上海市稅收徵管資料檔案化管理辦法上海市稅收徵管資料檔案化管理辦法(試行)
第一章總則
第一條為了規範和統一稅收徵管資料的管理工作，提高稅收徵管資料科學化、規範化、制度化和資訊化管理水平，根據《中華人民共和國稅收徵收管理法》及其實施細則的要求和其他有關法律、法規的規定，制定本辦法。
第二條本辦法所指的稅收徵管資料，是指本市各級稅務機關在稅收徵收管理活動中形成的具有儲存和使用價值的各種原始報表、證件、單據及各種涉稅文書等，它是以文字、圖表、電子、聲像為形式，經採集整理歸檔後形成的歷史記錄。
第三條稅收徵管資料管理工作由市局統一領導、統一制度並監督檢查；基層稅務分局各職能部門按職責分工對稅收徵管資料進行採集、整理、歸檔，由指定管理部門實施統一保管和集中管理。
第四條稅收徵管資料按照檔案管理要求實施檔案化管理，以高效、簡化、有效利用為原則，充分利用資訊化手段採集、整理、保管、利用稅收徵管資料。注重過程管理，維護稅收徵管資料的完整和安全，最大限度地減少無效和重複勞動，使稅收徵管資料為稅收徵管服務。
第二章稅收徵管資料歸檔範圍、分類及保管形式
第五條稅收徵管資料歸檔範圍包括納稅人、扣繳義務人在履行納稅義務過程中應當向稅務機關提供的各種資料，以及稅務機關實施各項具體徵管行為所形成的記錄材料。
第六條稅收徵管資料根據其反映內容和環節的不同主要分為五類：
戶管登記類、納稅申報類、日常管理類、納稅檢查類和其他類。
第七條稅收徵管資料根據載體的不同分為紙質稅收徵管資料和非紙質稅收徵管資料。非紙質稅收徵管資料主要包括電子稅收徵管資料和聲像稅收徵管資料。電子稅收徵管資料報括在稅收徵管軟體系統中形成的以電子資料存在的各種表、證、單、書、賬、冊等，主要是指光碟、磁帶為載體等電子備份。
聲像稅收徵管資料報括在徵管過程中形成的，以感光材料、磁性材料等為載體，以影象、聲音為主要形式的各種**、錄音、錄影等。
(具體《稅收徵管資料歸檔範圍》見附件一)
第三章稅收徵管資料採集、整理
第八條各基層稅務分局的稅收徵收管理部門為稅收徵管資料採集的責任單位；其內部的工作人員應當根據崗位職責分工，按照稅收徵管業務規程採集相關的資料。
第九條稅收徵管資料的採集必須及時、完整、準確，加強審核比對；資訊資料實行動態管理、定期維護，確保電子資訊與紙質資料的一致性。
第十條採集的稅收徵管資料應是原件。納稅人提供影印
件的需簽注「經確認與原件內容完全一致」字樣並加蓋企業公章。
第十一條稅收徵管資料採集部門應根據納稅人辦理的涉稅業務及時對徵管電子資訊進行追加、修改、更新，保證徵管電子資訊與納稅人實際經營情況保持一致。
第十二條按規定應歸檔的稅收徵管資料由稅收徵管資料採集部門收集齊全並整理立卷，在規定的時間內移交各基層稅務分局所指定的管理部門集中管理。
第十三條稅收徵管資料以「件」或「卷」為單位，分別採用一戶一檔、多戶一檔、一事(案)一檔和分類序時的方法進行整理。採取以「卷」為單位整理時，可採用立卷裝訂或以盒代卷檔案直接裝盒等兩種方式。
戶管登記類資料按照一戶一檔方法進行整理，個體工商戶等也可按照多戶一檔方法進行整理。
納稅申報類資料按照分類序時或者按年一戶一檔的方法進行整理。
日常管理類、其他類資料按照一事(戶)一檔和分類序時方法進行整理。
第十四條稅收徵管資料的卷內目錄按照稅收徵管資料歸檔範圍的順序進行排列，卷內資料應按卷內：目錄順序排列。
第十五條稅收徵管資料案卷內的排列順序是：案卷封面、卷內目錄、卷內資料、卷內備考表。卷內目錄應當用計算機列印。
第十六條稅收徵管資料必須使用規範的資料裝具。資料盒封面應標明資料類別等，並與卷內資料內容一致，有關卷內資料的情況說明，應逐項填寫在卷內備考表中。字跡要求工整、清晰，字跡材料應耐久儲存。
第十七條按規定需要保密的稅收徵管資料應在其案卷封面標明保密級次，並按規定保管。
