1 目的
為規範公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理不對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。
2 範圍
公司針對所有員工的管理工用均應遵守本辦法執行。
3 解釋
人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核成績與異動等項的資料。
4 權責
4．1 全體員工人事檔案的建立、管理工作由人力資源部有事管理專員負責，完成所屬各部門及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。
4．2 員工的人事資料由人事部門負責收集，
4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領導在其所屬員工晉公升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。
5 工作內容
5．1 人事檔案
5．1．1 人事檔案的調轉
5．1．1．1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。
5．1．1．2人力資源部有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。
5．1．2人事檔案的管理
人力資源部負責按照國家有關法規和檔案的規定，定期對員工的人事檔案進行更新、整理。
5．2 人事管理檔案
5．2．1人事管理檔案的建立
5．2．1．1人事管理檔案應在員工到職一周內，由人力資源部門負責將員工到職後形成的人事資料收集完整，待員工經過入司、安全、質量培訓考核成績通過，正式錄用時將其人事資料移交錯人力資源部存檔人事專員備案管理。
5．2．1．2人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關部門和人員索，以確保人事檔案的真實與完整。
5．2．1．3對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員收取學歷證原件；對外派財務人員還需收取執業資格證、職稱證原件；對營銷人員及總部財務人員同進需收取擔保檔案。
5．2．1．4收取員工相關證件時，應向對方出具收據（一式二份），乙份義對方，乙份存入檔案袋（盒）查驗。
5．21．5人事資料收集、歸檔後，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，並註明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。
5．2．1．6檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。
5．2．2 人事管理檔案的健全、更新
5．2．2．1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、新資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。
5.2.2.2員工調任、晉公升、降職、免職等人員異動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外，同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。
5.2.2.
3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉公升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸資料仍放第三類。
5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤後，應參照5.2.1.5條款規定交檔。
5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》。
5.2.4人事管理檔案建立後，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。
5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及影印管理
5.3.1 有一列情形之一時，方可查、借閱人事(管理)檔案：
a. 了解所屬員工基本情況；
b. 員工晉公升、降職；
c. 員工獎懲；
d. 員工調動。
5.3.2查、借閱及影印人事(管理)檔案的手續
5.3.2.1查閱人事(管理)檔案的手續
a. 須查閱人員(管理)檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部部長簽核後，即可到檔案室查閱所需的人事資料。
b. 人事(管理)檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至乙個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不准私自影印或轉借他人。
c. 借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索
d. 歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，的記載一核對，並檢查檔案資料的完整性，確認無誤後，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備註欄中註明歸還日期。
e. 因工作需要確需調閱員工人事檔案的，由人力資源負責與(b)聯絡。
5.3.2.3確因工用需要，要求影印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核准方可進行。
5.3.3人事(管理)檔案的借閱及影印者，應注意資料的保密性和安全性。
由於有妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀範圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。
員工檔案管理辦法
5.2.1.5人事資料收集 歸檔後，人事管理專員應在檔案袋 盒 上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，並註明檔案資料收集 歸檔經辦人姓名。5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放 嚴格保管。5.2.2 人事管理檔案的健全 更新 5...
員工檔案管理辦法
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