4.3.2 檔案的標識
a) 受控檔案加蓋「受控」印章，並標註檔案發放編號。
b) 非檔案受控檔案加蓋「非受控」印章，並進行編號。
c) 各類受控檔案和資料均應明確標註相應的標識。
4.4 檔案的發放
4.4.1 受控檔案由行政部進行歸口管理，檔案資料的版本號，編號按《檔案編碼規則》統一編號管理。
檔案發放範圍由管理者代表擬定《檔案發放範圍明細表》，經總經理批准後，由行政部負責發放。
4.4.2 檔案發放時，由檔案發放部門編制《受控檔案一覽表》和《檔案發放登記表》。
4.5 檔案的更改
4.5.1 檔案發布前，應由規定的人員對檔案的準確性和適用性進行審核，並由經授權的主要負責人批准。
4.5.2 檔案更改應由檔案原編制部門實施，若由其他部門更改時必須在取得該檔案的背景資料後實施。
4.5.3 《管理手冊》更改由管理者代表填寫《檔案更改申請單》，總經理批准後實施。
4.5.4 《程式手冊》、《相關檔案》、質量記錄表單的更改由檔案原編制部門填寫《檔案更改申請單》經部門負責人審核，管理者代表批准後實施。
4.5.5檔案更改分為劃改、換頁和換版。
a) 劃改：個別文字修改或增加，進行逐本劃改，保持原字跡，並加蓋「修改」紅印章。
b) 換頁：檔案單頁修改內容超過1/3時，應進行整頁更換。頁的修改狀態順序從0到9，「0」表示未作換頁修改，「1」表示第一次換頁修改，以此類推。
c) 換版：檔案經多次修改（如修改狀態從0到9時）或檔案需大幅度修改，應進行換版，原版本作廢，換發新版本，檔案換版，以a、b、c……，表示第一版、第二版……並以其順序排列。
4.5.6 檔案更改後在檔案扉頁填寫「檔案更改經歷表」。
4.5.7技術檔案更改由更改人填寫《檔案更改申請表》經行政部負責人審核實施。
4.5.8 行政部按《檔案發放範圍明細表》對所發放的檔案進行更改。並將失效或作廢檔案由發布部門予以收繳，確保有效檔案的使用。
4.5.9 行政部每年一次（12月份）發布《檔案更改一覽表》，提示各職能部門做好檔案更改確認工作，保證檔案的有效性和適宜性。
當此期間未發生檔案更改事宜可不發布相關《檔案更改一覽表》。
4.5.10 電子檔案修改參照《軟體管理辦法》並填寫《檔案更改申請單》註明軟體。
4.6 檔案的評審
4.6.1 各類受控檔案應明確標識相應的版本標識。
4.6.2 檔案持有部門應建立檔案有效版本控制清單，以便識別檔案的現行修訂狀態。
4.6.3 各部門應確保使用具有有效性版本的檔案。
4.6.4行政部每年一次（12月份）進行檔案評審，並執行4.5.9條款。
4.7 檔案的複製借閱
4.7.1 需借閱或複製管理檔案，技術檔案和資料應填寫《檔案複製借閱申請單》經管理者代表批准後方可執行。
4.7.2 行政部負責歸檔檔案的保管，存入電腦軟盤中的檔案均須有備份，行政部負責保留資料。
4.7.3 有效版本的影印件由原有檔案部門實施控制。
4.8 檔案的保管
4.8.1 對受控檔案各部門應及時填寫本部門使用檔案的《受控檔案一覽表》。
4.8.2 各部門應每半年一次對本部門受控檔案保管情況進行審查。
4.9 作廢檔案的銷毀
4.9.1 作廢檔案應由檔案發放部門按《檔案發放記錄表》全數收回。作廢檔案應加蓋「作廢」印章，並記錄於《作廢檔案**記錄表》。
4.9.2 需作資料保留的作廢檔案，應由檔案所屬部門填寫《作廢檔案留用表》。並加蓋「保留」印章後歸檔保管。
4.9.3 對確認無保留價值的檔案和資料，由檔案所屬部門填寫《檔案銷毀清單》經行政部批准後實施銷毀。
5. 相關檔案
5.1 《檔案編碼規則》
5.2 《技術資料驗收制度》
5.3 《技術資料管理辦法》
5.4 《軟體管理辦法》
6. 質量記錄
6.1 《檔案發放記錄表》
6.2 《外來檔案受控登記表》
6.3 《作廢檔案**記錄表》
6.4 《檔案更改申請單》
6.5 《檔案複製借閱清單》
6.6 《受控檔案一覽表》
6.7 《檔案更改一覽表》
6.8 《檔案銷毀清單》
6.9 《檔案發放範圍明細表》
6.10 《作廢檔案留用表》
4 1檔案控制程式
4.2.2 各部門代號規定如下 工程部 gc，行政部 xz，設計部 sj，部 gy，人資部 rz，客服部 kf，研發部 yf。4.3 檔案的編寫 審核 批准 發放。檔案發布前應得到批准，以確保檔案是適宜的 a 質量手冊由行政部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批准發布，由行政部負責登記 發放...
01檔案控制程式
1 目的 2 範圍 適用於與質量管理體系有關的所有檔案 3 職責 3.1總經理負責批准 質量手冊 3.2管理者代表負責編制 修訂 質量手冊 和 質量系統程式 的批准 3.3其它與質量體系有關的檔案由各相關部門負責編制 修訂 3.4管理部文控中心負責所有受控檔案的登記 編號和發放 4 過程實施 4.1...
01檔案控制程式
1.目的 為使管理體系執行的每個場所都能使用相應一致的有效版本的檔案及對外來檔案實施有效的控制，本程式規定了體系檔案和技術檔案的審批 修改 頒發 保管 作廢的管理辦法和對外來檔案的控制方法。2.範圍 本程式適用於公司體系檔案 技術檔案 外來檔案和資料的管理和控制。3.職責 3.1集團辦負責體系檔案的...