員工檔案管理辦法

）實業集團****

第一章總則

第一條目的

加強員工檔案資訊統一管理，制定規範化、制度化、標準化的管理要求，為集團提供準確的、及時、完整的員工檔案資訊。

第二條定義

員工檔案管理是對所有員工有效資訊資料的建立、分類、更新、維護、處理、呼叫、統計分析過程。

第三條適用範圍

適用於集團總部。

所屬各公司可參照此制度執行，員工檔案管理工作由相應的人力資源部門專人負責。

第四條基本原則

（一）保密性原則。員工檔案資訊管理部門對所管理的員工檔案資訊必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

（二）真實性原則。員工檔案資訊的採集必須由本人或所在部門提供，提供的檔案資訊應該與本人所持相關證件保持一致，員工檔案資訊管理部門應及時對員工檔案資訊更行更新，以確保檔案的真實、可靠性。

（三）可控性原則。所有員工檔案的建立、整理、流轉、借閱、銷毀等必須嚴格按規定的流程進行，確保員工檔案資訊處於可控狀態。

第二章員工檔案分類

第五條員工檔案分類

（一）電子檔案

員工電子檔案資訊指記錄用於集團人員統一管理的，但無法用文字記錄的或不適合文字記錄的各類員工資訊。包括：員工指紋資訊、員工工號牌、員工工資銀行卡號、各類員工資訊報表等。

（二）紙質檔案

紙質檔案是指用於集團人員統一管理而建立收集的有關員工入職及之後的基本情況、證明資料、考核異動、審核審查等文字資料。主要由以下組成：

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、履歷記錄、自傳資料資訊；

2.崗位描述與人員編制資訊；

3.員工招聘資訊；

4.專業技術職稱聘任資訊；

5.員工績效管理資訊；

6.考勤管理資訊；

7.薪資福利調整資訊；

8.合同管理資訊；

9.培訓管理資訊；

10.員工職業發展資訊；

11.員工異動資訊；

12.社會保險資訊；

13.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的資訊；

14.其它相關資訊。

第三章職責許可權

第六條責權劃分

（一）分級管理

1.集團總部、所屬各公司各職能部門負責人（含副職）以上人員檔案，由集團人力資源中心管理。

2.所屬各公司職能部門負責人以下人員檔案遵循本辦法要求，由本級人力資源部門自行管理。

3.集團總部各中心/部門人員檔案由集團人力資源中心管理。

（二）員工檔案建立責任分工

集團總部員工檔案的建立、管理工作由集團人力資源中心專人負責，所屬各公司由其本單位人力資源部門在集團人力資源中心指導下完成對本單位中層及以下員工的檔案建立工作。

（三）員工檔案更新責任分工

集團各中心、所屬各公司指派專人負責本單位員工檔案的收集、更新並將更新後的電子檔案（附件1、附件2）、紙質檔案按規定時間移交集團人力資源中心。

第七條調閱許可權劃分

（一）副總裁以上級別領導可以調閱所有員工檔案。

（二）人力資源中心主任可以調閱所有員工檔案，其中調閱副總裁以上級別員工檔案需在調閱記錄（附表3）上備案。

（三）人力資源中心人事專員在取得授權後可調閱所有員工檔案並在調閱記錄備案。

（四）各職能部門負責人經審批有權調閱本部門或本系統員工檔案。需調閱其他部門或系統員工檔案須取得授權。

（五）普通員工無權調閱自己或其他員工任何檔案資訊。

第四章員工檔案的收集

第八條檔案收集

（一）員工檔案收集的內容（具體見第二章第五條）：

（二）檔案收集方式

1.統一收集

由人力資源中心人事專員負責員工檔案資訊的採集和收集。

2.部門收集

形成檔案的相關部門應按集團人力資源中心規定的填寫要求和日期將本部門新入職（或更新）員工檔案提報集團人力資源中心。

3.個人送交

個人檔案資訊發生變化，當事人應及時將本人檔案資訊提交人力資源中心人事專員（例：獎、懲記錄、聘任資訊、資格認證等）。

（三）檔案收集的要求

1.員工檔案的收集要求完整齊全、真實、文字清楚。

2.員工檔案材料，凡規定由單位蓋章的，必須有單位蓋章；規定要同本人見面的材料（如處分決定、考評反饋等），應有本人簽字。特殊情況下，本人見面後未簽字的，需要註明。

3.員工檔案的格式必須按人力資源中心要求嚴格填寫。

4.員工檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。凡歸檔的紙質資料應統一使用a4規格辦公用紙，用鋼筆或碳素筆謄寫，不得使用鉛筆、紅色墨水及影印紙書寫。

（四）檔案收集工作流程

1.集團總部新入職員工檔案收集流程

（1）提供：新入職員工

要求：新入職員工按人力資源中心入職通知要求於入職當日到人力資源中心提供本人檔案資訊（含必須提供的電子檔案資訊），並在提供的檔案資訊上簽字予以確認。新入職員工如因客觀原因不能出具相關檔案資訊的在入職一周內補齊。