第十八條稅收徵管資料應當按照不同類別採取即時歸檔或者定時歸檔，於次年6月底前完成立卷歸檔。
第十九條根據有關法律、法規規定，凡納稅人負有保管責任的紙質稅收徵管資料，同時稅務管理部門又有一定徵管需要的，可使用縮微攝影技術製作聲像資料。
第二十條電子稅收徵管資料實行物理歸檔和邏輯歸檔方式，採取物理歸檔方式時應拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，廣套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
第四章稅收徵管資料歸檔、保管第二十一條接收稅收徵管資料人員應對案卷進行認真檢查，辦理交接手續。發現歸檔案卷內容短缺不全的或不符合歸檔要求的，應督促案卷整理責任部門補正，補正後的才予以歸檔。
第二十二條稅收徵管資料移交時應隨實體同時移交乙份紙質和電子形式的案卷目錄。
第二十三條稅收徵管資料管理部門按分類對資料案卷統一編號，編號由單位號、分類號、案卷號組成。(《稅收徵管資料檔號的編制方法》見附件二)
第二十四條稅收徵管資料應按不同類別編制案卷目錄，同一類別的案卷目錄按年度順序裝訂成冊。案卷目錄應以紙質和電子雙重方式永久儲存，集中存放。
第二十五條稅收徵管資料應按照排列順序上架，資料櫃(架)應編號，註明存放稅收徵管資料的類別和年度，以便查詢。
第二十六條各基層稅務分局應設專用庫房保管稅收徵管資料，稅收徵管資料與其他檔案分別存放。資料庫房應配備必要的裝置，做好庫房管理工作，確保徵管資料的完整與安全。庫房管理按照檔案管理有關規定執行。
第二十七條稅收徵管資料的保管期限分為長期和定期。(《稅收徵管資料保管期限表》見附件三)
第五章稅收徵管資料利用、鑑定、銷毀、轉移第二十八條稅收徵管資料的借閱、利用本著既便於借閱，又確保安全的原則，內部各部門查閱徵管資料，須經主管領導批准；外單位需查閱的，按有關規定及審批許可權批准後，方可查閱。具體要求參照現行檔案管理的有關規定執行。
第二十九條管理人員和查閱人員要對稅收徵管資料的內容保密。稅收徵管資料的保密工作按照有關保密制度的規定執行。
第三十條各基層稅務分局成立由分局領導、稅收徵管資料管理部門和相關業務部門組成的鑑定小組，定期組織對已超過保管期限的稅收徵管資料進行鑑定、銷毀。具體要求按照檔案管理有關鑑定、銷毀制度的規定執行。
第三十一條納稅人申請變更主管稅務機關業務涉及徵管資料轉移的，原則上只移交電子稅收徵管資訊，在變更前形成的紙質稅收徵管資料由原主管稅務機關負責整理二保管，變更後形成的紙質稅收徵管資料由轉入主管稅務機關負責保管。
第六章附則第三十二條納稅檢查類資料按照《稽查工作規程》中的案卷管理要求整理歸檔，日常管理類中的繳款書按照稅收會計檔案管理的要求整理歸檔，日常管理類、其他類中的簽報類文書、聽證、行政處罰等資料按照文書檔案管理的要求整理歸檔。
第三十三條本辦法所涉及稅收徵管資料的案卷封面、卷內目錄、卷內備考表義案卷目錄等有關表式由市局統一制訂樣式，各基層稅務分局自行印製二使用(見附件四)。
第三十四條本辦法由上海市國家稅務局、上海市地方稅務局負責解釋。
第五十五條本辦法自2023年1月1日起執行。以前稅收徵管資料管理的規定中與本辦法相牴觸的一律以本辦法為準。
附件：一、稅收徵管資料歸檔範圍
二、稅收徵管資料檔號的編制方法
三、稅收徵管資料保管期限表
四、各類表式
4－1 案卷封面(戶管登記類、納稅申報類、日常管理類、其他類、
納稅檢查類）
4－2 卷內目錄（登記類、按戶、分類序時）
4－3 卷內備考表
4－4 稅收徵管資料銷毀清冊
4－5 稅收徵管資料移交清冊
（編者注：附件一～四均略
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