人事檔案管理制度

公司人事檔案管理辦法

為進一步做好公司人事檔案的管理和利用工作，根據國家檔案局及中組部的有關規定，結合我公司人事檔案工作的具體情況，制定本管理辦法。

1. 範圍

本辦法適用於公司人事檔案的管理。

本辦法規定了人事檔案的歸檔範圍、歸檔要求、歸檔時間、保管要求、利用要求、傳遞要求等內容。

2. 歸檔範圍及儲存期限

3. 歸檔要求

3.1 人事檔案中需歸檔的材料，主要由人力資源部和黨群工作部負責歸檔。

3.2 凡屬歸檔材料，各主管部門負責做好日常檔案的形成、積累、收集工作，由人力資源部鑑別、審查蓋章後，按規定範圍和時間向檔案管理部門移交。

3.3 人事檔案材料形成部門、人事檔案管理部門需維護檔案材料的真實性，嚴禁任何人塗改、偽造、抽取、毀壞人事檔案材料，嚴禁將虛假材料歸入檔案。

3.4 移交檔案材料必須按規定填寫移交清單（附件一）。交接雙方簽字齊全，各自儲存乙份。

3.5 凡沒有調查落實的材料、汙損殘缺未經修復的材料，一律不能歸檔，由原單位重新加工處理。

3.6 中組部規定的老幹部、知名人物檔案需要永久儲存，一般幹部、工人檔案長期儲存，歸檔材料應明確區分。

4. 歸檔時間

4.1 凡新入公司員工，在辦理進入公司手續後，由人力資源部對應歸檔的材料做好累積工作，於當年年底向檔案管理部門移交。

4.2 各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢後，各種獎勵、處分材料報批後，入黨、入團材料在批准轉正後，由各主管部門及時向檔案管理部門移交歸檔。

5. 人事檔案的保管

5.1 人事檔案應指定專人管理。管理員及其配偶的人事檔案由綜合管理部部長保管。

5.2 人事檔案由管理員裝訂整理，統一使用16開型的公文用紙為載體，紙張大小不符合要求的應摺疊或補邊，同時材料左邊應當留有25公釐裝訂邊，裝訂時要求無亂孔、無脫頁、無損壞文字。管理員寫卷內目錄、脊背後裝盒存檔。

中乾、一般幹部及工人檔案區別存檔。

5.3 庫房備有必要地防火、防潮器材，庫房、檔案櫃保持清潔，不准存放無關物品。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸菸。離開時關燈、門、窗。

6. 人事檔案的利用

6.1 查閱使用。人事檔案只允許公司領導、黨總支部委員登記查閱。

中層黨員幹部、黨支部委員需通過填寫查閱申請單（附件二）經公司領導批准後方可查閱。所有查閱人員必須在檔案閱覽室查閱。任何人不得查閱、借閱自己、配偶及親屬的檔案。

6.2 借出使用。人力資源部門從事人力資源的人員可以查閱、借閱，借閱時需填寫借閱申請單（附件3），並經部門領導、公司分管人事領導審批同意後查閱或借閱。

另公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案，也可辦手續借閱。借閱時間不宜超過15天，到期未還者應及時催還。

6.3 出具證明材料。檔案室可出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的影印件，要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提公升、招工、出國等。

具體手續為有關部門（單位）開具介紹信，說明出具證明材料的理由，並加蓋公章；由有人力資源部門簽字確認後，由檔案管理部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後證明材料由人力資源部門有關領導審閱及加蓋公章，然後登記發出。

7. 人事檔案的轉遞

7.1 轉遞人事檔案時，必須按照規定格式嚴密包裝，貼牢封條並加蓋密封章，按人事檔案轉遞通知單專案認真進行發文登記，通過機要交通轉遞，並要求經辦人簽字。轉遞出本公司的檔案，若乙個月沒有收到回執，經辦人要及時查詢，以防丟失。

7.2 轉遞人事檔案材料通知單（附件4）分為通知單及通知單存根，寄出時用複寫紙填寫，收到回執後，將回執貼於存根回執處，並做相應登記。

7.3 人事檔案正式轉出時，必須在檔案目錄上及時註明寄出時間、地點、單位及經辦人。

7.4 公司員工辭職，須一年內將檔案轉出。一年內未轉出將作為無主檔案儲存兩年，兩年內已辭職員工需調出檔案者，按人才交流中心保管檔案**繳納保管費用後方可調出。

員工離職三年後，公司將不再負責保管其人事檔案。

8. 本管理辦法由綜合管理部負責擬稿、解釋。

附件一：檔案移交（接收）登記簿

附件二：人事檔案查閱申請表

附件三：人事檔案借閱申請表

附件四：轉遞人事檔案材料通知單

附件一：

檔案移交（接收）登記簿

注：本表一式兩份，移交人、接收人各存乙份

附件二：

人事檔案查閱申請表

編號時間：年月日

附件三：

人事檔案借閱申請表

編號時間：年月日

附件四：

轉遞人事檔案材料通知單

字第號轉遞人事檔案材料通知單存根字第號

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