1.目的
為使管理體系執行的每個場所都能使用相應一致的有效版本的檔案及對外來檔案實施有效的控制，本程式規定了體系檔案和技術檔案的審批、修改、頒發、保管、作廢的管理辦法和對外來檔案的控制方法。
2.範圍
本程式適用於公司體系檔案、技術檔案、外來檔案和資料的管理和控制。
3.職責
3.1集團辦負責體系檔案的管理，確保體系執行的各個場所都應使用相應檔案的有效版本，並及時收回作廢的檔案。
3.2行政後勤部負責行政機關等外來有關檔案的管理。
3.3公司技術部負責客戶提供的圖紙、電子檔案等技術類外來檔案的管理。
3.4各單位各部門負責本部門使用的檔案和資料的管理。
4.術語
檔案：有意義的資料及其承載**。（如：記錄、程式檔案、圖樣、報告、標準、規範、郵件等）
5.流程圖：（見下頁）
6.程式
6.1 確定檔案的需求：
在下述情況下，需要制定或修改體系檔案和技術檔案：
6.1.1職責、許可權或過程發生變化。
6.1.1管理體系、技術標準的變化。
6.1.1相關部門當發現現行管理體系檔案《管理手冊》、《程式檔案》有不當之處時可以以《檔案更改申請通知單》的方式向管理者代表提出修改檔案的申請。
6.1.1 各單位相關部門發現現行技術檔案有不當之處時可以以《檔案更改申請通知單》的方式向本單位公司技術部提出修改檔案的申請。
6.2體系檔案的分類：
6.2.1管理手冊
6.2.2程式檔案
6.2.3作業檔案，包括：崗位職責任職要求、裝置操作規程、安全技術操作規程等
6.2.4外來檔案:
6.2.4.1**於行政單位的通知、紅標頭檔案、檢測報告等；
6.2.4.2**於客戶處的產品圖紙，檔案等外來技術檔案；
6.2.4.3**於外部其他機構的檔案，如標準類文字等。
6.2.5技術檔案的分類：
6.2.5.1產品相關的技術檔案，包括：產品圖紙、產品標準、明細表、bpqp相關檔案、包裝設計、試驗報告等。
6.2.5.2工藝檔案，包括：工藝流程圖、各工序作業指導書、材料消耗定額、pfmeb、控制計畫、ppbp檔案等。
6.2.5.3檢驗檔案，包括：檢驗卡等。
6.3 檔案的編制
6.3.1體系檔案中《管理手冊》、《程式檔案》的編制由管理者代表組織體系專案組負責策劃、評審，具體由集團辦實施編制；
6.3.2技術檔案及檢驗檔案由公司技術部負責；
6.3.3管理體系第三層次檔案由各部門負責編制；
6.3.4 顧客提供的檔案資料：
6.3.4.1顧客提供的檔案資料由營銷中心與顧客實現交接，建立《檔案接收登記表》。後轉入公司技術部，由公司技術部整理編目，登入《外來檔案清單》。
6.3.4.2 由公司技術部主任組織技術人員和相關人員對顧客提供的圖樣進行評審，其結果記入《檔案評審記錄》。
6.3.4.3 公司技術部根據顧客產品要求，編制相應技術檔案。
6.3.4.3公司技術部對完成的技術檔案進行審批並進行分類編目，歸檔登入《檔案控制清單》。
6.4 檔案的審批：
6.5 檔案的修改：
6.5.1體系檔案的修改：
6.5.1.
