為了適應工作需要，提高工作效率和檔案質量，實現檔案製發的程式化、制度化、科學化，特制定檔案制發程式和管理辦法如下：
一、總則：
㈠、公文制發必須嚴格執行保密紀律和有關保密規定，確保公司的秘密和安全。
㈡、公司辦公室是公司公文處理的管理部門，主管公司檔案處理工作。
二、公文制發程式及標準：
㈠、擬稿
1、除由公司領導親自撰寫的重要檔案外，一般日常檔案按照「誰主管，誰擬稿「的原則，由各職能部門擬稿；涉及兩個以上部門共同負責處理協調的工作時，一般由乙個主辦部門牽頭起草；涉及公司綜合性公文，一般由公司辦公室擬稿。各部門之間應加強聯絡，密切合作，協調聯動，在對有關問題未達成一致意見時，一律不得各自向下行文。
2、起草檔案應注意情況屬實、主旨明確、層次清楚、文字精煉、標點準確、書寫工整、篇幅簡短。
3、起草檔案中的結構層次，第一層為「一」，第二層「（一）」，第三層為「1」，第四層為「（1）」。
4、正確使用各種文體。根據現行《國家行政機關公文處理辦法》中的公文種類，其中適應本公司常用的有「決定、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要」等八種（規定、辦法等檔案不單獨使用，而納入決定、通知等檔案中）。
㈡、核稿
1、為了保證檔案質量，在檔案起草成型送交公司領導審批簽發之前，由擬稿單位、部門領導進行審核。檔案繕寫清楚後，首先交給擬稿單位領導初審簽字，然後交給公司領導簽發。
2、核稿人審核的主要內容是：是否需要制發檔案；是否符合國家的法律、法規、方針政策及公司的有關規定;是否與有關部門協商、會簽；文字表述、檔案應用、公文格式是否符合本通知的相關規定。出現上述問題時由核稿人認真修改，如有較大變動，審核修改後的文面較亂的，應在修改後，由擬稿單位或擬稿人重新繕寫清楚。
3、公文涉及其它部門工作時主辦部門應與其它部門共同協商會簽。
㈢、簽發
1、涉及公司全域性性的檔案，由董事長、總經理或授權主持日常工作的副總經理簽發，屬公司副總經理分管工作許可權內的檔案，可由主管副總經理簽發。
2、公司副總經理或其它領導，被主管領導授權代行簽發的檔案，要在簽發人姓名右側註明「代」字。
㈣、制發
1、檔案經公司領導簽發後由主辦單位或部門交給公司辦公室秘書，登記編制發文字號，確有必要的還要註明緩急和密極標記，然後由公司辦公室主任簽字批准列印。
2、檔案列印時，要嚴格按《國家機關公文格式標準》製作，具體要求是：
⑴、紙張尺寸：一般用國標a4型紙。
⑵、頁邊距尺寸：上白邊（天頭）寬37mm，下白邊（地腳）寬7mm，左右白邊各28mm，公文正文用3號仿宋體字，每頁22行，每行28個字。
⑶、發文字號標識位於公文首頁發文機關標識以下，佔10mm。由發文機關代字發文年度（用方括弧「〔〕」括入）和發文順序號組成，依以上次序表示於居中位置。
⑷、標題位於公文首頁發文字號以下20mm，一般應表明發文機關名稱、公文主題及文種三部分。標題可分一行或多行居中書寫。標題選用2號宋體字。
⑸、主送機關。指公文的主要接受機關，應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。如主送機關較多，則應按其性質、級別或慣例依次排列，同級別的機關之間用頓號，不同性質或不同級別的機關之間用逗號。
主送機關一般在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體表示，回行仍頂格，最後乙個主送機關名稱後標全形冒號。向上請示只寫乙個主送機關；向下級部門機關發文，如果傳送機關少，可將傳送機關全稱寫上，傳送機關多，可採用「各有關部門和單位」等辦法概寫。
⑹、正文。正文是公文的主體部分，應置於主送機關下一行，用3號仿宋體，每自然段空2格，回行頂格。數字年份不能回行。
⑺、無正文在公文末頁，首行書寫「此頁無正文」並用圓括弧括入。
⑻、附件。是正文的附屬部分，公文如有附件，應在正文下空一行，左空2字的位置用3號仿宋體標註「附件：」和名稱，附件名稱不加標點符號。如有2個以上附件，則應標註序號。如：
