編號1. 目的
對於與質量體系有關的管理和技術檔案及資料進行控制，確保各部門使用有效的檔案和資料。
2. 適用範圍
適用於與質量體系有關的書面或非書面**形式的管理和技術檔案資料。(包括適當範圍的外來檔案)
3. 職責
3.1 總經理確定編制質量體系檔案責任部門並批准發布質量手冊。
3.2 管理者代表組織編寫質量手冊、程式檔案、作業指導檔案。程式檔案由部門經理審核後交管理者代表審批，支援性檔案由部門審核，報品質保證部批准執行。
3.3 品質保證部負責質量手冊、程式檔案及作業指導檔案的發放、更改的管理。
3.4 物業管理部負責技術檔案和資料的管理。
3.5 各有關部門負責各自部門的專用檔案及資料的保管。
4. 工作程式
4.1 檔案及資料的分類。
4.1.1 檔案及資料分為如下幾類：
a. 質量手冊。
b. 程式檔案。
c. 作業指導書、支援性檔案、崗位職責和質量記錄。
d. 技術性檔案、外來檔案和有關資料。
4.1.2 檔案資料應為受控檔案，受控檔案按規定的範圍加蓋「受控」印章並注分發號。
4.2 檔案的編寫。
4.2.1 總經理確定編制質量體系檔案的責任部門。
4.2.2 管理者代表組織編寫質量手冊、程式檔案、作業指導檔案。
4.2.3 物業管理部負責技術檔案和資料的管理。
4.3 檔案的審批。
4.3.1 質量手冊經管理者代表審核,由總經理批准，程式檔案、作業指導檔案經相關職能部門經理審核，由管理者代表批准。
4.3.2 技術檔案和資料由物業管理部的專業技術人員負責審核,由品質保證部負責人批准。
4.4 檔案的發放。
4.4.1 受控檔案的發放可為書面、磁碟、網路傳輸三種形式。
4.4.2 書面檔案的發放:
4.4.2.1 受控檔案的發放由品質保證部檔案管理人員根據實際需要確定發放範圍及形式，在「檔案發放記錄表」上列出名單，並經品質保證部經理簽名批准後，由檔案管理人員發放。
4.4.2.2 檔案領用人在「檔案發放記錄表」上簽名，領取注有分發號和加蓋「受控」印章的檔案，每份檔案都有不同的分發號，便於追溯。
4.4.2.
3 當檔案使用人的檔案破損嚴重，影響使用時，應到品質保證部辦理更換手續,交回破損檔案，補發新檔案。新檔案的分發號仍沿用原檔案分發號，檔案管理員將破損檔案銷毀，並在檔案銷毀記錄表的「備註」欄加以說明。
4.4.2.
4 當檔案使用人將檔案丟失後，應填寫「檔案領用審批單」，辦理申請領用手續，但必須在領用申請單中作出說明。檔案管理員在補發檔案時，應給予新的分發號，並在「檔案發放記錄表」的備註欄中註明丟失檔案的分發號作廢。必要時，將作廢檔案的分發號通知各部門，防止誤用。
4.4.3 網路檔案的發放管理
4.4.3.1 質量體系檔案的標準稿儲存在品質保證部品質管理員的電腦中，並加密。密碼每月初變更一次，並**通知使用人。使用人為各部門經理和品質保證人員。
4.4.3.2 質量體系檔案在公司內部電腦中可按照密碼查閱（體系檔案為唯讀檔案）。
4.4.3.3 質量體系檔案修改時，品質保證部電腦中的標準稿應同時修改,保證為有效版本。
4.4.3.4 以網路形式發放至有關人員的體系檔案，由接收人負責儲存，不得用軟盤複製體系檔案。
4.4.4 磁碟檔案的管理
4.4.4.1 質量體系檔案除了儲存在品質保證部的電腦上以外,還應該使用磁碟(mo盤或usb硬碟)進行備份並做好相應的標註
4.4.4.2 質量體系檔案修改時，應同時修改相應磁碟中備份的內容，保證磁碟中儲存的質量體系檔案為有效版本。
4.4.4.3 以磁碟形式發放至有關人員的體系檔案，由接收人按規定負責保管，由品質保證部收發、修正。
4.5 檔案的更改。
4.5.1 檔案需更改時，應由檔案更改提出人填寫「檔案更改審批單」說明更改原因，經部門負責人審核後報品質保證部。
4.5.2 檔案更改的審核批准應由原審批人進行，當原審批人不在職時由接替其崗位的人員審批。
4.5.3 檔案更改批准後，由檔案管理員實施更改。標註修改內容的部分，然後由檔案管理員發放更改後的新頁，同時收回原頁，並填寫檔案發放、**記錄表，然後進行銷毀。
4.6 換版與作廢
4.6.1 對於涉及操作程式或操作內容的檔案修改，第一次修改在版本號後加修改標識1，第二次修改加修改標識2，第三次修改加修改標識3，所有修改過的內容均以加粗斜體字形式表示。
