1 目的和範圍
1.1 本辦法規定了學院檔案資料管理的方法和要求，旨在規範學院的檔案資料管理，確保檔案資料的完整和安全。
1.2 本辦法適用於學院所有檔案資料的歸檔和保管。
2 職責
2.1 院長辦公室對檔案管理工作負管理責任。
2.2 檔案管理員具體負責檔案資料的整理、登記、分類、編目、立卷、標識、歸檔、儲存、借閱、鑑定和銷毀工作。
2.3 各部門質管員負責本部門歸檔資料的收集和整理。
3 歸檔範圍
3.1 反映學院學歷教育和船員培訓等重大工作與活動，具有儲存和考查利用價值的檔案和資料。
3.2 包括學院的質量體系檔案和需要長期儲存的質量記錄、重要的上級檔案、批文及相關資料在內的文書類歸檔資料。學生檔案的管理按照《學生檔案管理辦法》規定執行，培訓學員檔案的管理按照《船員培訓檔案管理辦法》規定執行。
4 歸檔時間
4.1 每年上半年將上一年度屬於歸檔範圍內的文書、檔案和資料統一歸檔。
5 檔案資料收集和整理
5.1 部門質管員負責本部門平時檔案資料的收集；
5.2 一項工作由幾個部門參與時，在工作活動中形成的檔案資料，由主辦部門的質管員收集；
5.3 質管員負責檢查收集的檔案資料是否完整，並負責整理。
6 檔案資料的登記、分類
6.1 在每年上半年，各部門質管員將歸檔範圍內的檔案資料進行整理，並在《檔案資料歸檔記錄表》上登記。在歸檔期限之前將這些檔案資料連同清單移交檔案室。
6.2 檔案管理員將各部門送來的歸檔資料根據清單進行核對、簽收。
6.3 歸檔資料由檔案管理員按照便於檢索的原則進行分類，並彙總成檔案科目。
7 檔案資料的立卷、標識、歸檔
7.1 檔案管理員對分類的檔案資料的份數以及每份檔案的頁數進行檢查，確保齊全完整。
7.2 將每份檔案資料的關聯檔案（正件與附件、印件與底稿，請示與批覆、**檔案與原件，多種文字形成的同一份檔案等）放在一起立卷，不得分開。
7.3 檔案管理員對立卷後的檔案資料在案卷封面按照便於檢索的原則進行標識和歸檔。
8 檔案資料的儲存
8.1 歸檔後檔案資料由檔案管理員送入檔案室集中儲存。
8.2 有明確儲存期限的歸檔檔案資料按照該檔案資料上規定的儲存期限儲存。
8.3 沒有明確期限的歸檔檔案資料，按國家檔案法和有關檔案規定，結合我校實際，確定保管期限分為永久保管、長期保管（期限為十六年至五十年），短期保管（期限為五年至十五年）。
8.3.1 凡是反映學院主要職能活動的，在學院教學、培訓和管理活動中具有長期查考和利用價值的檔案資料列為永久保管。
8.3.2 在學院教學、培訓和管理活動中作用比較重要，並在相當長時間內有查考利用價值的檔案資料列為長期保管。
8.3.3 在較短時間內有查考利用價值的檔案資料列為短期保管。
8.3.4 檔案的保管期限從歸檔年度算起。
9 檔案資料的借閱
9.1 學院員工因工作需要可借閱相關資料。如外單位要借閱學院檔案，須持有單位介紹信並經學院領導批准。
9.2 未送檔案室儲存的檔案資料，由借閱人向各受控部門質管員提出申請，填寫《查、借閱記錄表》，經質管員審核報部門負責人批准後，方可借閱。
9.3 已送檔案室儲存的檔案資料的借閱，由借閱人向檔案管理員提出申請，填寫《查、借閱記錄表》，經檔案管理員審核報院長辦公室主任批准後，方可借閱。
9.4 借閱的檔案原則上應在檔案室內閱卷。特殊情況，須經院長辦公室負責人批准後，方能借出。
9.5 借出的檔案須在三個工作日內歸還，如確有特殊情況無法按時歸還的，須向檔案管理員書面說明情況，並經辦公室負責人批准可以延期，但通常不得超過乙個月。
9.6 借閱檔案時，由檔案管理人員提取檔案，任何人不得隨意自行提檔。
9.7 借閱人員應愛護檔案資料，嚴禁在檔案上圈點、劃道、注字塗改和抽頁等行為。
9.8 對歸還的檔案，檔案管理員應嚴格驗收，確認完整、無損毀後由借閱人在最初的《查、借閱登記表》上簽名後方可入庫。
9.9 對未按時歸還的檔案資料，檔案管理員應催促借閱人盡快歸還，並對檔案資料持續跟蹤直到歸還為止。
10 檔案資料的鑑定、銷毀
10.1 檔案鑑定採取平時鑑定和定期鑑定兩種形式。平時鑑定是指每年檔案資料歸檔時的鑑定，由檔案管理員進行。
定期鑑定是指檔案資料儲存後的鑑定，即對已經到期限的檔案資料的鑑定，由院長辦公室實施，並編寫檔案鑑定情況報告。
10.2 作廢體系檔案加蓋「作廢」印章，由質管辦收回並統一銷毀，需作資料儲存的作廢檔案，經批准後加蓋「保留」印章方可留用，以確保各部門和人員使用檔案的有效版本。
10.3 其他經鑑定失去儲存價值的檔案資料，由檔案管理員清理剔出並編制《檔案資料銷毀記錄表》。
10.4 銷毀檔案須經院長辦公室負責人批准，必要時還應報送主管機關同意。檔案銷毀後，必須在銷毀清單《檔案資料歸檔記錄表》上註明「已銷毀」字樣和銷毀的具體日期。
10.5 銷毀檔案時，由院長辦公室指定至少二人實施，並在銷毀清單上簽字。
11 檔案室管理
11.1 檔案室內須配備檔案櫃、消防器材、防盜裝置等設施裝置，並定期進行檢查。
11.2 室內嚴禁明火、嚴禁使用大功率的電器及存放易燃易爆物品。
11.3 室內應經常保持通風，避免陽光直射，並放置適量防霉防蛀劑。
11.4 檔案管理員應每日做好檔案室的巡查工作、室溫測量和濕度的監控工作。控制庫房溫度保持在14℃—24℃，相對濕度保持在45%--60%範圍內。
6 檔案管理辦法
山東省治淮東調南下續建工程 第一章總則 第一條為了切實做好山東省治淮東調南下續建工程檔案管理工作，實現檔案工作科學化 標準化 規範化，積極保護和有效利用檔案資訊資源，為工程建設和管理服務，根據 中華人民共和國檔案法 水利工程建設專案檔案管理規定 結合工程建設管理實際，制定本辦法。第二條工程檔案是指整...
06檔案管理辦法
為加強對公司檔案工作的管理，實現公司檔案工作的 規範化 標準化 現代化 更好地為公司提高經濟效益服務，特制訂本制度。一 根據集中統一管理檔案的原則，公司綜合部檔案管理人員統一管理公司在各項工作中形成的全部檔案，包括黨群工作 行政管理 經營管理 投資管理 基本建設等方面的檔案。二 檔案材料歸檔應滿足以...
08檔案綜合管理辦法
為加強檔案管理，保護和利用檔案資訊資源，為集團事業發展服務，結合本公司實際，制定本辦法。本辦法適用於本公司各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。本公司的各種檔案是本公司開展各項工作中形成的歷史記錄，必須集中統一管理，任何人都不得損毀 篡改 私存或據為己有。一 管理體制及分工 1 本公司檔案...