1體系檔案中《管理手冊》、《程式檔案》的修改由提出部門填寫《檔案更改申請通知單》，管理者代表審核，總裁批准後，由集團辦主持更改，並及時告知相關部門。更改內容或次數較多時換版，由原版號a改為b，依此類推。
6.5.1.2 有下列情況之一，管理手冊需更改換版：
a. 企業內外部環境發生重大變化；
b. 當標準更改，涉及管理手冊同時更改時；
注：管理手冊更改換版，第一版為b，第二版為b，以次類推。
6.5.2 技術檔案需要修改時，由公司技術部填寫《檔案更改通知單》修改，並加以標識後發放。
6.5.3 公司技術部應識別技術檔案現行修改狀態填寫《檔案控制清單》以便隨時掌握檔案的修改和有效版本和使用狀態。
6.5.4 顧客工程規範/標準及其更改後的評審
由公司技術部在接到顧客的工程規範/標準或更改後按顧客的要求進行評審，如顧客無要求，應在兩個工作週內對其評審，將評審結果實施日期填入《檔案評審記錄》，並以《檔案更改通知單》形式通知發放。
6.5.5顧客工程規範和技術要求更改時，檔案評審應該充分考慮庫存件和在製件的處理方法。做出的決定參照合同更改的程式規定進行顧客溝通，資訊傳遞和處理等等。
6.6管理體系檔案和工作指導書的編寫按照《檔案編寫管理規定》執行。
6.7 檔案的標識：檔案分為「受控」和「非受控」版本，凡是與管理體系執行緊密相關的場合使用的檔案為「受控檔案」，其他類為「非受控檔案」。受控檔案在檔案封面加蓋紅色「受控」印章。
6.8 檔案的歸檔：
6.8.1所有檔案必須由資料管理人員對其進行分類、編號、整理後歸檔儲存，並填寫《控制檔案清單》。
資料管理人員在接受歸檔檔案時，檢查檔案和資料會簽及審批手續，齊全後方可接受。外來檔案記入《外來檔案清單》，發放時做好相應的記錄。顧客提供的圖樣及資料由公司技術部進行整理編目經評審後登入《外來檔案清單》並對發放進行管理。
6.8.2體系檔案由集團辦歸口統一管理，體系檔案下發後，集團辦留檔備份建立《控制檔案清單》。下發到各部門的體系檔案各部門必須妥善儲存。
6.8.3 體系檔案的電子版檔案由集團辦統一存檔，並燒錄成光碟建立《控制檔案清單》。作廢的檔案也需存檔。
6.8.4 技術檔案的電子版檔案由公司技術部統一存檔，並燒錄成光碟建立《控制檔案清單》。作廢的檔案也需存檔。
6.8.6外來檔案由相關部門負責收集並隨時收集最新版本，保證其適用性，體系類檔案交集團辦管理，經管理者代表批准在公司內使用；技術類檔案交公司技術部管理，經公司技術部部長批准在公司內使用。
獲得批准的檔案由相關部門記入《外來檔案清單》，必要時予以分類，並按需要發放實施。
6.9 檔案的發放、**、申領
6.9.1體系檔案由集團辦負責編制《受控檔案發放範圍表》，經管理者代表審核，總裁批准後由集團辦進行發放；技術檔案由公司技術部負責編制《受控檔案發放範圍表》，經公司技術部部長批准後發放，接收部門在《檔案發放登記表》上簽字接收。
6.9.2集團辦負責新版體系檔案的發放，收回舊檔案在《檔案發放登記表》中註明**情況並簽字，公司技術部負責新版技術檔案的發放，收回舊檔案在《檔案發放登記表》中註明**情況並簽字。
作廢檔案中挑選一本最清晰的加蓋「作廢」章予以儲存，儲存期最少一年。
6.9.3 適用時體系檔案可以發放電子版檔案，由集團辦按照《受控檔案發放範圍表》將電子版檔案（唯讀版本）進行編號，統一複製到接收部門電腦上；同時徹底刪除舊版電子檔案，接收者在《檔案發放記錄表》上簽字接收。
使用部門只能查閱使用，不得自行更改、刪除電子版檔案。
6.9.4檔案的申請領用：
各部門因丟失或破損而申領檔案時，經主管經理或部長審核，管理者代表批准方可申請領用；若因破損而申領按分發號發放，並將破損檔案收回銷毀；若因丟失而申領，按新的分發號發放且原分發號作廢。
6.10使用部門或主管部門發現檔案需要作廢或撤銷時，可向檔案主管部門以《檔案撤銷（作廢）申請單》的形式向主管部門提出申請。批准後由主管部門或集團辦加蓋「作廢保留」章儲存以便查閱；舊版檔案副本由集團辦及時加蓋「作廢」印章，集團辦負責填寫《檔案銷毀記錄》（lg-r-qm42301-09）進行銷毀。
6.11行政類檔案由集團辦負責管理，參照本程式相關規定執行。
6.12檔案主管部門，如有部門需要借閱相關檔案時應要求借閱人在《檔案借閱登記表》簽字，歸還後主管部門完善《檔案借閱登記表》內容。
7.相關程式/檔案
《檔案編寫管理規定
8.相關記錄
《檔案更改申請通知單
《檔案接收登記表
《外來檔案清單
《檔案評審記錄
《檔案控制清單
《受控檔案發放範圍表
《檔案發放登記表
《檔案撤銷（作廢）申請單
《檔案銷毀記錄
《檔案更改通知單
《檔案借閱登記表
01檔案控制程式
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01檔案控制程式SPok
編號 見說明 檔案類別 本公司代號 4.2.2.2程式檔案編號用兩位數表示流水號，如zl b01 2011中的b01表示第乙份程式檔案。支援檔案編號用三位數字表示 第一位數字表示部門代號 總經理為1，管理者代表為2，銷售部為3，生產部為4，採購部為5，品質部為6，技術部為7，綜合辦為8，財務部為9 ...
HYMP 01檔案控制程式2019
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