人事檔案管理制度

為了進一步加強我公司的人事檔案管理，使之更加規範化和科學化。根據《中華人民共和國檔案法》結合我公司實際情況，制定本制度。

一、本公司的人事檔案是指我公司員工的個人檔案材料。它是員工個人的經歷、素質、歷史和現實表現情況的依據。為此，必須加強領導，建立健全人事檔案材料的收集、整理、保管、鑑定、利用、統計等各項工作的管理制度。

二、人事檔案是檔案不可分割的重要組成部分，人力資源部應對人事檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等項工作進行監督指導。

三、人事檔案管理工作的任務：

1、集中統一管理本單位的人事檔案；

2、收集鑑別和整理本單位的人事檔案材料；

3、逐步推行現代化的管理方法和手段。

四、人事檔案的歸檔：

1、歸檔範圍;

（1）職工履歷表、簡歷表、登記表、個人經歷材料等，在有關部門辦理手續結束後交人力資源歸檔；

（2）員工個人的自傳和屬於自傳性的材料，人力資源在收到後歸檔；

（3）本公司和公司相關部門對員工的業務評定，技術革新成果的評價材料交人力資源部歸檔；

（4）參加中國共產黨和共青團組織的申請、志願書、轉正材料、**、退團、和調遷材料，整理裝訂後交人力資源歸檔；

（5）各類獎勵以及組織正式命名授予工作模範、先進工作者稱號的事蹟和證明人材料，在有關部門頒發獎勵後受到材料後，將材料收集整理交人力資源歸檔；

（6）員工違反黨紀國法和公司規章制度的處分、取消處分、複查材料、調查報告，上級有關組織的批覆以及本人的檢查材料，在審查處理工作結束後，將上述材料收集、整理、裝訂成冊交人力資源歸檔；

（7）任免呈報表、黨代會、人代會代表登記表、晉公升技術職稱、學位、學銜審批表、工資級別登記表、退職審批表，有關部門將材料收集整理後交人力資源歸檔；

（8）其他可供參考的材料，員工個人寫的思想匯報、工作總結、學習總結、檢查材料、員工死亡後組織上寫的悼詞、非正常死亡的調查處理報告、善後處理意見，有關部門將材料收集、整理後交人力資源歸檔。

2、歸檔要求;

（1）歸檔的人事檔案材料必須齊全完整，並按照它們自然形成的規律，且保持其有機聯絡，按此原則進年行分類、整理、立卷等項工作；

（2）案卷要有標題，且標題簡明，亦能揭示卷內材料內容，使人一目了然；

（3）卷內之材料應按要求填寫齊全，做到一項不漏。既要編頁號，又要填寫卷內目錄、備查表和檔號。

五、人事檔案的整理：

1、人力資源接收保管的人事檔案，應分幹部檔案和工作檔案，在這兩部分種分類科學管理；

2、人事檔案的組卷，必須在乙個人的全部材料組成乙個整卷，在每個人頭的案卷中，按排列次序編寫頁號和填寫卷內目錄；

3、裝訂案卷。材料破損的要修補，小張的要貼上，退色的要修復，在摺疊或修剪整齊時，不能傷著字跡，裝訂須結實牢固；

4、人事案卷按檔案主管部門的規定進行購置；

5、填寫案卷封面。一律用鋼筆填寫，做到字跡工整、排列均勻，整齊美觀；

6、案卷目錄的編制。將管理人員、一般員工檔案各編一本案卷目錄，按照公司各種檔案案卷目錄排列次序，編出人事檔案的案卷目錄號；

7、編檔號。做到全宗內不出現重複的案卷目錄號，在乙個案卷目錄中不出現重複的案卷號。在一本案卷目錄中的案卷號一律2編通號（全號、目錄號、案卷號）認真做到不錯編、漏編和重編。

六、人事檔案的保管：

1、人力資源要及時登記整理、更新人員檔案資訊；

2、嚴格遵守保密制度，堅持保密原則，做好保密工作，防止失密和洩密。

3、人事檔案做到有規可循，以便查詢和歸存；

七、人事檔案的利用：

1、外來查閱人員必須持有關單位黨委或行政介紹信以及本人的身份證。查閱中層以上幹部的檔案，必須經公司領導簽字同意，查閱其他人員的檔案，必須經人力資源同意；

2、查閱人事檔案一般在指定地點進行，如因特殊原因，需借回查閱時，必須經人力資源同意，並辦理借閱手續。借用期間借用者應妥善保管，不准無關人員翻看或轉借他人。

3、查閱檔案時不准塗改、調換、增添、違者必須按有關規定查處；

4、在查閱人事檔案時，如需要複製、摘抄時其複製或抄件需經人力資源核對，並簽署意見，加蓋公章。凡屬政審性質的需要，查閱檔案時必須領導同意，其調查或證明材料應經人力資源核對，簽署意見，加蓋公章，方能有效。

八、本制度制定、解釋、修改權歸人力資源所有。