5.2.1.
5人事資料收集、歸檔後，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，並註明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。
5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。
5.2.2 人事管理檔案的健全、更新
5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。
5.2.2.2員工調任、晉公升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。
5.2.2.
3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉公升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。
5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤後，應參照5.2.1.5條款規定交檔。
5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。
5.2.4 人事管理檔案建立後，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。
5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及影印管理
5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：
a. 了解所屬員工基本情況；
b. 員工晉公升、降職；
c. 員工獎懲；
d. 員工調動。
5.3.2查、借閱及影印人事（管理）檔案的手續
5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續
a. 須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長籤核後，即可到檔案室查閱所需的人事資料。
b. 查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不准將有關資料私自帶出或影印。
5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續
a. 須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核准許可權的人員簽核後，即可到檔案室辦理借閱手續。
b. 人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至乙個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不准私自影印或轉借他人。
c. 借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。
d. 歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，並檢查檔案資料的完整性，確認無誤後，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備註欄中註明歸還日期。
e. 因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯絡。
5.3.2.3確因工作需要，要求影印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核准方可進行。
5.3.3人事（管理）檔案的借閱及影印者，應注意資料的保密性和安全性。
由於不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀範圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。
5.4 離職人員檔案的處理
5.4.1 退檔手續的辦理
離職人員持經核准的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。
5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，並在檔案袋（盒）上註明離職日期和原因。
5.5 證件的借用、歸還程式
5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬一級部部長或單位負責人批准。
5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。
5.5.3證件的歸還
5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。
5.6 檔案的統計、清點
5.6.1檔案管理員應及時將人事資訊歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案資訊與微機儲存資訊一致。
5.6.2檔案管理員每週一統計上週退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度彙總。
5.6.3每年一月份，對檔案進行年度清點。統計上年度歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等資料，並與微機儲存資料校對，要求二者一致。
5.6.4人事管理檔案儲存期限：
a. 已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案儲存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核准的日期為依據計算；
b. 未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案儲存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。
5.6.5 每年三月份，對上年度已超出儲存期限的檔案統一進行銷毀。
5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。
6. 相關表單
6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》
6.2 《人事管理檔案分類目錄》
6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》
6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》
員工檔案管理辦法
實業集團 第一章總則 第一條目的 加強員工檔案資訊統一管理，制定規範化 制度化 標準化的管理要求，為集團提供準確的 及時 完整的員工檔案資訊。第二條定義 員工檔案管理是對所有員工有效資訊資料的建立 分類 更新 維護 處理 呼叫 統計分析過程。第三條適用範圍 適用於集團總部。所屬各公司可參照此制度執行...
員工檔案管理辦法
第一章目的 第一條目的 為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現人事檔案管理的規範化 制度化 科學化，根據相關規定，結合公司實際，特制定本制度。第二章材料歸檔管理 第二條收集的人事檔案材料必須經過認真的籤別，屬於歸檔的材料應真實準確 完整齊全 文字清楚 物件明確 手續完備 具體儲...
員工人事檔案管理辦法
目的為規範公司的人事檔案管理，根據 北京市流動人員人事檔案管理暫行辦法 並結合公司實際，制定本辦法。適用範圍 本辦法適用於已與公司簽訂 勞動合同 的市場系列 技術系列的客戶經理級以上員工，職能系列重要崗位的員工，有特殊規定的除外。檔案調入程式 員工本人持公司開據的檔案關係 介紹信 到公司委託的人才服...