1．目的
對質量檔案及其它與質量相關的檔案進行控制，以確保質量體系有效執行的各個場所使用相應檔案的有效版本。
2． 適用範圍
本程式適用於公司與產品質量有關的管理檔案、技術檔案及適用的外來檔案的控制。
3． 職責
3． 1管理者代表負責組織編制和審核管理檔案，總經理批准。
3．2技術檢驗部負責技術檔案的編制，廠長審核、批准。
3．3文員負責所有檔案的歸口管理工作。
3．4各職能成員負責所持有檔案和資料的使用和保管。
4． 工作流程
4．1檔案的分類及編號。
4．1．1檔案的分類
a. 管理檔案：質量手冊（程式檔案）、崗位職責、管理制度等。
b. 技術檔案：產品標準、檢驗規程、工藝操作規程、工藝卡等。
c. 外來檔案：標準、法律、法規等。
4．1．2文員負責編制《檔案編號規定》，公司檔案編號按《檔案編號規定》進行。
4．1．3檔案分為受控檔案和非受控檔案，由文員編制受控檔案清單並登記發放。受控檔案加蓋「受控」紅色印章並注受控號，非受控檔案蓋紅色「非受控」印章不編號。
4．2檔案的批准和發布
4．2．1質量手冊（程式檔案）由管理者代表指定人員編制，管理者代表審核，總經理批准發布執行。
4．2．2技術檔案由技術檢驗部負責編寫，廠長審核批准後發布執行。
4．2．3公司各崗位職責、管理制度由廠長組織編制，管理者代表審核，總經理批准。
4．3檔案的發放
4．3．1當需要使用檔案的人員未領到檔案時，不得隨意借用其他人的檔案影印，應填寫「檔案需求申請表」，經管理者代表批准，由文員辦理領用手續。公司不得使用未加蓋「受控」紅色印章的影印件，一經發現立即由文員收回銷毀。
4．3．2當檔案使用人的檔案破損嚴重，影響使用時，應到文員處辦理更換手續，交回破損檔案，補發新檔案，新檔案的受控編號仍沿用原檔案受控編號 ，文員將破損檔案銷毀。
4．3．3當檔案使用人將檔案丟失後，應按本程式4.3.1條辦理申請領用手續，但必須在領用申請中作出說明。文員在補發檔案時應給與新的受控號，並註明丟失檔案的受控號作廢。
4．4檔案的更改
4．4．1檔案需要更改時，應由檔案更改提出人填寫「檔案申請表」說明更改原因。
4．4．2檔案更改由原審核人審核，原批准人批准（如原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批，該人員應獲得審批所需依據的有關背景資料）。檔案更改時註明更改標記和更改生效時間，並按「檔案發放（領用）登記表」的名單發放修改後的檔案，同時收回作廢的舊檔案，必要時還應發放「檔案更改通知單」告知檔案使用人。
4．5檔案的換版與作廢
4．5．1檔案經五次更改、進行大幅度修改或公司組織機構發生較大變化時應進行換版。原版檔案作廢，換發新版本。
4．5．2作廢的檔案由文員按「檔案發放（領用）登記表」收回並記錄，作廢檔案加蓋「作廢」印章。
4．6檔案和資料的管理
4．6．1檔案經編寫、審核、批准後，原版檔案交由文員填寫「檔案歸檔登記表」，存入軟盤的檔案也由文員進行歸檔登記編號。
4．6．2需臨時借閱資料的人員，經管理者代表同意後可在指定地點借閱資料。文員並在「檔案借閱登記表」中加以記錄。
4．6．3管理者代表在每次內部質量體系審核前，全面檢查各類在用檔案包括外來檔案的有效性，發現問題及時處理。
4．7外來檔案的控制
廠長負責收集與公司生產有關的法律、法規及國家標準、行業標準，受控發放到各使用者手
中，編制外來檔案清單，每年檢查外來檔案的有效性。
4． 8檔案版本控制
質量檔案版本號要加以控制，採用a/n（如：a/0表示第一版，未修訂，b/1表示第二版第一次修訂等）。
5． 質量記錄
5．1 qr—4.2.3—01 《檔案發放（領用）登記表》
5．2 qr—4.2.3—02 《檔案需求申請表》
5．3 qr—4.2.3—03 《檔案更改通知單》
5．4 qr—4.2.3—04 《檔案歸檔登記表》
5．5 qr—4.2.3—05 《檔案借閱登記表》
6． 引用檔案
6．1 qc—4.2.3 檔案編號規定
管理職責
5.1管理承諾
總經理代表本公司最高管理層作出承諾：按gb/t19001—2008標準建立、實施質量管理體系，並持續改進其有效性。為此，總經理通過以下活動對承諾提提供證據：
a）向公司全體員工傳達滿足顧客和法律法規要求的重要性，使全體員工意識到顧客要求和與產品質量有關的法律法規要求必須同時予以滿足。
b)制定公司的質量方針和質量目標，並確保在此基礎上將質量目標分解到公司的各相關部門，進行考核，以確保質量方針和質量目標的實現。
