員工檔案管理規定

第一章總則

第一條為加快建立現代企業制度，規範員工的檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私洩漏，給企業和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制定本規定。

第二條員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的檔案材料，是全面的考察員工的依據，是公司檔案的組成部分。

第三條本規定適用

第二章機構和職責

第四條員工的檔案由公司的人力資源部負責管理，人力資源部設專人管理員工檔案。

第六條人力資源檔案管理員的職責

（一）保管員工檔案；

（二）收集和整理員工檔案資料；

（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

（四）登記員工工作變動情況；

（五）為有關部門提供員工情況；

（六）做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

（七）辦理其他有關事項。

第三章檔案的內容

第七條公司員工檔案的內容和分類

（一）應聘人員登記表；

（二）個人簡歷；

（三）身份證影印件（或戶口本影印件）；

（四）學歷證明、職業資格證書影印件；

（五）安全教育單；

（六）薪酬認定書；

（七）參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

（八）員工所受的獎懲情況的資料；

（九）勞動合同。

第四章檔案的收集、保管和銷毀

第八條公司人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲

等所形成材料要及時收集並進行整理，保持檔案的完整。

第九條人事資料收集、歸檔後，人事管理專員在檔案袋上詳

細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依據檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂並註明收集人的姓名。

第一十條人力資源部檔案管理人員負責將員工檔案按部門編

號統一管理，並登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要時能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。

第十一條凡是歸檔的材料必須經各部門認真考核、鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經各部門負責人和分管領導簽字或蓋章後歸檔。

第十二條按規定需要銷毀檔案材料時，必須經公司主管檔案工作的領導批准。

第十三條檔案目錄和檔案袋的樣式、規格實行公司統一的製作標準。

第十四條嚴禁任何人以任何理由私自儲存他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，視情節輕重，嚴肅處理。

第十五條人力資源部檔案管理人員做好檔案管理工作以免出現檔案丟失、損毀等情況，對公司和員工個人造成損失。

第五章檔案的提供利用

第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

（一）查閱檔案須經過部門負責人的同意，並簽字或蓋章。

（二）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告說明理由，經部門領導批准，嚴格履行登記手續，並按期歸還。

（三）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

（四）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得洩漏或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育甚至紀律處分。

（五）因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負責人批准後才能複製辦理。

第六章檔案的轉遞

第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的儲存期限為兩年，從離職申請表中核准的日期為依據計算，對超出儲存期限的檔案進行統一銷毀。

第十八條轉遞檔案應遵循以下規定：

（一）通過專門渠道或專人送取，不准本人攜帶。

（二）對轉出的檔案，必須按統一規定的企業職工檔案轉遞通

知單的專案登記，並密封包裝。

（三）對轉出的檔案不得扣留或分批轉出。

（四）接收單位收到檔案經核對無誤後，應在回執上簽名蓋

章，並將回執退回，以免員工檔案丟失。

第七章附則

第十九條本規定自下發之日起執行。

第二十條本規定未盡事宜，將在以後的工作實踐中予以完善。

第二十一條本規定由公司人力資源部負責解釋。

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