1. 目的
為了使公司能夠有效的控制檔案和資料，並使用有效的版本，公司制定《檔案和資料控制程式》。
2. 適用範圍
本程式適用於公司管理體系有關的檔案和資料的控制工作；
本程式適用於公司質量、環境、職業安全健康管理體系。
3. 相關檔案
公司《管理手冊》
《記錄控制程式》
《法律法規控制程式》
《目標、指標和管理方案控制程式》
《施工技術控制程式》
4. 術語和定義
檔案和資料：公司實施質量、環境、職業安全健康管理體系要求所形成的全部檔案和資料，包括適當範圍的外來檔案和資料。
5. 職責
5.1經理辦公室負責制定和貫徹實施本程式。負責公司行政檔案的發放、評審、歸檔；負責彙總公司的《規章制度總清單》。
5.2標準化管理部負責《管理手冊》和程式檔案的發放、修訂和換版。
5.3技術發展部負責工程資料的審核和移交。
5.4企業管理部負責彙總公司的《法律法規總清單》。
5.5公司各職能部門負責職責範圍內檔案資料的編制、更改、控制和管理；負責確認適用於本公司使用的外來檔案。
5.6專案經理部（分公司）負責本單位檔案資料的登記、借閱和管理。
6. 工作程式
工作流程圖：
內部檔案工作流程圖
檔案擬稿
檔案批准
檔案發放
檔案登記、借閱
檔案更改
檔案作廢
檔案評審
繼續使用
存檔外來檔案工作流程圖ny
6.1 檔案和資料的類別
檔案和資料的內容包括內部檔案和外來檔案。
內部檔案包括：
a）管理手冊；
b）程式檔案；
c）行政檔案；
d）規章制度；
e）目標、指標和管理方案；
f）施工組織設計、施工方案；
g）合同；
h）記錄。
外來檔案包括：
a）法律、法規、標準（國家、地方、行業）；
b）上級檔案；
c）業主、監理、分包方往來函件；
d）適用於本公司使用的外來檔案。
6.2檔案擬稿
標準化管理部負責編制公司《管理手冊》及程式檔案，並組織編制公司的目標、指標和管理方案。
6.2.2公司各職能部門按職責編制行政檔案及規章制度。
6.2.3 專案經理部(分公司)負責編制本單位的目標、指標和管理
方案。 6.2.4檔案擬稿要求一律使用碳素墨水或藍黑墨水，字跡清楚。
6.2.5檔案底稿附在乙份印製的檔案後面由經理辦公室綜合檔案室存檔備查。
6.3檔案和資料的批准
6.3.1《管理手冊》由公司管理者代表審核，公司總經理批准發布。
6.3.2程式檔案由公司各職能部門領導審核，管理者代表批准發布。
6.3.3公司各職能部門編制的行政檔案和規章制度,由部門領導審閱，報分管領導審批和簽發。
6.3.4專案經理部（分公司）編制的目標、指標和管理方案由標準化管理部組織各部門審核，由管理者代表審批，具體執行公司《目標、指標和管理方案控制程式》。
6.3.5施工組織設計、施工方案的編制及審批，具體執行公司《施工技術控制程式》。
6.4檔案和資料的編號和標識具體執行公司《檔案和資料編號方法》。
6.5 檔案和資料的登記及借閱
6.5.1公司各單位行政檔案按檔案編號、檔名稱等在《收文登記簿》上登記和借閱。
6.5.2《管理手冊》、程式檔案、施工組織設計、目標、指標和管理方案、與業主、設計、監理單位之間的來往函件、施工圖紙等資料由各單位資料員按本單位實際情況分門別類在《發放**（借閱）登記表》中登記和借閱。
6.5.3公司各職能部門負責收集、登記、確認公司適用的法律法規，並建立部門《法律法規清單》。由企業管理部彙總，建立公司的《法律法規總清單》，具體執行《法律法規控制程式》。
6.5.4專案經理部（分公司）適用的法律法規由資料員在《法律法規清單》中登記，填寫《發放**（借閱）登記表》，具體執行《法律法規控制程式》。
6.5.5公司各職能部門負責編制規章制度，並建立《規章制度清單》。由經理辦公室綜合檔案室彙總，建立公司的《規章制度總清單》。
6.5.6專案經理部（分公司）適用的規章制度由資料員在《規章制度清單》上進行登記，填寫《發放**（借閱）登記表》。
6.5.7上級檔案由經理辦公室綜合檔案室在《收文登記簿》上進行登記，按檔案內容和要求發放到各相關職能部門。
各部門接收的外來檔案，由各部門領導在檔案上簽字確認是否在公司範圍內使用，如確定為適用於本公司使用的外來檔案，由該部門資料員負責到經理辦公室綜合檔案室在檔案清單上進行登記。
6.6檔案和資料的評審和更改
6.6.1《管理手冊》和程式檔案需要更改時，由原審批部門批准後填寫《檔案修改記錄》。由原審批人員確認後,再對其修改。
6.6.2行政檔案和規章制度評審時間為每半年進行一次，評審結果由公司各職能部門填寫《檔案評審表》反饋給經理辦公室綜合檔案室，並負責彙總。
根據評審結果，需要修改的檔案和資料由原審批部門或人員負責審批，禁止未經授權和批准的任意更改。
6.6.3檔案更改時，與更改檔案有關的其它所有檔案的相關內容必須同時修改，以保證相關檔案的有效性。
6.6.4公司各職能部門和專案經理部（分公司）的資料員每半年檢查一次在用檔案和資料的有效性，檢查結果填寫《體系自檢記錄表》，並報送公司經理辦公室綜合檔案室。
6.7檔案和資料的存檔
6.7.1各類檔案和資料的存檔具體執行公司《綜合檔案管理辦法》。
6.7.2體系執行記錄的存檔具體執行公司《記錄控制程式》。
7. 附件和標準**
附件：（1）公司《檔案和資料編號方法》
（2）公司《綜合檔案管理辦法》
（3）公司《公文處理辦法》
（4）公司《各部門體系編號一覽表》
（5）公司《規章制度總清單》
標準**：
（l）發放**（借閱）登記表
（2）檔案銷毀（留用）審批表
（3）檔案修改記錄
（4）＿＿＿＿ 清單
（5）檔案評審表
（6）收文登記簿
1 檔案和控制程式
1.目的 為確保本公司的質量檔案的一致性 正確性 有效性 適用性，確保質量執行之相關部門 人員 持有最新檔案，以及防止不適當的檔案被誤用。2.範圍 2.1 適用於本公司所有質量體系檔案及相關資料記錄的控制。2.2 相關部門 所有與體系有關的部門。3.職責 3.1 各部門 檔案變更申請。3.2 總經辦...
1檔案與控制程式
1 目的 制訂與執行質量管理體系和資料控制程式，使組織質量管理體系執行有章可循，並保證各個場合使用檔案有效版本。2 適用範圍 適用於組織質量管理體系檔案控制。3 職責 3.1綜合辦負責質量手冊 程式檔案編制和檢定規程 技術檔案的發放 更改 報廢等管理。3.2總經理負責檔案發放範圍及程式檔案的批准。3...
4 1檔案控制程式
4.2.2 各部門代號規定如下 工程部 gc，行政部 xz，設計部 sj，部 gy，人資部 rz，客服部 kf，研發部 yf。4.3 檔案的編寫 審核 批准 發放。檔案發布前應得到批准，以確保檔案是適宜的 a 質量手冊由行政部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批准發布，由行政部負責登記 發放...