附件：1、******
2、******
附件應在成文日期之後，另起一頁與正文裝訂，並在其左上角第一行頂格標註公文的發文字後並在其後表示附件（或帶序號）。
⑼、成文時間。以負責人簽發的時間為準。公文成文時間用漢字將年月日標全（零寫為o），一般位於正文右下方，具體位置由印章決定。
⑽、印章。單一制發的公文落款處不署發文機關名稱，只標成文時間並加蓋印章，成文時間右側空4字。聯合發文需蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字。
當公文成段後所製空白處不能蓋章時，應調整行距加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。
⑾、版記。版記一般由主題詞、抄送機關、印發機關、印發時間、份數、反線等組成。版記應在公文的最後一頁。
a.主題詞：是反應公文主要內容的規範化名詞或名詞性片語，上行文應按照上級機關的要求標註主題詞。
「主題詞」用3號黑體字，居左側頂格，後標全形冒號。詞目用3號小標準宋體字，詞目之間空1字。不用標點。
主題詞應置公文最後一頁的下半部，即成文時間右下方以及抄送機關的左上側。
b.抄送機關。根據公文內容發文目的和隸屬關係嚴格控制，其排順序為：
上級機關單排一行，如有抄送則在「主題詞」下一行左空1字用3號仿宋體字標識「抄送」，抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後抄送機關對齊，在最後乙個抄送機關後標句號。
c.印發機關和印發時間。印發機關多數不以行文機關名稱出現，而只用機關辦公室名稱。
印發機關位於抄送機關之下，佔一行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。以影印時間為準，用阿拉伯數字標識。
d.份數。置印發時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯數字標識。
e.反線。版記中主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等要素之下，分別加一條反線，其寬度等同版心。
⑿、頁碼。用於標識公文張頁的順序編碼，位於每頁公文**區最下端，用阿拉伯數字標識。
㈤、公文繕印與保管歸卷
1、公文在繕印過程中注意保護原稿，不得塗抹和汙損；秘密檔案要專人列印，注意保密。
2、列印人員要按時完成列印工作，提供檔案校對清樣。擬稿人確認無誤後方可印製裝訂。
3、檔案製好後，交回原稿並到辦公室統一用印。
4、各單位、部門擬定的檔案由本單位部門負責發放。
5、以公司名義下發的各種公文，由公司辦公室留出一式兩份，連同原稿一起交檔案室負責保管。
三、附則：
㈠、本辦法由公司辦公室負責附則解釋。
㈡、本辦法自下發之日起執行。
㈢、此前有與本文相抵融者，以本文為準。
6 檔案管理辦法
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06檔案管理辦法
為加強對公司檔案工作的管理，實現公司檔案工作的 規範化 標準化 現代化 更好地為公司提高經濟效益服務，特制訂本制度。一 根據集中統一管理檔案的原則，公司綜合部檔案管理人員統一管理公司在各項工作中形成的全部檔案，包括黨群工作 行政管理 經營管理 投資管理 基本建設等方面的檔案。二 檔案材料歸檔應滿足以...
08檔案綜合管理辦法
為加強檔案管理，保護和利用檔案資訊資源，為集團事業發展服務，結合本公司實際，制定本辦法。本辦法適用於本公司各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。本公司的各種檔案是本公司開展各項工作中形成的歷史記錄，必須集中統一管理，任何人都不得損毀 篡改 私存或據為己有。一 管理體制及分工 1 本公司檔案...