08檔案綜合管理辦法

為加強檔案管理，保護和利用檔案資訊資源，為集團事業發展服務，結合本公司實際，制定本辦法。本辦法適用於本公司各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。

本公司的各種檔案是本公司開展各項工作中形成的歷史記錄，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。

一、管理體制及分工

1、本公司檔案管理分為公司檔案管理、生產技術資料檔案管理、財務檔案三類管理體制。

公司檔案室負責對全公司檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。生產技術資料檔案室對全公司的工程預決算、檢測檢驗報告、安全和質量檢查報告等生產方面的檔案工作統一管理。財務檔案室負責對集團公司財務相關資料的保管。

2、各檔案室工作列入年度工作計畫和總結。檔案室集中統一管理本公司形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器裝置檔案、聲像檔案、**檔案、書稿檔案（含出版物）等。

3、檔案管理員應當忠於職守，遵守紀律，具備專業知識，並自覺學習檔案管理知識。

二、各部門應遵守本檔案管理制度，按照本檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，並保證檔案的安全。

三、各部門及職工在工作中形成的檔案材料，按照文書處理部門、業務部門立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，並移交本公司檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

四、檔案立卷工作應列入各部門職責範圍和職工崗位職責，各部門主管領導負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。

五、各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。

1、歸檔的檔案材料齊全完整。

2、按照本公司檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。

3、組卷合理，排列有序，保持檔案材料的自然形成規律和有機聯絡，便於查詢和利用，確保管理期限準確。

4、案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內檔案主要內容和成份，並具備責任者、內容、檔名稱「三要素」。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。

5、卷內檔案排列有序，按檔案形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。

6、案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

7、編制案卷目錄、全引目錄，並交檔案室統一編制目錄。

六、按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。

1、各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。

2、保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，並編制案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤後，一次性向檔案室移交，並認真填寫移交清冊。

七、檔案保護

1、檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，並進行妥善保管。

2、公司辦公室負責對檔案室進行維護，設定專用庫房，並保證有充足的檔案櫃。

3、維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、複製或進行其它技術處理。保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便於查詢。

八、檔案的統計和利用

檔案室應根據管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案檔案匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。

九、檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。

1、本公司各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經分管領導同意，財務檔案借閱應先經財務科科長同意，生產技術檔案應先經分管領導同意。

2、外單位借閱本公司檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證後，再按上述借閱程式辦理。

3、借出的檔案，不得私自轉借、拆散、塗改，借閱人要負責保密和保管，不准攜帶檔案離開檔案室，複製檔案須經公司辦公室主任同意。

4、職工調動工作，必須在歸還公司借檔案後，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。

十、本辦法解釋權歸董事會所有。