員工檔案管理規定

第一章總則

第一條為加快建設現代企業制度，規範員工的檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私洩露，給企業和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制訂本規定。

第二條員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎勵、選拔和任用等工作過程中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現以及工作變動等情況的檔案材料，是全面的考察員工的依據，是公司檔案的組成部分。

第三條本規定適用於公司全體員工。

第二章機構和職責

第四條員工的檔案由公司的人力行政部負責管理，人力行政部設專人管理員工檔案。

第五條公司員工失蹤、合理流失或出國不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。

第六條人力資源檔案管理人員的職責

（一）保管員工檔案；

（二）收集和整理員工檔案資料；

（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和傳遞手續；

（四）登記員工工作變動情況；

（五）為有關部門提供員工情況；

（六）做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

（七）辦理其他有關事項。

第三章檔案的內容

第七條公司員工檔案的內容和分類

（一）崗位招聘申請單；

（二）應聘者登記表

（三）個人簡歷

（四）初試評估表；

（五）複試評估表；

（六）部門接收確認單；

（七）《聘任書》；

（八）《員工試用期報告單》；

（九）身份證影印件（或戶口本影印件）；

（一十）學歷證明、職業資格證書影印件；

（一十一）《承諾書》、《職業道德及反欺詐行業準則》；

（一十二）《員工手冊》簽收單；

（一十三）《離職證明》；

（一十四）包括但不限於員工入職後的各類人事變動及獎懲情況等相關資料；

（一十五）《勞動合同》。

第四章檔案的收集、保管和銷毀

第八條公司人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎勵等所形成材料要及時收集並進行整理，保持檔案的完整。

第九條人事資料收集、歸檔後、人事管理專員在檔案目錄上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依據檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂並註明收集人的姓名。

第一十條人力資源檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，並登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要的時候能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。

第一十一條凡是歸檔的材料必須各部門認真考核、鑑別，保證材料的真實、文字清晰、手續齊備。材料須經各部門負責人和分管領導簽字後歸檔。

第一十二條按規定需要銷毀的檔案材料，必須經公司主管檔案工作的領導批准。

第一十三條檔案目錄和檔案的樣式、規格實行公司統一的製作標準。

第一十四條嚴謹任何人以任何理由私自儲存他人檔案和利用檔案資料營私舞弊。對違反規定者，視情節輕重，嚴肅處理。

第五章檔案的提供利用

第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

（一）查閱檔案須經部門負責人的同意，並簽字確認。

（二）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告說明理由，經部門領導批准，嚴格履行登記手續，並按期歸還。

（三）任何個人不得隨意查閱或借用非本人的檔案。

（四）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得洩露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育甚至紀律處分。

（五）因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負責人批准後才能複製辦理。

第六章檔案的轉遞

第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的儲存期限為兩年，從離職申請表中核准的日期為依據計算，對超出保管期限的檔案進行統一銷毀。

第七章附則

第十八條本規定自下發之日起執行。

第十九條本規定未盡事宜，將在以後的工作實踐中予以完善。

第二十條本規定由公司人力資源部負責解釋。

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