。
4.2.2各部門在簽收更新後的檔案，要及時交回舊版到人事行政部，由品質部加蓋「作廢檔案」並登記在《作廢檔案總覽表》上按規定統一銷毀。
4.3檔案的分發、儲存
4.3.1檔案分發統一由文控中心影印分發，並在發出的檔案上加蓋「受控檔案」印章，並由接收檔案部門的人員在《受控檔案發放一覽表》簽收；所有分發的程式檔案應彙總於《受控檔案總覽表》以便查閱。
4.3.2通常情況下，按規定中自己職責範圍內持有的檔案，由品質部直接發給持有人。
如各部門需持有公司內部其它受控檔案，應填寫《檔案需求申請表》向品質部申請經管理者代表審核，副總經理批准同意後，方可持有。任何人不得持有（除公司規定外）與自己無關的受控檔案，如是錯發，應及時退回。
4.3.3凡未經審核，批准的，未加蓋「受控檔案」印章的檔案，允許影印、傳閱；不受檔案管制範圍。
4.3.4檔案的儲存，應建立目錄進行管理，便於查閱。品質部應保留修改檔案內容，以作更新檔案的參考，新舊版檔案應分別儲存。
4.3.5質量體系的作業檔案，應三年進行一次修訂討論，以確保質量體系的作業流暢。
4.3.6檔案的儲存均可分為書面檔案或電子檔案存檔，並編制好目錄。
4.4檔案的查閱、補發
4.4.1一般可公開的檔案，查閱部門經品質部負責人同意後辦理借閱手續。
4.4.2如對外(客戶或協力廠商)要查閱或索取，應經管理者代表確認，必要時得副總經理批准方可。索取的檔案應加蓋「參考檔案」印章。
4.4.3已發行正在使用的檔案，如發現損毀、遺失、塗改或因工作需要，應向品質部申請經管理者代表批准補發或換新。
若人為對檔案造成不清晰、無法使用或損毀、遺失、塗改，按規定進行罰款處理。
4.5外來檔案的控制：
所有外來檔案，依各部門職務管理需求，運用於質量體系作業參考用途的一律由品質部統一編號登記在《外來檔案總覽表》上進行歸檔並以受控檔案方式發放。
4.6質量記錄是一種特殊檔案，具體控制應按照《質量記錄控制程式》。
4.7檔案管理印章的控制
4.7.1檔案管理印章包括：「受控檔案」章、「作廢檔案」章、「外來檔案」章。
4.7.2檔案管理印章由品質部負責人在《印章管理登記表》中作好登記,並妥善保管。
5.0相關/支援性檔案：
5.1《質量記錄控制程式
6.0相關記錄：
6.1《受控檔案總覽表
6.2《受控檔案發放一覽表
6.3《檔案更改申請表
6.4《檔案需求申請表
6.5《作廢檔案總覽表
6.6《外來檔案總覽表
6.7《印章管理登記表
6.8《檔案修改總覽表
7.0檔案控制流程圖
no yes
noyes
001檔案控制程式 C版OK
iso9001 2008質量管理體系檔案 檔案控制程式 未經麗昌許可嚴禁影印外借 修改記錄 1.0目的 對本公司質量管理體系有關的檔案進行控制，確保相關部門及時得到並使用有效版本的檔案。2.0範圍 適用於本公司質量管理體系有關的檔案的控制。3.0定義 3.1質量手冊 又稱 一級檔案 是規定組織質量管...
001管理檔案控制程式
1 目的 對本公司管理檔案的編制 審核 批准 發放 保管 使用 更改 標識 和作廢等全過程進行控制，確保各相關場所使用的檔案均為有效版本。2 範圍 適用於本公司技術檔案以外所有管理檔案的控制。3 引用標準和檔案 無4 術語 管理檔案 指 質量手冊 程式檔案 管理規定和其他內部檔案。受控檔案 指需要受...
檔案控制程式
1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...