c)按計畫的時間間隔進行管理評審，對質量管理體系的適宜性、充分性、有效性進行評價，並尋找持續改進質量管理體系機會。
d)確定並提供適當的資源，包括人力資源、基礎設施、工作環境等，確保公司能獲得建立、實施質量管理體系並持續改進其有效性所需要的資源。
5.2以顧客為關注焦點
總經理應以增強顧客滿意為目的，確保顧客的要求得到確定並予以滿足。公司對顧客的要求應充分識別，並加以確定。將顧客的要求轉化為產品、過程的要求，並通過體系的執行滿足顧客的要求。
通過對顧客滿意程度的測量，從顧客的資訊反饋中不斷了解顧客的滿意程度，改進工作。
5.3質量方針
5.3.1總經理應根據本公司的宗旨，制定公司的質量方針。質量方針應包括對滿足要求和持續改進質量管理體系有效性的承諾，為制定和評審質量目標提供框架。
5.3.2總經理應通過各種方式宣貫質量方針，以確保質量方針在公司內得到溝通和理解。
5.3.3質量方針的持續適宜性應得到評審。公司規定，在管理評審時，應對質量方針進行評審，以確保質量方針適應公司內、外部環境的變化。
5.3.4質量方針是質量管理體系中的乙個重要的檔案，本公司的質量方針見本手冊的第2章節。
5.4策劃
5.4.1質量目標由公司最高管理層根據公司的質量方針制定，並由管理者代表負責將公司的質量目標分解到各相關部門並形成檔案，由總經理批准發布。本公司的質量目標見本手冊的第2章節。
質量目標的分解與考核詳見《目標展開表》。各部門應結合本部門的工作實際，對分解到本部門的質量目標予以落實。質量目標應是可測量的，公司規定由管理者代表負責對各部門質量目標的實施情況進行考核和測量，並及時將測量結果報告最高管理層和反饋到各部門。
5.4.2質量管理體系策劃
a)總經理授權管理者代表負責對本公司質量管理體系的策劃，並應確保其滿足gb/t19001—2008標準4.1的要求以及本公司質量目標的要求；
b)當公司的質量管理體系出現重大的人員變化、組織結構調整、產品結構調整等情況時，應對質量管理體系的變更進行策劃，並保持質量管理體系的完整性。
c)本公司質量管理體系由管理者代表負責組織策劃，策劃的輸出即質量管理體系檔案。
5.5職責、許可權和溝通
5.5.1職責和許可權
總經理負責各部門和崗位的職責、許可權的確定，以確保公司的質量管理活動得到有效指揮、控制和協調。
本公司的組織機構圖見本手冊附錄a。
本公司的質量管理體系過程職能分配表見本手冊附錄b。
本公司各部門崗位的主要職責和許可權見《崗位職責許可權規定與任職條件》。
總經理在明確各部門崗位職責和許可權後，應通過會議、培訓等方式使各部門和崗位之間相互了解有關職責和許可權，以確保質量管理活動的協調並有效開展。
5.5.2管理者代表
本公司的管理者代表由總經理任命，詳見本手冊第1.2章節。管理者代表的職責和許可權有：
a) 確保質量管理體系所需的過程得到建立、實施和保持；
b) 向總經理報告質量管理體系的業績和任何改進的需求；
c) 確保在整個公司內提高滿足顧客要求的意識；
d) 負責與質量管理體系有關事宜的外部聯絡。
5.5.3內部溝通
公司要求對質量管理體系各過程的執**況、質量目標的完成情況以及顧客的反饋資訊等在橫向與縱向方面進行有效的溝通，達到相互了解與協調一致。
質量方針、質量目標及公司發展方向的重大決策通過檔案或會議的方式由上而下傳遞。
總經理和管理者代表通過各種會議和日常活動向員工傳達和灌輸以顧客為關注焦點的理念和
相關的法律法規，各部門之間通過定期和不定期的會議及公開欄交流資訊，討論問題，對會議內容、決議及跟蹤情況等應有記錄。
檔案管理控制程式
1.目的 1.1 規範檔案管理，提高辦公效率，充分發揮檔案在各種工作中的作用,確保檔案的有效和方便使用。2.管理範圍 2.1 檔案是指公司內部規定 來往檔案 報告 憑證類檔案 決議 參考檔案 賬薄 統計表以及其他上接下送的各種檔案。2.2 包含檔案的起草 批准 整理 收發 備案 儲存 銷毀。2.3適...
檔案控制程式
1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...
檔案控制程式
公司 檔案制訂 修訂 作廢 申請單 no 編碼 qr qp01 01 a 1 目的 對公司的管理體系檔案進行控制，確保相關部門 人員及時得到並使用有效的版本。2 適用範圍 適用於本公司的質量管理體系檔案的控制和管理。3 職責 3.1 管理者代表 品質部 負責組織質量手冊與本部門程式檔案的設計。3.2...