第一章、總則
第一條：為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規範化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為艾普集團各項工作服務，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。
第三條：本制度適用於艾普集團總部及其各子公司。
第二章、管理職責
第四條：集團人力資源中心人事檔案的管理職責就是——
a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規範；
b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；
c、負責艾普集團戰略決策委員會成員的人事檔案管理工作；
d、負責艾普集團各中心、部門的員工人事檔案管理工作；
e、負責艾普集團各子公司部門經理及其以上的所有管理人員的人事檔案管理工作；
f、負責對各子、分公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。
第五條：集團人力資源中心人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規範的檔案管理程式、規範檔案管理行為。
第六條：各子、分公司人力資源主管部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規範的人事檔案管理；負責管理部門經理級以下的所有員工人事檔案管理工作。
第三章、人事檔案內容
第七條：人事檔案正本，是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：
a、履歷材料（包括個人的簡歷資料）；
b、自傳材料（包括艾普集團職位申請表）；
c、鑑定、考核、考察材料；
d、學歷和評聘專業技術職務材料；
e、獎勵及處分材料；
f、培訓記錄及外訓協議等材料；
g、勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；
h、目標責任書、保密協議；
i、其他可供企業用人參考的資料。
第八條：人事檔案副本，是人事檔案正本中主要材料的複製件。由正本中的以下主要材料構成：
a、近期履歷材料；
b、主要鑑定、考核材料；
c、學歷、學位、評聘專業技術職務的材料；
d、獎勵及處分材料；
e、任免呈報（審批）表；
f、身份證、戶口本等身份證明檔案的影印件。
其他類別如有重複的重要材料，也可歸入副本。
第四章、檔案編號管理
第九條：各級人力資源管理部門必須按照hr管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，並每10個檔案做乙個小標記、50個檔案做乙個標記、每100個檔案做乙個大標記，方便查詢。
由其他單位轉入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號進行管理的，並分類存檔管理。
第五章、人事檔案的收集與整理
第十條：日常收集員工履歷表、轉正定級審批表、各種獎勵、職務任免、異動表、續簽合同等材料。
各子公司人事檔案管理人員必須在每次大型招聘會結束後的三日之內，必須將新進員工的人事檔案收集、整理並進行歸檔。
日常新進人員的人事檔案必須於辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理並進行歸檔。
每年1月份收集員工聘任晉公升審批材料、年度目標責任書等；每月月初收月度相關的目標責任書；其他人事檔案資料要按時進行收集、整理並及時歸檔。
第十一條：各分、子公司人力資源部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報到時
新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號（同員工的工號相同）、員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續後的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：
⑴、《職位申請書》（必須要有初試、複試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署、貼上一張一寸的彩色**）；
⑵、身份證（雙面都印在同一頁上，a4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的影印件；
⑶、《試崗通知單》（部門留存）。
2、員工辦理正式入職手續時
辦理完入職手續後的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：
⑴、簽署好的《擔保書》；
⑵、《試崗通知單》（必須有其直接上級對其在試崗期間表現的評價）；
⑶、《錄用通知單》、《實習協議》。
3、員工辦理轉正手續時
員工轉正手續完成後，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊後，歸入該員工的檔案袋：
⑴、員工保管的《實習協議》和《錄用通知單》；
⑵、該員工的《轉正申請表》、《轉正通知單》；
⑶、《勞動合同》；
⑷、《競業禁止合同書》。
4、員工辦理調動手續時
各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內，將員工調動手續資料裝入該員工的檔案案內，具體的資料有：
⑴、《人事異動審批表》；
⑵、《員工調動工作移交表》；
⑶、《檔案檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；
⑷、《調令》。
5、員工辦理離職手續時
各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：
⑴、該員工的書面離職申請書；
⑵、該員工交回的自己儲存的《勞動合同》、《競業禁止合同書》、《轉正通知單》；
⑶、《離職申批表》；
⑷、《員工離職工作移交表》；
⑸、《檔案檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。
6、員工受到表揚等與人事相關工作時，需要歸檔的資料必須第一時間（三天以內）歸檔。
第十二條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集範圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。
第十三條：在整理過程中,不得私自塗改、抽取或偽造檔案材料。
第六章、人事檔案的借閱與移交
第十四條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負責人核實理由，經分管人力資源的公司領導簽批後，方可借出，借出的檔案必須在3天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。
成都區域內的所有人事檔案的借閱必須經集團人力資源中心負責人批准後方可借閱。
借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、洩密和汙損，不准抽換、折卷和轉換，不得影印。
第十五條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。
第七章、其他規定
第十六條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。
第十七條：檔案管理人員應具有良好的思想素養，按受過正規的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。
第十八條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。
第十九條：集團人力資源中心定期或不定期地對各子、分公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發現不按照以上規定予以辦理執行的，視情節輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其人力資源主管部門負責人處罰100—200元，其所屬各子、分公司領導負連帶責任，處罰50—200元。
第二十條：各子、分公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經集團人力資源中心，批准後方可執行，否則直接處罰當事人50—200元，各子、分公司相關領導承擔連帶責任，處罰50—200元。
第二十一條：獎懲投訴
員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團員工服務**。
受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調查清楚後再予以處置。
1、投訴調查結果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。
2、投訴調查結果不屬實的，維持原獎懲決定，並對投訴員工進行教育，要規範其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。
第二十二條：以上激勵條款在集團人力資源中心出台《員工獎懲管理制度》後，自動併入和作廢。
第二十三條：本制度最終解釋權歸集團人力資源中心。
第二十四條：本制度從下發之起實施。
人事檔案借閱申請表
日期：20 年月日
人事檔案借閱登記表
人事檔案移交表
艾普集團人事管理手冊
討論稿 第一章 總則 第一條 為了規範集團人事管理流程 合理界定人事作業許可權 科學的進行人事管理操作，結合公司實際情況，制訂本手冊。第二條 本制度適用於集團總部 各分 子公司人事管理的所有範疇。第三條 本制度必須傳達至各分 子公司，各單位 部門所有員工，特別是各級管理人員和人力資源從業人員。第二章...
集團人事檔案管理制度
1 目的 為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，使之科學化 規範化 制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為華氏集團各項工作服務，特制定本管理制度。2 適用範圍 集團總部及其各公司 3 管理職責 1 集團人力資源中心人事檔案的管理職責 1 負責制訂 修改和完...
集團檔案管理制度
為了全面加強檔案管理，充分發揮檔案作用，有效地保護和利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。一 檔案管理人員職責 1 集團公司總部及下屬各單位要有專人負責檔案工作。2 檔案管理人員要做到遵紀守法 忠於職守 愛崗敬業 保守秘密。3 檔案管理人員要熟悉業務，做到分門別類 科學規範 方便查閱 按時歸檔。4...