如同乙個檔案中有同一頁已經過三次以上更改或有涉及不同三頁的內容需更改則該檔案應換版。原版舊檔案作廢，換發新版本，並填寫「檔案發放記錄表」。
4.6.2 如體系發生重大變化,由管理評審會議作出決定後,整個體系檔案換版。
4.6.3 作廢的檔案由檔案管理員按「檔案發放記錄表」收回並記錄在檔案**記錄表中，作廢書面檔案加蓋「作廢」印章，檔案管理員填寫「檔案銷毀記錄單」，並由檔案管理員會同銷毀檔案監督人實施檔案銷毀處理。
4.6.4 作廢檔案如需保留，須由檔案管理人員加蓋「保留資料」印章，方可保留，並在檔案**記錄表的「備註」欄中註明由誰保留該資料。
4.7 檔案的管理
4.7.1 檔案經擬制審核批准後，列入「受控檔案目錄單」中。存入軟盤的檔案由檔案管理員進行歸檔登記
4.7.2 需臨時借閱檔案的人員，須由品質保證部批准並填寫檔案借閱單方可借閱檔案。
借閱者應在指定期歸還檔案，到期不歸還由檔案管理員收回。原版檔案一律不外借，防止檔案丟失或損壞。
4.7.3 技術性檔案一律不外借，如需查閱須由物業管理部負責人監督進行現場查閱，並由監督人負責填寫「檔案借閱記錄表」。
4.7.4 需擴大檔案使用範圍、增補檔案時，嚴禁自行翻印複製，應由檔案管理人員統一製作, 編號登記發放。
4.7.5 所有體系檔案改版發放時，同時發放「受控檔案目錄單」，一旦檔案改版要同時將新的「受控檔案目錄單」發放至所有部門並收回舊的「受控檔案目錄單」，以確保最新版檔案的辯認，同時發放改版說明。
4.7.6 如體系內操作人員發生變動，應由檔案管理人員及時填寫「崗位變動控制單」。
4.8 外部檔案的控制。
4.8.1 直接引用的各類外部檔案，由使用部門提出檔案，品質保證部負責人批准後，方可按本程式的4.4.1及4.4.2條款發放使用。
4.8.2 作廢的外來檔案，由使用部門提出，按本程式4.5條款要求進行處理。
5. 質量記錄
5.1 檔案發放記錄表
5.2 檔案更改審批單（含附頁
5.3 檔案**記錄表
5.4 受控檔案目錄單
5.5 檔案銷毀記錄單
5.6 檔案領用（增領）審批單
5.7 檔案借閱記錄表
5.8 崗位變動控制單
附件一：程式檔案編碼規則
附件二：作業指導檔案編碼規則
附件三：質量記錄編碼規則
附件四：e版體系檔案發放範圍說明
附件一：程式檔案編碼規則
1、目的
便於本公司在質量保證體系的執行中對程式檔案的收集、歸類並檢索。
2、範圍
適用於公司質量體系執行過程中的所有程式檔案的編碼。
4.7 l zhi3、程式檔案編碼結構
vw / cx
修改序號
版本號序號
程式檔案
4、程式檔案編碼要求：
4.1 vw 萬科物業管理****
4.2 cx 程式檔案
4.3 序號:
4.3.1 序號按檔案形成時間先後依次順序排號。
4.3.2 序號引申部分為版本號。
4.3.3 修改次序號：為同乙個檔案修改次數號。原檔案不標註，第一次修改後為「1」，以此類推直至「3」。
4.4 任何部門編號未經品質保證部認可,不得擅自更改,一旦發現,由品質保證部按照《檔案和資料控制程式》收回,並作銷毀處理;任何乙個部門要對編號進行修改,需向品質保證部提出書面申請,獲得認可後方可以進行修改。
附件二: 作業指導檔案編碼規則
1、目的
檔案和控制程式
編號 vw cx 01 g 1.目的 對於與質量體系有關的管理和技術檔案及資料進行控制，確保各部門使用有效的檔案和資料。2.適用範圍 適用於與質量體系有關的書面或非書面 形式的管理和技術檔案資料。包括適當範圍的外來檔案 3.職責 3.1 總經理確定編制質量體系檔案責任部門並批准發布質量手冊。3.2 ...
檔案和控制程式
4.3.2 技術檔案和資料由物業服務中心的專業技術人員負責審核,由品質管理部負責人批准。4.4 檔案的發放。4.4.1 受控檔案的發放可為書面 磁碟 網路傳輸三種形式。4.4.2 書面檔案的發放 4.4.2.1 受控檔案的發放由品質管理部檔案管理人員根據實際需要確定發放範圍及形式，在 檔案發放記錄表...
HSE檔案和控制程式
1 目的 為了使與hse管理體系執行有關的檔案和資料處於受控狀態，制定本程式。本程式對檔案和資料進行管理，以保證 hse管理體系執行的各個場所均使用相應的有效版本，防止失效或作廢檔案被誤用。2 適用範圍 本程式適用於hse體系檔案和資料的控制。3職責3.1 安全環保部是本程式的歸口管理部門,負責 1...