（2）審核：人力資源中心人事專員對員工提供檔案的真實情況進行審查落實。

（3）整理：人力資源中心人事專員按員工職級及系列等進行相關檔案整理及分類。

2.員工檔案（更新）的收集流程

（1）提供：

集團總部：各中心、部室指定對接人。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門（行政辦公室）對接人。

要求：各部門按人力資源中心要求收集本部門員工檔案資訊，並按規定日期提交人力資源中心人事專員；在人力資源中心形成員工檔案基礎資訊後，各部門需按月度將本單位員工異動相關資訊按時提交，以保證員工檔案的完整性和準確性。

（2）審核：

集團總部：各中心部門負責人（或指定的對接人）、集團人力資源中心人事專員對員工檔案更新資訊進行審核。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門負責人（行政辦公室負責人）、集團人力資源中心人事專員對員工檔案更新資訊進行審核。

（3）整理：人力資源中心人事專員對更新的人事檔案進行統一整理，分在歸檔儲存。

第五章檔案歸類整理

第九條檔案的歸檔

（一）人力資源中心人事專員對新歸檔人員資料要進行認真核對，保證資料的真實、清楚、齊備，特別是對任免、職稱、薪資、黨團等資料，發現與介紹情況不符的要及時與有關單位聯絡糾正，核實無誤後歸檔；

（二）檔案材料收集、歸檔後，人事專員應在檔案盒（袋）上詳細填寫檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列。

（三）人事專員應及時將檔案資訊歸檔記錄並錄入微機，保證紙質檔案和電子檔案資訊一致。

（四）人事專員每週統計上週退檔、歸檔人員清單（附表4），退檔員工檔案應單獨存放，月底進行月度彙總報人力資源中心主任。

第十條檔案儲存

（一）條件

員工檔案存放應做到防潮、防曬、防蟲、防盜，保證員工檔案安全。

（二）要求

1.員工檔案的保管應由專人負責，非專管人員不得擅自查閱員工檔案。

2.嚴禁任何人私自儲存個人或他人檔案或檔案資料，不得利用檔案資料營私舞弊。對違反規定者，應予嚴肅處理。對違反法律者，依法處理。

（三）儲存期限

1.已辦理離職手續的員工，其員工檔案要另行存放，儲存期限為一年，以辦理離職手續的日期為準。

2.未辦理離職手續（含死亡）但實際已離開集團的員工，其檔案儲存期為二年，以當事人所在部門出具的離開部門的時間為準。

第十一條檔案資料的銷毀

（一）銷毀條件

當發生員工離職、死亡情況時，集團人事檔案管理部門可對員工檔案按儲存期限進行銷毀。

（二）銷毀工作流程

1.申請：人力資源中心人事專員接受掌握員工具體資訊，對發生上述情況的員工檔案，提出銷毀申請；

2.銷毀檔案篩選：員工辭職、自動離職、開除及解除勞動合同後，超過一年時，管理檔案的人事專員應於每年12月份對全體員工檔案進行清理，對符合銷毀條件的進行篩選。

3.審核審批：篩選後的員工花名冊報由集團人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

4.銷毀：人力資源中心人事專員根據審批後的花名冊負責退檔銷毀，銷毀檔案要保留目錄。

第六章檔案借閱應用

第十二條檔案借閱規定

（一）員工檔案原則上不允許帶出人力資源中心，如因工作需要帶出必須經相關領導批准。

（二）員工檔案在借閱期間禁止塗改、裁剪、撕毀等，確保檔案安全、完整。

（三）借閱檔案必須嚴格按照集團檔案借閱手續辦理，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核實，發現問題及時追查。

（四）因工作需要複製檔案的，須經相關領導會簽後方可複製。

第十三條檔案借閱流程

（一）借閱申請：由檔案借閱部門負責人或借閱人填寫申請表。

（二）審批：借閱本部門或本系統員工檔案需經人力資源中心人事專員審核，人力資源中心主任審批；借閱其他部門員工檔案需要人力資源中心中主任審核，人力副總裁審批；因工作需要需複製檔案資料的，需經人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

（三）借取：人力資源中心人事專員審核借閱申請表借閱期限和主管領導簽字無誤後進行檔案借閱手續辦理。

（四）歸還：檔案借閱人（部門）嚴格按申請表借閱期限歸還。

（五）催要：在借閱期限到期前乙個工作日，人事專員**進行提醒，到期當日催還。

（六）存檔：人事專員接到歸還檔案時要嚴格檢查有無缺損、塗改，保證檔案完整的前提下歸檔。

（七）延期：因工作需要不能按期歸還的，檔案借閱人（部門）需在到期前乙個工作日內重新填寫借閱申請表。

（八）備案：所有檔案借閱人事專員必須在檔案借閱記錄上備案。

第七章附則

第十四條本辦法管理

（一）本辦法由人力資源中心歸口管理，解釋權歸人力資源中心。

（二）以往相關檔案自行廢止，現行其他檔案與本辦法發生衝突的以本檔案為準。

附件1：《員工異動彙總表》

附件2：《月度員工基礎資訊彙總表》

附件3：《員工檔案借閱記錄表》

附件4：《歸檔退檔人員清單》

附件5：《員工檔案借閱審批表》

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